GoBD-konforme Reisekostenabrechnung

1. Belegerfassung

Viele der mit einer Dienstreisenden verbunden Kosten entstehen bereits vor Reiseantritt. Ob Buchung der Unterkunft, oder einer Veranstaltung - in den meisten Fällen erfolgt die Zusendung der Rechnung digital.

Dennoch lassen sich Aufwendungen während der Dienstreise in den meisten Fällen nicht vermeiden. Insbesondere, wenn ein Arbeitnehmer mehrere Wochen auf Dienstreise ist, häuft sich schnell ein ganzer Stapel an Belegen an, die für die Reisekostenabrechnung relevant sind.

Dank mobilen Apps wie der Reisekosten-App von Mobilexpense, lassen sich Belege von unterwegs scannen und an den heimischen Server übermitteln, wo sie gespeichert werden. Gemäß der Neufassung der GoBD dürfen die Originalbelege anschließend - in vielen Fällen - vernichtet werden. 

Zudem verfügt die Mobilexpense Reisekosten-App über eine Kreditkartenintegration. Das bedeutet, dass sämtliche Zahlungen automatisch den (mobil gescannten) Belegen zugeordnet werden. Lästiges Vergleichen von Rechnungen und Tankquittungen mit Kontoauszügen gehört der Vergangenheit an.

Handbuch zur GoBD

2. Pflichtangaben / Stammdaten

Für die Erstellung einer gesetzeskonformen Reisekostenabrechnung sind gewisse Pflichtangaben erforderlich. Bei manuellem Ausfüllen von Reisekostenabrechnungen kann es schnell zu Lücken kommen.

Auch hier bietet eine digitale Lösung den Vorteil, dass Daten wie Stammdaten zum Reisenden nur einmal hinterlegt werden müssen. Es müssen für die Reisekostenabrechnung anschließend lediglich die Daten zur Reise bzw. der zu erstattenden Aufwendung angegeben werden.

3. Exakte Erstattung vs. Pauschalen

Bei der Erstattung von Reisekosten und Auslagen wird grundsätzlich zwischen tatsächlicher und pauschaler Vergütung unterschieden.

Die Erstattung von Aufwendungen, die zum "Zwecke der Ausführung des Auftrags" erforderlich sind, müssen vom Arbeitgeber erstattet werden. Für die Erstattung dieser Auslagen in tatsächlicher Höhe hat der Arbeitnehmer einen Beleg einzureichen, der der Reisekostenabrechnung anzuheften ist. 

Eine Alternative zur Erstattung der Kosten in tatsächlicher Höhe ist die Zahlung von Pauschalen, was für den Arbeitgeber jedoch freiwillig ist. Weiterin steht es dem Arbeitgeber grundsätzlich frei, dem Arbeitnehmer einen niedrigeren oder höheren Spesensatz als den gesetzlichen Pauschbetrag zu bezahlen.

Das Abweichen von den gesetzlichen Pauschbeträgen bringt jedoch zusätzlichen Aufwand mit sich mit. Zahlt ein Arbeitgeber einen geringeren Pauschbetrag, kann der Arbeitnehmer die Differenz über die Einkommensteuererklärung geltend machen, was zusätzlichen Aufwand bedeutet. Höhere Pauschalen als der gesetzliche Pauschbetrag sind zu versteuern.

Viele Arbeitgeber, die ihren Arbeitnehmern Reisekostenpauschalen zahlen, tun dies gemäß der Pauschbeträge für das In- und Ausland, die in der Tabelle des BMF zu finden sind. Auch in der der App von Mobilexpense sind stets die aktuellen Werte hinterlegt.

Bei der Erstellung einer GoBD konformen Reisekostenabrechnung ist demnach darauf zu achten, in welcher Form die Erstattung stattfindet und ob diese einen Beleg erfordert.

Hinweis: Bei den Reisekostenpauschalen (sowie den Steuern) gibt es zahlreiche Besonderheiten zu beachten, die nicht Gegenstand dieses Artikels sind. 

4. Erfassung der korrekten Umsatzsteuer

Wenn Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind, sollten Sie die Umsatzsteuer auf den Rechnungen prüfen. 

Aber keine Sorge: Die Reisekosten-App von Mobilexpense berechnet die Umsatzsteuer automatisch. In unserer App sind stets die aktuellen Mehrwertsteuersätze hinterlegt, so dass Sie auch beim Buchen Ihrer Auslandsreisen immer auf der sicheren Seite sind.

5. Korrektes Aufbewahren von Belegen

Für die Aufbewahrung von Belegen und Dokumenten ist eine Neuerung in Kraft getreten: Laut Neufassung der GoBD ist nicht nur das mobile Scannen sämtlicher Belege, sondern ebenfalls das Vernichten der Originale erlaubt, sofern die digitale Speicherung 100 % fälschungssicher (d.h. keine nachträglichen Änderungen möglich sind) ist und jederzeit Zugriff auf sämtliche Belege und Dokumente gewährleistet ist. 

Es gibt jedoch Ausnahmen von dieser Regelung, wie Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und bestimmte Zolldokumente. 

Übrigens: neben dem Erfassen und Speichern gilt es auch einige Regeln rund um die Aufbewahrungspflicht zu beachten.

GoBD-konforme Reisekostenabrechnung mit Mobilexpense

Mit der Reisekosten-App von Mobilexpense kann Ihr Unternehmen viel Zeit sparen und den Reisenden die Arbeit wesentlich erleichtern. Sie geben lediglich die Daten der Reise ein, den Rest erledigt die App für Sie. Die App ist nach den Vorgaben der gesetzlichen Tabellen stets auf dem neuesten Stand. Natürlich können Sie auch eigene Raten in Ihrem System hinterlegen und die App mit diesen arbeiten lassen. Vertrauen Sie der praktischen Mobilexpense-App und erstellen Sie eine transparente und GoBD-konforme Reisekostenabrechnung!

Die wichtigsten Vorteile einer GoBD-konformen Reisekostenabrechnung mit Mobilexpense:

• Mobiles Scannen der Belege vermeidet Fehler, die bei manueller Dateneingabe vorkommen können.
• Benutzerfreundliche Anwendung. Die Reisekostenabrechnung lässt sich mit wenigen Klicks erstellen.
• Digitale Reisekosten-App mit integrierter Kreditkartenfunktion ermöglicht einfaches Bezahlen weltweit und ordnet die Zahlungen automatisch den eingescannten Belegen zu.
• Nachweise für Verpflegung, Unterkunft und Fahrtkosten werden automatisch verarbeitet.
• Die Reisekostensoftware kann mit dem bestehenden Buchhaltungs- und Zahlungssystem verknüpft werden.

Sind Sie interessiert, wie Sie mit Mobilexpense eine GoBD-konforme Reisekostenabrechnung erstellen können? Kontaktieren Sie uns oder fragen Sie eine kostenlose Demo an!

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