Beleg­erfas­sung und Digita­li­sie­rung 2023: Auf Knopf­druck mit der Reise­kos­ten-App

Geschäftsreisende haben Anspruch auf Erstattung ihrer Reisekosten. Zu den Reisekosten zählen Verpflegung, Unterkunft und Reisenebenkosten wie beispielsweise Ausgaben für Kraftstoff, Parktickets, Eintrittskarten, Geschäftsessen und mehr. Sämtliche Belege müssen korrekt erfasst werden und mit den Daten auf den Kontoauszügen (Girokonto oder Kreditkartenabrechnung) übereinstimmen.

Leicht gehen Belege verloren oder der Reisende vertippt sich beim Ausfüllen des Spesenformulars. Hier kommt Mobilexpense ins Spiel. Reisekostenabrechnungen werden heutzutage mit unserer Reisekosten-App per Knopfdruck erstellt. Verabschieden Sie sich von unübersichtlichen Papierstapeln und zeitaufwändigem Ausfüllen diverser Formulare!

Erfassen und Übermitteln von Reisekosten mit wenigen Klicks

Mit der praktischen Reisekosten-App von Mobilexpense gehören verlorene und verblasste Belege sowie Tippfehler der Vergangenheit an. Belege werden jetzt mit dem mobilen Endgerät (Smartphone oder Tablet) per OCR gescannt und in Realtime an den heimischen Server übermittelt. Die Datenspeicherung erfolgt digital und fälschungssicher.

Der Scanner ist seit Jahren in jedem Büro unverzichtbar. Noch ziemlich neu ist das mobile Scannen, das zunächst in der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) verankert werden musste. Es ermöglicht dem Reisenden mittels Smartphone oder Tablet die zeitnahe und ortsunabhängige Erfassung seiner Belege.

Reisekosten-App mit Kreditkartenintegration

Die Reisekosten-App von Mobilexpense verfügt über eine Kreditkartenintegration. Die wenigsten Reisenden zahlen bar oder strecken die Reisekosten mit ihrer eigenen EC-Karte vor. Die Kreditkartenintegration ermöglicht es Mitarbeitern, sämtliche Ausgaben auf der Dienstreise mit der Firmenkreditkarte zu begleichen. Die Firmenkreditkarte wiederum ist mit der Reisekosten-App verknüpft, so dass alle Zahlungen automatisch den (mobil) eingescannten Belegen zugeordnet werden können.

Die Reisekosten-App von Mobilexpense ist immer auf dem neuesten Stand

In der Reisekosten-App sind sämtliche Reisekostenpauschalen laut Tabelle des BMF (Bundesfinanzministerium der Finanzen) gespeichert. Natürlich können Sie auch eigene Werte in Ihrem System hinterlegen und die Reisekosten-App mit diesen arbeiten lassen.

Im November wurden die Reisekostenpauschalen und Sachbezugswerte 2023 für das Ausland bekanntgegeben. Die Inlandsspesen bleiben 2023 unverändert. Allerdings gab Anpassungen hinsichtlich der Höhe der Entfernungspauschale. Wir speisen Änderungen automatisch in die Reisekosten-App ein, so dass die App stets auf dem neuesten Stand ist.

Reisekosten 2023: Modern, sicher und schnell

Dank der Reisekosten-App von Mobilexpense erledigen Sie Ihre Reisekostenabrechnung im Handumdrehen. Sämtliche Daten werden mit OCR erfasst und in Echtzeit sicher übermittelt. Die Datenspeicherung ist ebenfalls 100 % gesetzeskonform: Originalbelege müssen in den meisten Fällen* nicht mehr in Ordnern und Archiven abgelegt werden. Es reicht die digitale Speicherung. Wichtig ist, dass ein permanenter Zugriff auf sämtliche Daten gewährleistet ist.

*Ausnahmen sind Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und bestimmte Zolldokumente. Diese Dokumente müssen auch künftig zusätzlich in Papierform aufbewahrt werden.

Reisekosten-App von Mobilexpense für Android & iPhone

Die Reisekosten App von Mobilexpense ist für Android und für iPhone verfügbar und mit den jeweiligen Betriebssystemen Ihres Computers kompatibel. Die App und das integrierte Kartenmanagement-System sind reaktionsschnell und dazu benutzerfreundlich. Die Reisekosten App bekommt einen festen Platz auf den mobilen Endgeräten der Mitarbeiter und ist mit wenigen Klicks zu bedienen.

Haben Sie Fragen zur Funktionsweise der App, kontaktieren Sie uns oder fragen Sie eine unverbindliche Demo an!