Am 11. Juli 2019 erhielten die Obersten Finanzbehörden der Länder ein lange erwartetes Schreiben des Bundesministerium der Finanzen (BMF): Die Neufassung der GoBD ist veröffentlicht!
Was bedeutet das für einen reisenden Mitarbeiter? Kurz gesagt: Eine enorme Arbeitserleichterung und Zeitersparnis.
Dienstreisende haben nun die Möglichkeit, sämtliche, sich auf Dienstreisen ansammelnde Belege wie Hotelrechnungen, Tankquittungen, Eintrittskarten, Bus- und Bahntickets usw. mit ihrem mobilen Endgerät (Smartphone oder Tablet) ortsunabhängig mobil zu scannen. Gleichzeitig entfällt unter bestimmten Voraussetzungen die Pflicht, Originalbelege aufbewahren zu müssen, sobald diese digitalisiert und im System gespeichert sind.
Die Bedeutung von mobilen Scannen
Seit einiger Zeit ist das mobile Scannen in aller Munde. Es bedeutet für Arbeitgeber und reisenden Mitarbeiter gleichermaßen eine enorme Arbeitserleichterung.
Mittels Smartphone oder Tablet dürfen seit der novellierten GoBD sämtliche Belege mobil gescannt und anschließend digital archiviert werden. Diese zeitnahe Erfassung von Belegen war eine der wichtigen Voraussetzungen für die Neufassung der GoBD.
Des Weiteren musste und muss gewährleistet sein, dass alle Belege jederzeit abrufbar und zudem fälschungssicher sind.
Dank der Neufassung der GoBD ist nun ebenfalls das Aufbewahren von Originalbelegen in den meisten Fällen überflüssig, was eine weitere bürokratische Vereinfachung für Unternehmen darstellt.
Neuerungen im mobilen Scannen gemäß GoBD
Was alles ist neu und für eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation konform der novellierten GoBD erforderlich? Nachstehend die wichtigsten Punkte:
- Fotografieren von Belegen mit mobilen Endgeräten (Mobiles Scannen) ist dem stationären Scannen gleichgestellt
- Unter bestimmten Voraussetzungen reicht die digitale Kopie des Belegs aus und der papierhafte Originalbeleg kann vernichtet werden
- Ortsunabhängiges mobiles Scannen von Belegen mit zeitnaher Erfassung und Digitalisierung im System ist zulässig (z.B. durch Unterstützung von Realtime OCR)
- Alle Änderungen an der Verfahrensdokumentation müssen historisch festgehalten werden
- Bildliche Erfassung mittels Smartphone auch im Ausland zulässig
- Die neue GoBD bezieht nun explizit Cloud-Systeme mit ein
Digitale Belegerfassung
Mittels mobilem Scannen werden Belege erfasst, übermittelt und in (Cloud-) Systemen gespeichert. Sämtliche Belege sind jederzeit abrufbar und sowohl für das Unternehmen als auch das Finanzamt zeitnah einsehbar.
Dank der Neufassung der GoBD müssen Originalbelege grundsätzlich nicht mehr in zahllosen Ordnern archiviert und jahrelang aufbewahrt werden.
Sind die gescannten und digitalisierten Belege unter anderem unveränderbar in (Cloud-) Systemen gespeichert, ist diese oft lästige und zeitaufwändige Pflicht endlich Vergangenheit.
Mobiles Scannen gemäß GoBD mit Mobilexpense
Mobilexpense ermöglicht dem Reisenden das mobile Scannen weltweit. Die Datenerkennung erfolgt direkt auf dem mobilen Endgerät, in Echtzeit, ohne Verzögerung und ohne Internetverbindung. Mobilexpense's marktführendes Realtime OCR (Datenerkennung in Echtzeit) macht dies möglich.
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