Auswärts­tä­tig­keit: Pauscha­len und Erstat­tun­gen von Reise­kos­ten

Nachstehend lesen Sie das Wichtigste rund um Reisekostenpauschalen, deren Komponenten und aktuelle Werte.

Anspruch auf Erstattung

Jeder Reisende hat Anspruch auf Erstattung seiner Mehraufwendungen bei einer Dienstreise oder einer Einsatzwechseltätigkeit. Der Arbeitgeber ist jedoch nicht zur Zahlung von Reisekostenpauschalen verpflichtet. Erhält der Mitarbeiter keine Vergütung seiner Reisekosten von seinem Betrieb, kann er diese bei seiner jährlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

Für diese Erstattungen gilt seit dem 1. Januar 2023 ein jährlicher Freibetrag von € 1.230 (statt vormals €1.000).

Reisekosten bei Auswärtstätigkeit

Die Reisekosten setzen sich aus drei Komponenten zusammen: dem Verpflegungsmehraufwand, dem Kilometergeld und der Übernachtungspauschale. Die Pauschalen richten sich nach Dauer des Aufenthaltes (kleiner vs. großer Spesensatz) sowie nach dem Reiseziel (Deutschland vs. Ausland).

1. Verpflegungsmehraufwand

Ein Reisender, der seinem Wohnort mehr als 8 Stunden fernbleibt, hat Anspruch auf die Verpflegungspauschale. Bei einer Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden und für An- und Abreisetage wird der kleine Spesensatz (€ 14) gezahlt. Bei einer Auswärtstätigkeit, die länger als 24 Stunden dauert, hat der Mitarbeiter Anspruch auf € 28 pro Tag (großer Spesensatz). Diese steuerfreien Höchstwerte gelten für das Inland. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) veröffentlicht jährlich eine aktuelle Tabelle, die die Verpflegungspauschalen für 180 Länder enthält.

2. Kilometergeld

Jedem Dienstreisenden, der sein privates Fahrzeug für dienstlich veranlasste Fahrten oder für eine Einsatzwechseltätigkeit benutzt, entstehen Fahrtkosten. Daher hat jeder Reisende Anspruch auf Kilometergeld. Dieses wird ab dem ersten gefahrenen Kilometer vergütet. Nutzt ein Mitarbeiter seinen Privatwagen lediglich für Fahrten von und zur Arbeitsstätte, darf er die Pendlerpauschale für die kürzeste, einfache Entfernung geltend machen. Das Kilometergeld kann entweder anhand eines Fahrtenbuchs berechnet werden, in dem sämtliche, das Auto betreffende Kosten aufgelistet werden oder anhand von Kilometerpauschalen.

3. Übernachtungspauschale

Gleich den Spesen sind auch die Höchstwerte für Übernachtungen in der Tabelle des BMF aufgelistet. Die Pauschalen für das Ausland liegen teilweise deutlich über denen des Inlands. Für 2023 gilt für Deutschland weiterhin eine Übernachtungspauschale von € 20. Jeder Reisende hat Anspruch auf die Übernachtungspauschale - spätestens beim Ausfüllen seiner Steuererklärung kann er diese geltend machen.

Reisekostenpauschalen berechnen

Das Erstellen einer gesetzeskonformen Reisekostenabrechnung bei einer Auswärtstätigkeit ist eine Herausforderung für jeden Unternehmer und jeden Reisenden. Alle Reisekosten und Reisenebenkosten wie Verpflegungspauschalen, Kilometergeld und Übernachtungspauschalen müssen korrekt angegeben und berechnet werden, um Prüfungen durch die Steuerbehörden standhalten zu können. Die Mobilexpense App nimmt Ihnen diese Arbeit ab. Sie geben lediglich die Eckdaten einer Reise ein, die Berechnung übernimmt die praktische Mobilexpense App. Die App ist gemäß der aktuellen Werte des BMF immer auf dem neuesten Stand. Erstellen Sie mit wenigen Klicks eine ordnungsgemäße Reisekostenabrechnung!