Technologie

Belegerfassung und Digitalisierung der Reisekostenabrechnung

Lesedauer: 2 min

Jan. 1, 2023

4:01

Geschäftsreisende haben Anspruch auf Erstattung ihrer Auslagen, die Sie im Auftrag des Arbeitgebers aus eigener Tasche vorgestreckt haben. Dazu gehören beispielsweise Ausgaben für Benzin für den Dienstwagen, Parktickets, Eintrittskarten, Geschäftsessen und mehr.

Für eine Erstattung müssen sämtliche Belege korrekt erfasst werden. Nicht selten passiert es, dass Belege verloren gehen oder Reisende sich beim Ausfüllen des Spesenformulars vertippen...

Um Dienstreisenden und der Buchhaltung die Belegerfassung und Auslagenerstattung zu Vereinfachen, eignen sich digitale Tools. Hier kommt Mobilexpense ins Spiel.

Erfassen und Übermitteln von Reisekosten mit wenigen Klicks

Mit der praktischen Mobilexpense-App für die Reisekostenabrechnung gehören verlorene oder verblasste Belege sowie fehlerhafte Eingaben der Vergangenheit an. Belege werden einfach mit dem Smartphone oder Tablet per OCR-Technologie erfasst und in Echtzeit digital übermittelt. Die Speicherung der Daten erfolgt dabei revisionssicher und GoBD-konform, was maximale Sicherheit und Nachvollziehbarkeit gewährleistet.

Dank der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) ist das mobile Scannen rechtlich fest verankert und vollständig anerkannt. Dies ermöglicht es Mitarbeitenden, Belege zeitnah und ortsunabhängig zu erfassen, ohne dass diese nachträglich manuell archiviert werden müssen. Die GoBD-konforme digitale Erfassung stellt sicher, dass alle Belege für Prüfungen revisionssicher und fälschungssicher archiviert sind, was den Prüfprozess deutlich vereinfacht und optimiert.

Belege und zugehörige Transaktionen erfassen

Stimmt der Beleg mit der Abbuchung überein? Nutzt ein Mitarbeiter eine Firmenkreditkarte, ist die Buchhaltung traditionell lange damit beschäftigt, Transaktionen und Belege abzugleichen.

Die Reisekosten-App von Mobilexpense verfügt über eine Kreditkartenintegration. Die Kreditkartenintegration ermöglicht es Mitarbeitern, sämtliche Ausgaben auf der Dienstreise mit der Firmenkreditkarte zu begleichen. Die Firmenkreditkarte wiederum ist mit der Reisekosten-App verknüpft, so dass alle Zahlungen automatisch den (mobil) eingescannten Belegen zugeordnet werden können.

Aktuelle Pauschalen für die Reisekostenabrechnung berechnen

Begibt sich ein Mitarbeiter auf Dienstreise, zahlen viele Unternehmen eine pauschale Vergütung für Kilometer, Verpflegungsmehraufwand und ggf. Übernachtung.

Das Besondere bei den Reisekostenpauschalen ist, dass die Pauschbeträge jährlich angepasst werden. Während es für das Inland (Deutschland) relativ einfach ist, den Überblick zu behalten, kennen die wenigsten die Pauschalen für über 180 Länder weltweit... Die gute Nachricht ist, dass sämtliche Reisekostenpauschalen in Mobilexpense immer auf dem neuesten Stand sind.

Neben den Pauschbeträgen sieht das Gesetz zahlreiche Regelungen, Besonderheiten und Ausnahmen vor. Sind Sie kein Experte in Sachen Bundesreisekostengesetz, wird Ihnen die Erstellung einer digitalen Reisekostenabrechnung dank Mobilexpense um ein Vielfaches erleichtert.

Digitales Reisemanagement: Modern, sicher und schnell

Dank der Reisekosten-App von Mobilexpense erledigen Sie Ihre Belegverwaltung und Reisekostenabrechnung im Handumdrehen. Sämtliche Daten werden mit OCR erfasst und in Echtzeit sicher übermittelt. Die Datenspeicherung ist ebenfalls gesetzeskonform gemäß GoBD.

Die Reisekosten App von Mobilexpense mit vielen Betriebssystemen kompatibel und bietet Integrationen mit gängigen Buchhaltungsprogrammen und Tools. Die Reisekosten App bekommt einen festen Platz auf den mobilen Endgeräten der Mitarbeiter und ist mit wenigen Klicks zu bedienen.

Haben Sie Fragen zur Funktionsweise der App, kontaktieren Sie uns oder fragen Sie eine unverbindliche Demo an!