So erstel­len Sie eine GoBD konforme Reise­kos­ten­ab­rech­nung

Eine GoBD-konforme Reisekostenabrechnung ist eine wichtige Voraussetzung für eine korrekte Buchhaltung und Steuererklärung. Dabei ist es wichtig, dass alle relevanten Daten vollständig und korrekt erfasst werden, um später eventuellen Prüfungen durch das Finanzamt standzuhalten. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie eine GoBD-konforme Reisekostenabrechnung erstellen können.

Daten für eine GoBD-konforme Reisekostenabrechnung

Bevor Sie mit der Erstellung Ihrer Reisekostenabrechnung beginnen, sollten Sie prüfen, ob alle notwendigen Angaben enthalten sind. Eine GoBD-konforme Reisekostenabrechnung muss folgende Daten enthalten:

1. Name und Anschrift des Betriebs
2. Name und Anschrift des Reisenden
3. Benutztes Verkehrsmittel
4. Datum und Dauer der Reise
5. Reiseziel(e)
6. Zweck der Reise
7. Reise-Nebenkosten (mit Belegen)

Um das manuelle Eintragen der Pflichtangaben kommen Sie nicht umhin, damit die Reisekostenabrechnung vom Finanzamt anerkannt wird. Auf der Dienstreise können dann die oben genannten Reise-Nebenkosten manuell eingetragen oder per mobilem Endgerät erfasst werden. Dazu gehören:

• Kosten für Verpflegung und Unterkunft
• Fahrtkosten anhand von Tankquittungen
• Parktickets, Eintrittskarten
• Ausgaben für Veranstaltungen

Belege dürfen seit der Neufassung der GoBD mobil eingescannt werden. Dank OCR (Optical Character Recognition) erfasst die Reisekosten-App von Mobilexpense alle Daten in Echtzeit und sendet sie an den heimischen Server, wo sie digital gespeichert werden.

Standardisiertes Formular oder Reisekosten-App

Für die Erstellung der Reisekostenabrechnung können Sie ein standardisiertes Formular verwenden. Dies hat den Vorteil, dass alle relevanten Daten (Pflichtangaben) bereits vorgegeben sind und Sie nur noch die entsprechenden Zahlen eintragen müssen. Zudem erleichtert ein standardisiertes Formular die spätere Auswertung der Daten.

Schneller, einfacher und vor allem 100 % gesetzeskonform erstellen Sie Ihre komplette Reisekostenabrechnung mit der innovativen Reisekosten-App von Mobilexpense. In der App sind stets die aktuellen Höchstwerte (Reisekostenpauschalen) gemäß BMF für Verpflegung und Unterkunft hinterlegt. Zudem verfügt die Reisekosten-App über eine Kreditkartenintegration. Das bedeutet, dass sämtliche Zahlungen automatisch den (mobil gescannten) Belegen zugeordnet werden. Lästiges Vergleichen von Rechnungen und Tankquittungen mit Kontoauszügen gehört der Vergangenheit an.

Erfassung der korrekten Umsatzsteuer

Wenn Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind, sollten Sie die Umsatzsteuer auf den Rechnungen prüfen und gegebenenfalls korrigieren. Nur die tatsächlich gezahlte Umsatzsteuer kann später abgesetzt werden. Aber keine Sorge: Die Reisekosten-App von Mobilexpense berechnet die Umsatzsteuer automatisch. In unserer App sind stets die aktuellen Mehrwertsteuersätze hinterlegt, so dass Sie auch beim Buchen Ihrer Auslandsreisen immer auf der sicheren Seite sind.

Korrektes Aufbewahren von Belegen

Für die Aufbewahrung von Belegen und Dokumenten ist eine Neuerung in Kraft getreten: Laut Neufassung der GoBD ist nicht nur das mobile Scannen sämtlicher Belege, sondern ebenfalls das Vernichten der Originale erlaubt, sofern die digitale Speicherung 100 % fälschungssicher ist und jederzeit Zugriff auf sämtliche Belege und Dokumente gewährleistet ist.

Ausgenommen von dieser Regelung sind nur Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und bestimmte Zolldokumente. Für alle anderen Dokumente gilt, dass eine Aufbewahrung des Originalbelegs nicht notwendig ist, sofern die Unverfälschbarkeit und der ständige Zugriff gewährleistet sind.

GoBD-konforme Reisekostenabrechnung mit Mobilexpense

Die wichtigsten Vorteile einer GoBD-konformen Reisekostenabrechnung mit Mobilexpense:

• Mobiles Scannen der Belege vermeidet Fehler, die bei manueller Dateneingabe vorkommen können.
• Benutzerfreundliche Anwendung. Die Reisekostenabrechnung lässt sich mit wenigen Klicks erstellen.
• Digitale Reisekosten-App mit integrierter Kreditkartenfunktion ermöglicht einfaches Bezahlen weltweit und ordnet die Zahlungen automatisch den eingescannten Belegen zu.
• Die Reisekosten-App ist für alle Mitarbeiter zugänglich.
• Nachweise für Verpflegung, Unterkunft und Kilometergeld werden automatisch verarbeitet.
• Die Reisekostensoftware kann mit dem bestehenden Buchhaltungs- und Zahlungssystem verknüpft werden.

Reisekostenabrechnung mit wenigen Klicks erstellen

Mit der Reisekosten-App von Mobilexpense kann Ihr Unternehmen viel Zeit sparen und den Reisenden die Arbeit wesentlich erleichtern. Sie geben lediglich die Daten der Reise ein, den Rest erledigt die App für Sie. Die App ist nach den Vorgaben der gesetzlichen Tabellen stets auf dem neuesten Stand. Natürlich können Sie auch eigene Raten in Ihrem System hinterlegen und die App mit diesen arbeiten lassen. Vertrauen Sie der praktischen Mobilexpense-App und erstellen Sie eine transparente und GoBD-konforme Reisekostenabrechnung!

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