Jeder Arbeitnehmer kann demnach seine Kosten für Fahrten von und zur Arbeitsstätte geltend machen, wenn er keinen Dienstwagen zur freien Verfügung hat.
Anspruch auf Kilometergeld
Zunächst wird beim Kilometergeld zwischen einer Erstattung für dienstlich veranlasste Fahrten und Fahrtkosten für den täglichen Arbeitsweg unterschieden. Eine tatsächliche Erstattung der Fahrtkosten bei Dienstreisen bedeutet, dass der Arbeitnehmer anhand von Belegen (Bus- und Bahntickets, Tankquittungen) die exakten Ausgaben vom Arbeitgeber erstattet bekommt. Diese Pflicht des Arbeitgebers zur Auslagenerstattung ist in § 670 des Bürgerlichen Gesetzbuchs festgelegt.
Die Erstattungen für Fahrtkosten von und zur Arbeitsstelle sind jedoch eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers. Erstattet ein Arbeitgeber diese Fahrtkosten, kann dies anhand der sogenannten Pendlerpauschale geschehen. Erhält der Mitarbeiter keine Pendlerpauschale, kann er die Kosten für den Arbeitsweg bei seiner jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen.
Ist Kilometergeld steuerpflichtig?
Viele Arbeitnehmer bekommen von ihrem Arbeitgeber ihre täglichen oder wöchentlichen Fahrten von und zur Arbeitsstätte erstattet, wenn sie diese mit ihrem Privatfahrzeug bewältigen. Das Kilometergeld ist entweder eine exakte Erstattung, die der Arbeitnehmer anhand eines Fahrtenbuchs und mit Tankbelegen deklariert oder eine pauschale Vergütung, die Pendlerpauschale.
Kilometergeld ist steuerfrei und muss in der Steuererklärung nicht aufgelistet werden. Steht dem Arbeitnehmer jedoch ein Dienstwagen für seine privaten und Fahrten von und zum Arbeitsort zur Verfügung, wird dies als ‘geldwerter Vorteil’ angesehen, der als zusätzliches Einkommen, als ein Sachbezugswert, zu versteuern ist.
Kilometergeld Höchstwerte 2023
Kilometergeld
Die Kilometerpauschale für deutsche Arbeitnehmer gilt für im In- und Ausland zurückgelegte Strecken. Sie ist Teil der Reisekostenabrechnung. Geht ein Reisender im Auftrag für seinen Arbeitgeber mit seinem Privatfahrzeug auf eine Dienstreise, werden die anfallenden Fahrtkosten erstattet. Diese können mittels eines Fahrtenbuchs exakt oder anhand von Kilometerpauschalen berechnet und erstattet werden.
In 2023 bleiben die Höchstwerte für die Entfernungspauschale bis zum 20. Kilometer unverändert. Das bedeutet, dass für einen Personenkraftwagen (PKW) € 0,30 und für ein Motorrad/Moped € 0,20 pro gefahrenem Kilometer angesetzt werden dürfen. Die Entfernungspauschale ab dem 21. Kilometer wurde von € 0,35 auf € 0,38 erhöht. Dieser Betrag darf bis 2026 angesetzt werden. Ab 2027 soll gemäß § 9 EStG wieder die frühere Pendlerpauschale von € 0,30/km gelten.
Pendlerpauschale
Neben der Kilometerpauschale für Fahrtkostenerstattungen auf Dienstreisen gibt es die Pendlerpauschale. Die Pendlerpauschale ist für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstelle gedacht. Der Betrag für jeden gefahrenen Kilometer von und zum Arbeitsplatz beinhaltet nicht nur den tatsächlich verbrauchten Sprit, sondern zusätzlich einen pauschalen Wert für die Auto-Nebenkosten (z.B. Kfz-Steuer, Versicherung, Wartungs- und Reparaturkosten, Abschreibung).
Das Bundesreisekostengesetz (BRKG) unterscheidet hierbei zwischen Personenkraftwagen (€ 0,30/km Erstattung) und anderen, motorisierten Fahrzeugen wie Motorrad, Moped, Roller und Mofa (€ 0,20/km Erstattung). Fahrten mit dem Fahrrad werden seit 2014 nicht mehr berücksichtigt.
Für Elektroautos wird die normale PKW-Kilometerpauschale (€ 0,30) angesetzt. Wer ein solches Auto für Fahrten zur Arbeitsstätte nutzt, darf es darüber hinaus kostenlos und steuerfrei beim Arbeitgeber aufladen.
Berechnung Kilometergeld am Beispiel
Für Fahrten von und zur Arbeit wird grundsätzlich der kürzeste Weg und die einfache Fahrtstrecke für die Tage, an denen der Mitarbeiter nachweisbar zur Arbeit gefahren ist, berücksichtigt. Das Finanzamt erkennt die Kilometer ab dem ersten gefahrenen Kilometer an. Ein Arbeitnehmer, der täglich mit seinem PKW zur Arbeit fährt, kann beispielsweise folgendes Kilometergeld berechnen:
200 Arbeitstage x 70 km (einfache Entfernung) x € 0,30/0,38 (eigener PKW):
200 Arbeitstage x 20 km x € 0,30 = € 1.200
200 Arbeitstage x 50 km x € 0,38 = € 3.800
Gesamt € 5.000.
Anspruchsvoll wird die Berechnung von Kilometergeld bei unregelmäßigen Arbeitseinsätzen und vielen Fahrten (mit dem eigenen Fahrzeug) zu unterschiedlichen Arbeitsorten. Meist kommt hier ein Fahrtenbuch zum Einsatz, in dem Datum der Fahrt, Fahrtstrecke, Arbeitsort und gefahrene Kilometer und Betankungen dokumentiert werden.
Besonderheiten beim Kilometergeld
Grundsätzlich werden die bewältigten Kilometer (einfache Entfernung) mit den entsprechenden Pauschalen für das genutzte Fahrzeug vergütet. Zu beachten sind folgende Besonderheiten:
- Nutzt der Arbeitnehmer eine kostenlose Mitfahrgelegenheit (Fahrgemeinschaft), hat das keinen Einfluss auf seinen Erstattungsanspruch. Für die Fahrt im Auto seines Kollegen oder Freundes darf er trotzdem € 0,30/km bzw. € 0,38 ab dem 21. km geltend machen.
- Nimmt der Arbeitnehmer bei einer Fahrgemeinschaft einen oder mehrere Kollegen mit seinem PKW mit, hat er für die Beförderung keinen Anspruch auf zusätzliches Geld. Wie man sich untereinander einigt, interessiert das Finanzamt nicht.
Kilometergeld berechnen mit Mobilexpense
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Jedes Jahr werden die Höchstwerte für das Kilometergeld und die Reisekostenpauschalen (Pauschalen für Verpflegung und Übernachtung) gemäß den Vorgaben des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) und des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) für die App angepasst. So sind Sie dank unserer Reisekosten-App immer auf dem aktuellen Stand. Natürlich können Sie auch eigene Daten in das System eingeben und die App mit diesen arbeiten lassen.
