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Reise­kos­ten­ma­nage­ment: die digitale & zukunfts­si­chere Lösung

3 minutes lesezeit

Reisekostenmanagement digital und zukunftssicher

Das Erstellen der monatlichen Reisekostenabrechnung ist zeitintensiv und für viele Reisende eine echte Herausforderung. Belege müssen eingereicht, Spesensätze in ein Sheet eingetragen und Zahlungen genehmigt werden.

Das Gesetz verlangt jedoch in Bezug auf eine lückenlose Verfahrensdokumentation gemäß GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) nicht nur das korrekte Erfassen und Übermitteln in das interne Datensystem, sondern auch die gesetzeskonforme (digitale) Speicherung sowie permanenten Zugriff auf alle Daten.

Reisekostenmanagement digitalisieren

Die Zeiten, da Belege und Quittungen manuell gebucht und in Ordnern abgeheftet wurden, sind Vergangenheit. Viele Belege bestehen auch heute noch aus Thermopapier, das im Laufe der Zeit verblasst und die Belege unlesbar macht. Längst werden Belege nicht mehr kopiert, sondern mit dem Büroscanner direkt ins System eingepflegt. Gemäß der Neufassung der GoBD ist in vielen Fällen sogar das Aufbewahren der Originalbelege überflüssig geworden.

Die Digitalisierung ermöglicht schnellen Zugriff auf alle gespeicherten Daten. Lästiges Suchen in Archiven entfällt. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht wird streng eingehalten: Alle Daten werden für mindestens 10 Jahre auf deutschen Servern gespeichert.

Reisekostenabrechnung einfach und schnell erstellen

Um die erste, manuelle Eingabe der Stammdaten der reisenden Mitarbeiter kommen Sie nicht umhin. Diese werden für die weitere Verwendung gespeichert, so dass Sie nur noch die aktuellen Daten der Dienstreise eintragen oder einscannen müssen. Die folgenden Angaben müssen in jeder korrekten Reisekostenabrechnung enthalten sein:

  • Name und Anschrift des Betriebs
  • Name und Anschrift des Reisenden
  • Benutztes Verkehrsmittel
  • Datum und Dauer der Reise
  • Reiseziel(e)
  • Zweck der Reise
  • Reisenebenkosten (mit Belegen)

Reisekostenabrechnung von überall und jederzeit

Die Dateneingabe kann dank der praktischen Reisekosten-App von Mobilexpense ortsunabhängig geschehen. Reisedaten wie Verpflegungs- und Übernachtungskosten, Tankbelege, Tickets für Veranstaltungen, Tagegelder uvm. werden zeitnah mit dem mobilen Endgerät (Smartphone oder Tablet) in die App eingescannt - das war’s. Den Rest erledigt die App für Sie. Die auf Geschäftsreisen angefallenen Ausgaben werden von der App automatisch berechnet. Alle Daten werden gemäß GoBD und der Pflicht zur lückenlosen Dokumentation im System gespeichert und sind jederzeit digital abrufbar. Ihre Reisekostenabrechnung erstellen Sie so mit wenigen Klicks.

Reisekosten-App mit Kreditkartenintegration

Ein weiterer Vorteil unserer Reisekostenanagement-Lösung ist, dass Mitarbeiter sämtliche betrieblichen Ausgaben in nur einer App verwalten können. Das Scannen eines Beleges ist mit einem Smartphone oder Tablet ist in wenigen Sekunden geschehen. Neben einer aktuellen Übersicht der verfügbaren Kreditkarten-Transaktionen hat der Mitarbeiter ebenfalls direkten Einblick in sämtliche auf der Dienstreise angefallenen Aufwendungen.

Die Reisekosten-App für Ihr gesamtes Reisekostenmanagement

Viele reisende Mitarbeiter, die mit unterschiedlichen Transportmitteln in verschiedene Länder und Zeitzonen reisen - leicht schleichen sich bei der manuellen Verarbeitung der Reisedaten Fehler ein, die im ungünstigen Fall vom Finanzamt als unrechtmäßige Bereicherung angesehen werden. Durch die Nutzung der intuitiven Mobilexpense App werden derlei Fehler vermieden.

In der App sind alle aktuellen Höchstwerte zur Verpflegung (Spesensätze) und Unterkunft gemäß der aktuellen Tabelle des BMF (Bundesministerium der Finanzen) gespeichert. Natürlich können Sie auch eigene Raten in Ihrem System hinterlegen und die App nur zur professionellen und schnellen Berechnung Ihrer Reisekosten benutzen.

Sehen Sie alle Ausgaben aller Mitarbeiter zentral und übersichtlich in der Reisekosten-App von Mobilexpense. Die Daten werden gesetzeskonform gespeichert, sind jederzeit von Ihnen abrufbar und stehen bei einer Steuerprüfung sofort zur Verfügung.

Die wichtigsten Features der Reisekosten-App:

  • Belege digitalisieren: Belege werden mit dem Smartphone oder Tablet mobil eingescannt. Die App digitalisiert und berechnet sämtliche Daten und übermittelt diese in OCR-Realtime an den heimischen Server.
  • Reisekostenppauschalen: Die auf Dienstreisen anfallenden Ausgaben für Verpflegung und Übernachtung werden von der Reisekosten-App automatisch berechnet.
  • Kreditkartenintegration: Zahlungen mit der Firmenkreditkarte werden in Echtzeit verarbeitet und automatisch mit den eingescannten Belegen abgeglichen.

Die App ist auf die Anforderungen Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter abgestimmt. Der Workflow wird durch AI unterstützt. Digitalisierte Belege und Rechnungen werden GoBD-konform für mindestens 10 Jahre auf zertifizierten Servern in Deutschland gespeichert.

Reisekostenmanagement war noch nie so einfach

Manuelle Reisekostenabrechnungen sind Vergangenheit. Sparen Sie wertvolle Zeit und Energie und optimieren Sie Ihr Reisekostenmanagement: Mobilexpense bietet die digitale & zukunftssichere Lösung.

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Veröffentlicht am 27 Mai 2022

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