Kürzung der Verpflegungspauschale (mit Fallbeispiel)

Lesedauer: 2 min
Mär 15, 2021
Jeder Reisende und jeder Unternehmer, der seine Mitarbeiter auf eine Dienstreise entsendet, kennt sie: die Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand . Sie ergibt zusammen mit der Übernachtungspauschale die Reisekostenpauschale.
 
Die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand und Unterkunft variieren von Land zu Land. Jedes Jahr im November werden die Höchstwerte für Deutschland und das Ausland vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) angepasst und in einer Tabelle veröffentlicht.
 
Nachstehend finden Sie einige grundlegende Informationen rund um die Verpflegungspauschale und die wichtigsten Regeln rund um die Kürzung der Pauschalen.

Grundlegendes zu den Verpflegungspauschalen


Es gibt zwei Spesensätze: die kleine Pauschale und die große Pauschale. Die kleine Pauschale gilt ab einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden vom Wohnort. Sie beträgt in Deutschland € 14 (*) pro Tag. Die große Pauschale wird bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden angewendet und beträgt € 28 (*).

(*) Hinweis: Die oben genannten Werte beziehen sich auf 2023. Die Werte für das Jahr 2024 werden voraussichtlich erhöht: €15 (statt €14) für den kleinen Spesensatz sowie €30 (statt €28) für den großen Spesensatz. Die Werte sind jedoch noch nicht definitiv, da sich die Verabschiedung des Wachstumsförderungsgesetzes verzögert. (Stand 01.01.2024)

Die Pauschalen für das Ausland sind teilweise deutlich höher als in Deutschland. Die Liste des BMF umfasst 180 Länder. Die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand 2024 wurden für einige Länder angepasst.

Kürzung der Verpflegungspauschale

Grundsätzlich steht dem Reisenden die Verpflegungspauschale zur freien Verfügung. Werden Mahlzeiten jedoch durch Dritte gestellt oder sind diese im Hotelpreis enthalten, wird eine Kürzung der Verpflegungspauschale vorgenommen. Es gilt:

  • 20% Kürzung der Tagespauschale für ein Frühstück
  • 40% Kürzung der Tagespauschale für ein Mittag- bzw. Abendessen

Bitte beachten Sie, dass es daneben noch einige Ausnahmen und Sonderregelungen rund um das Thema Kürzungen gibt. So darf die Kürzung beispielsweise nicht den Betrag der ermittelten Verpflegungspauschale für den jeweiligen Kalendertag überschreiten. 

Ebenfalls gibt es einige steuerrechtliche Besonderheiten und zusätzliche Regeln zum Werbungskostenabzug zu beachten.

Kürzung am Fallbeispiel (2024)

  • Tag 1 (Anreisetag, Dienstreise nach Paris, Abwesenheit von 16 Stunden):  Dem Reisenden werden keine Mahlzeiten durch Dritte zur Verfügung gestellt. Er darf die Pauschale in voller Höhe anwenden (kleine Pauschale für den Anreisetag in Höhe von € 39,00).
  • Tag 2 (Tag in Paris, 24 Stunden Abwesenheit): Der Arbeitgeber bezahlt die Unterkunft. Im Hotelpreis ist das Frühstück inbegriffen. Die große Pauschale für Paris beträgt € 58,00. Von diesem Betrag werden 20 % (€ 11,60) abgezogen, d.h., dem Reisenden stehen für diesen Tag € 46,40 Verpflegungsmehraufwand zu.
  • Tag 3 (Abreisetag): Ein letztes Frühstück, spendiert von einem Kunden bei einem Meeting. Dann begibt sich der Reisende auf den Heimweg nach Deutschland. Der Ort seiner letzten Tätigkeit ist Paris. Für diesen Abreisetag darf der Reisende die kleine Pauschale für Paris (€ 39,00), abzüglich 20 % (€ 7,80) für das vom Kunden bezahlte Frühstück, geltend machen.  

Quelle: BMF. Übrigens: Alle Werte für das Ausland finden Sie in der offiziellen Tabelle des BMF. 

Verpflegungspauschalen und Kürzungen berechnen

Verpflegungspauschalen können anhand der stets aktuellen Tabelle des BMF manuell berechnet werden. Bei mehreren reisenden Mitarbeitern, die weltweit, mit verschiedenen Transportmitteln und in andere Zeitzonen reisen, stellt eine korrekte Reisekostenabrechnung unter Beachtung der aktuellen Werte der Höchstwerte für den Verpflegungsmehraufwand und der Übernachtungspauschale eine Herausforderung für den Arbeitgeber dar. Leicht kommt es hier zu einer Fehlberechnung, insbesondere dann, wenn mehrere Orte, Länder, Landsteile und Sonderregelungen ins Spiel kommen.

Die intuitive Mobilexpense App ist gemäß der Daten des BMF immer auf dem neuesten Stand und erstellt Ihnen im Handumdrehen eine ordnungsgemäße Reisekostenabrechnung. Natürlich können Sie auch eigene Raten in Ihrem System hinterlegen und mit diesen arbeiten.