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Automa­ti­sches Expense Manage­ment mit Spend­Con­trol­ler

4 minutes lesezeit

Spendcontroller laptop s

Viele Expense Management Tools preisen eine hervorragende Benutzerfreundlichkeit an - allerdings nur für den Endnutzer. Zwar ist ein reibungsloser Ablauf für den Endverbraucher essentiell, doch auch für die Controller ist ein benutzerfreundliches Expense Management Tool von großer Bedeutung. Schließlich prüfen und validieren diese jeden Monat Hunderte, wenn nicht sogar Tausende von Ausgaben.

Aus diesem Grund haben wir SpendController entwickelt, ein intelligentes, automatisiertes Tool zur Kostenkontrolle, das den Controllern Zeit und Mühe spart.

Ein Expense Feature für das Controlling

Nach Angaben des ACFE werden Unternehmen in 2022 durchschnittlich 5 % ihrer Einnahmen durch Betrug verlieren, was einem durchschnittlichen Verlust pro Fall von 117.000 Dollar entspricht. Und bei dieser Zahl sind Fälle menschlichen Versagens seitens der Mitarbeiter oder im Controlling noch nicht eingerechnet.

Die Kontrolle von Reisekostenabrechnungen ist eine einfache, aber zeitaufwändige Aufgabe, die hohe Sorgfalt erfordert. Das manuelle Überprüfen der Zeilen in Reisekostenabrechnungen führt leicht zu Fehlern. Ein einziger Fehler kann sich jedoch als sehr kostspielig für das Unternehmen erweisen.

Daher haben wir uns die Vorteile der optischen Zeichenerkennung (OCR) und der Artificial Intelligence (AI) zunutze gemacht, um den Kontrollprozess zu automatisieren. Diese Automatisierung ermöglicht es den Controllern, nur die markierten Diskrepanzen zu überprüfen, statt jede einzelne Zeile oder jeden einzelnen Bericht zu kontrollieren. Durch die Automatisierung des Kontrollprozesses unterstützen wir die Controller und helfen den Unternehmen, Kosten zu senken.

Automatisierte Kontrolle

SpendController ist das intuitive Tool von Mobilexpense, das die Kostenkontrolle mithilfe von OCR und Human Data Enhancement (HDE) automatisiert. HDE verwendet einen automatisierten Kontrollprozess, der eine strukturierte Datenkodierung und High-Fidelity Kontrolle ermöglicht. Unsere geschulten Controllers überprüfen die von der OCR extrahierten Daten und geben bei Bedarf ergänzende Daten ein.

SpendController vergleicht die von einem Anwender manuell eingegebenen Daten mit den Werten, die durch die Kombination von OCR und HDE aus einem Beleg oder einer Rechnung extrahiert und digitalisiert wurden. Diese kombinierte Lösung ist präziser als die Standard-OCR und sorgt für mehr Benutzerfreundlichkeit.

Durch die Vereinfachung der Kostenkontrolle und Validierung senkt SpendController die Verwaltungskosten des Expense Managements um bis zu 90 %.

Wie SpendController funktioniert

SpendController vergleicht die manuell eingegebenen und mit OCR extrahierten Daten in jeder Kombination dieser fünf Felder:

  • Datum
  • Bruttobetrag
  • MwSt.-Betrag
  • Verkäufer
  • Ort

Kunden können ein optionales sechstes Feld aktivieren, das auf Keywords basiert (z. B. Minibar, Spa, usw.), um automatisch Positionen mit diesen Stichworten zu markieren.

Stimmen die Daten für ein Feld überein, zeigt SpendController einen grünen Indikator an. Sind die Daten nicht verfügbar, wird ein grauer Indikator angezeigt. Und wenn die Daten nicht übereinstimmen, zeigt das Display einen roten Indikator an.

Diese optische Indikator-Lösung gibt den Controllern einen sofortigen Überblick über die Korrektheit der Ausgaben. Zudem sind eventuelle Unstimmigkeiten, die auf menschliches Versagen oder versuchten Missbrauch zurückzuführen sind, leicht zu erkennen.

Das Ergebnis dieses Feldvergleichs wird gespeichert und dient als Eingabe für das Stichprobenprogramm. Bei diesem Programm handelt es sich um eine Reihe von Regeln, die Reisekostenabrechnungen analysieren, um sie auf der Basis bestimmter Parameter für die automatische Genehmigung zu selektieren. Zu diesen Parametern gehören der Gesamtbetrag, doppelte Ausgaben und doppelte Belege.

Das bedeutet, dass ein Bericht automatisch genehmigt wird, sofern er unter einem festgelegten Betrag liegt, keine doppelten Ausgaben oder doppelte Belege enthält und alle SpendController-Indikatoren grün sind.

Vorteile des OCR-Scannens

Durch die Kombination von SpendController und unserer Stichprobenfunktion werden nur Reisekostenabrechnungen, die Auffälligkeiten oder Diskrepanzen aufweisen, zur manuellen Genehmigung markiert. Das System liefert den Controllern auch den exakten Grund, warum eine Position markiert wurde. Auf diese Weise müssen nur die Ausgabenberichte geprüft werden, die ihre Aufmerksamkeit erfordern.

SpendController und das Stichprobenverfahren reduzieren die Zeit, die die Controller für die Prüfung von Ausgaben aufwenden, um bis zu 90 %. Dies führt zu direkten Einsparungen für das Unternehmen. Zudem sind die Kontrolleure in der Lage, die Routine der Kostenkontrolle zu automatisieren, so dass sie mehr Zeit für interessantere oder wichtigere Aufgaben zur Verfügung haben.

Insbesondere für Unternehmen, die 100 % ihrer Rechnungen und Belege überprüfen, stellt die Implementierung von SpendController und dem Stichprobenverfahren ein erhebliches Einsparpotenzial dar. Einer unserer Kunden, der jeden einzelnen Beleg kontrolliert, konnte dank dieser Kombination die Zahl der Mitarbeiter im Controlling von acht auf fünf reduzieren.

Ein anderer Kunde hat ermittelt, dass er durch die Implementierung von SpendController und Stichprobenfunktion 0,5 % seines Reise- und Spesenbudgets einsparen kann, was einer Kostenreduzierung von 250.000 Euro entspricht. Diese Einsparungen erhöhen sich auf 1,5 % oder 675.000 Euro pro Jahr, wenn man den Betrugsschutz und die Einhaltung der Reisekostenrichtlinien, die unsere Lösung bietet, mit einbezieht.

Und all das durch die Aktivierung eines einzigen Features.

Kostenkontrolle war noch nie so einfach. SpendController prüft automatisch, ob die eingegebenen Daten mit den Angaben auf dem Beleg übereinstimmen. Dadurch sind bis zu 90 % weniger manuelle Kontrollen erforderlich. Weniger manuelle Kontrollen bedeuten, dass weniger Vollzeitkräfte für das Controlling benötigt werden, was den Unternehmen Geld spart, das sie wiederum in ihr Unternehmen investieren können.

Veröffentlicht am 09 Sept. 2022

Bereit für müheloses Expense Management?