Auswärts­tä­tig­keit: Pauscha­len und Erstat­tun­gen von Reise­kos­ten

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Mär 21, 2023

Reisende Mitarbeiter, Handelsvertreter oder Monteure sind oft tagelang ihrer Wohnung fern. Für Verpflegung und Unterkunft entstehen nicht unerhebliche Kosten, die der Arbeitnehmer nicht aus eigener Tasche bezahlen muss. Zu diesem Zweck wurden die sogenannten Reisekostenpauschalen eingeführt, die sich aus der Verpflegungs- und Übernachtungspauschale sowie dem Kilometergeld zusammensetzen.

Nachstehend lesen Sie das Wichtigste zum Thema Erstattungen und Pauschalen bei Auswärtstätigkeiten.

Anspruch auf Erstattung

Reisende haben Anspruch auf Erstattung ihrer Mehraufwendungen bei einer Dienstreise oder einer Einsatzwechseltätigkeit. Die Erstattung kann als Erstattung tatsächlicher Ausgaben erfolgen, oder mittels den sogenannten Reisekostenpauschalen.

Zur Zahlung von Reisekostenpauschalen ist ein Arbeitgeber nicht verpflichtet. Erhält der Mitarbeiter keine Reisekostenpauschale von seinem Betrieb, kann er diese bei seiner jährlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Hierfür gilt ein jährlicher Freibetrag von € 1.230 (Stand 1.1.2024).

Reisekosten bei Auswärtstätigkeit

Die Reisekosten setzen sich aus drei Komponenten zusammen: dem Verpflegungsmehraufwand, dem Kilometergeld und der Übernachtungspauschale. Die Pauschalen richten sich hauptsächlich nach Dauer des Aufenthaltes (kleiner vs. großer Spesensatz bei der Verpflegungspauschale) sowie nach dem Reiseziel (Deutschland vs. Ausland).

1. Verpflegungsmehraufwand

Ein Reisender, der seinem Wohnort mehr als 8 Stunden fernbleibt, erhält die Verpflegungspauschale. Bei einer Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden und für An- und Abreisetage wird der kleine Spesensatz von € 14 (*) gezahlt. Bei einer Auswärtstätigkeit, die länger als 24 Stunden dauert, gilt der große Spesensatz von € 28 pro Tag (*).

Diese Werte gelten für das Inland (Deutschland). Für das Ausland gelten abweichende Werte, die vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) jährlich aktualisiert werden.

(*) Hinweis: Die oben genannten Werte beziehen sich auf 2023. Die Werte für das Jahr 2024 werden voraussichtlich erhöht: €15 (statt €14) für den kleinen Spesensatz sowie €30 (statt €28) für den großen Spesensatz. Die Werte sind jedoch noch nicht definitiv, da sich die Verabschiedung des Wachstumsförderungsgesetzes verzögert. (Stand 01.01.2024)

2. Kilometergeld

Jedem Dienstreisenden, der sein privates Fahrzeug für dienstlich veranlasste Fahrten benutzt, entstehen Fahrtkosten.

Das Kilometergeld, auch als Kilometerpauschale bekannt, ist ein Betrag pro gefahrenem Kilometer, der für dienstliche Fahrten erstattet wird.

Bei der Kilometerpauschale gilt ein pauschaler Betrag von € 0,30 für PKW bzw. € 0,20 für Moped/Motorrad (Stand 2024). Die Vergütung gilt für Fahrten im In- und Ausland. 

Nutzt ein Mitarbeiter seinen Privatwagen lediglich für Fahrten von und zur Arbeitsstätte, darf er die Pendlerpauschale für die kürzeste, einfache Entfernung geltend machen. 

3. Übernachtungspauschale

Gleich der Verpflegungspauschale werden auch die Übernachtungspauschalen durch das BMF bekannt gegeben.

Für 2024 gilt für Deutschland weiterhin eine Übernachtungspauschale von € 20. Die Pauschalen für das Ausland liegen teilweise deutlich über denen des Inlands. 

Reisekostenpauschalen berechnen

Das Erstellen einer gesetzeskonformen Reisekostenabrechnung bei einer Auswärtstätigkeit ist eine Herausforderung für jeden Unternehmer und jeden Reisenden. Alle Reisekosten und Reisenebenkosten wie Verpflegungspauschalen, Kilometergeld und Übernachtungspauschalen müssen korrekt angegeben und berechnet werden.

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