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Digitale Belegerfassung: Belege richtig digitalisieren

2 minutes lesezeit

Mobile Belegerfassung

Heutzutage muss alles schnell und einfach gehen. Moderne Hardware und intelligente Software haben unser Leben in den letzten Jahren stark vereinfacht. Dies gilt auch für Dienstreisen. Musste man früher eine Telefonzelle aufsuchen, um seinem Vorgesetzten Bericht zu erstatten, greift man heute einfach zum allgegenwärtigen Smartphone.

Schickte man früher Belege per Post an das heimische Unternehmen, scannt man diese heutzutage einfach mobil mit dem Smartphone und eine Reisekosten App übermittelt alle Daten in Echtzeit an den heimischen Server.

Belegverwaltung auf Dienstreisen

Auch auf Dienstreisen möchte man flexibel sein und dem Fortschritt folgen. Nicht jeder Reisende kehrt täglich zu seiner Arbeitsstätte oder Wohnung zurück oder hat im Ausland ein Büro mit Drucker und Scanner zur Verfügung. Belege, die sich täglich anhäufen, müssen zeitnah erfasst und bearbeitet werden. Dank der Neufassung der GoBD und modernster Technik darf und kann der Reisende nun sämtliche Belege mobil scannen.

Digitale Belegverwaltung 2022

Schon seit einigen Jahren werden Belege nicht mehr manuell gebucht und in Ordnern abgeheftet, sondern digital verwaltet. Quittungen aus Papier können verblassen oder verloren gehen.

Eine digitale Speicherung ermöglicht unbegrenzten Zugriff auf sämtliche Dokumente. Belege sind jederzeit abrufbar und einsehbar. Das ist eine der Anforderungen der Steuerbehörde an eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation. Sowohl Unternehmer als auch die Steuerbehörde müssen jederzeit auf jeden Beleg zugreifen können. Dank dem nicht aufzuhaltenden Fortschritt und dank neuer Gesetze und Regeln geschieht in 2022 fast alles digital.

Belege Scannen und Digitalisieren gemäß GoBD

Hotel- und Restaurantrechnungen, Tankbelege, Eintrittskarten und dergleichen werden mobil gescannt, in Echtzeit übermittelt und auf Servern gespeichert. Der Scanner ist seit Jahren in jedem Büro unverzichtbar. Noch ziemlich neu ist das mobile Scannen, das zunächst in der GoBD verankert werden musste. Es ermöglicht dem Reisenden mittels Smartphone oder Tablet die zeitnahe und ortsunabhängige Erfassung seiner Belege.

Dank der Neufassung der GoBD ist das mobile Scannen kein Problem mehr. Der Reisende darf von jedem erdenklichen Ort im In- und Ausland seine Belege mit seinem mobilen Endgerät scannen und zur weiteren Verarbeitung an das heimische Computersystem senden.

Digitale Belegerfassung mit Mobilexpense

Die innovative Reisekosten-App von Mobilexpense erleichtert die Arbeit rund um die digitale Belegerfassung und im Hinblick auf eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation. Die Reisekosten-App ermöglicht das Scannen, Erfassen und Digitalisieren von Belegen. Die Datenerkennung erfolgt direkt auf dem mobilen Endgerät in Echtzeit. Die App arbeitet mit der sogenannten ‘Realtime OCR’ (Datenerkennung in Echtzeit). Die eingegebenen Daten können sofort kontrolliert werden, bevor die Eingabe per Smartphone oder Tablet bestätigt wird.

Der mobile Charakter des Reisekosten-Managements fragt nach einem Realtime Scan und einem Erkennen in einem Vorgang, ohne Verzögerung bei der Eingabe, am liebsten integriert in eine Reisekosten-App, die auch offline arbeitet. All das bietet die Reisekosten-App von Mobilexpense. Alles rund um Ihre Belegerfassung auf Dienstreisen und eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation steckt in dieser praktischen App. Sparen Sie wertvolle Zeit und lassen Sie die App für sich arbeiten!

Veröffentlicht am 17 Juni 2022