Wir erklären Ihnen, wann die Nutzung einer Firmenkreditkarte für Mitarbeiter Ihnen zum Vorteil dient und wie sie sie am besten einsetzen können.
Gründe für eine Firmenkreditkarte für Mitarbeiter
Auf Dienstreisen entstehen täglich Kosten, die direkt zu begleichen sind. Denken wir an die täglichen Mahlzeiten der Mitarbeiter, an Hotelrechnungen, Eintrittskarten oder Parkgebühren. Statt den Mitarbeitern Bargeld oder Spesen mit auf die Reise zu geben oder diese bis nach der Reise mit Erstattungen ihrer Aufwendungen zu vertrösten, bietet die Firmenkreditkarte eine praktische Lösung.
Die Mitarbeiter brauchen keinen Kassensturz mehr zu machen oder ständig in Vorlage zu treten, sondern verwenden einfach die Firmenkreditkarte ihres Unternehmens zur Bezahlung.
Verschiedene Arten von Kreditkarten
Grundsätzlich unterscheiden wir drei verschiedene Arten von Kreditkarten: Kredit-, Debit- und Prepaidkarten. Im Geschäftsleben wird meistens die klassische Kreditkarte und keine Prepaidkarte (Guthabenkarte) verwendet. Firmenkreditkarten ermöglichen Mitarbeitern die sichere Zahlung von jedem Ort auf der Welt.
In Kombination mit einem guten Kartenmanagement-System bieten Firmenkreditkarten unübertroffene Flexibilität. Sie sind ebenfalls mit Google Pay und Apple Pay zu verwenden.
Welche Kreditkarte für welches Unternehmen?
Die Business Card bietet sich für Selbstständige, Einzelunternehmer sowie kleine und mittlere Unternehmen an, die nur wenige Karten benötigen. Die Anzahl der verfügbaren Business Cards ist meist limitiert. Im Vergleich zur Corporate Card können die Konditionen nicht flexibel und individuell vereinbart werden.
Corporate Cards eignen sich vor allem für größere Unternehmen, die eine hohe Anzahl Firmenkreditkarten für ihre Angestellten benötigen, um beispielsweise ihr Reisekosten- und Spesenmanagement effizient zu managen. Mit der Corporate Card profitieren Unternehmen von Zusatzleistungen, Prämien und Bonusprogrammen. Auch gibt es diese Kreditkarte aufgrund der erhöhten Abnahme an Firmenkreditkarten meist zu günstigeren Konditionen.
Die Haftungsfrage bei der Firmenkreditkarte
Bei der Firmenkreditkarte haftet der Unternehmer für sämtliche Zahlungen. Sämtliche Abbuchungen werden von dem Konto des Unternehmers innerhalb des zuvor festgelegten Limits vorgenommen. Hier lauert natürlich eine nicht unerhebliche Gefahr, wenn ein Mitarbeiter beispielsweise nicht sorgfältig oder ehrlich mit dem Geld seines Chefs umgeht. Da eine Firmenkreditkarte gewöhnlich monatlich abgerechnet wird, merkt der Unternehmer erst mit einiger Zeitverzögerung, wo seine Gelder geblieben sind. Wichtig sind daher klare Absprachen mit den Mitarbeitern, am besten in schriftlicher Form.
Einfache Reisekostenabrechnung
Häufig reisenden Mitarbeitern wird mit einer Firmenkreditkarte das Leben enorm erleichtert. Sämtliche Reisekosten werden sowieso per mobilem Scannen in die praktische Reisekosten-App eingegeben, die die Daten in OCR-Realtime an den heimischen Server sendet. Die Zeiten der Zettelwirtschaft gehören seit der Neufassung der GoBD endgültig der Vergangenheit an. Belege müssen nicht mehr in Archiven aufbewahrt, sondern dürfen digital gespeichert werden.
Fazit: Mehr Vorteile als Nachteile mit einer Firmenkreditkarte
Firmenkreditkarten sind ein sicheres und zeitgemäßes Zahlungsmittel. Der Einsatz eines benutzerfreundlichen Kartenmanagement-Systems kann die Kontrolle über betriebsbedingte Ausgaben deutlich erhöhen. Darüber hinaus öffnet ein flexibles Kartenmanagement-System die Tür zu modernen Zahlungsmethoden, die langfristig zur Kosteneinsparung beitragen. Die Kombination einer Firmenkreditkarte mit unserer Reisekosten-App bietet Unternehmen und Mitarbeitern gleichermaßen Vorteile, wovon Kosten- und Zeitersparnis sowie zufriedene Mitarbeiter nur die wichtigsten sind.
Die Reisekosten-App von Mobilexpense mit integrierter Kreditkartenfunktion funktioniert ortsunabhängig und sendet Ihre Daten in Echtzeit. Das bedeutet Kontrolle über sämtliche Transaktionen, sowohl für den Reisenden, als auch für den Unternehmer.
