GREEN Real Estate

2 minutes leestijd

Pexels burst 374023
  • 39
    • Declaranten
  • Yardi
    • ERP-pakket
  • 2005
    • Opgericht in
Website

Persoonlijke relaties primeren voor GREEN Real Estate. Van makelaars tot aannemers, architecten tot huurders, een sterke band gebaseerd op wederzijds vertrouwen is het hoogste goed voor GREEN Real Estate.

Het betekent ook dat medewerkers regelmatig onderweg zijn. Steven van Ginkel, Manager Finance & Control, vertelt hoe mobilexpense geholpen heeft om de organisatie verder te professionaliseren.

Over GREEN

GREEN Real Estate is een actieve vastgoedinvesteerder en –ontwikkelaar. Ons team van 25 professionals met een expertise in vastgoed en gerelateerd leefgedrag werkt continu samen, om de combinatie van wonen, werken, mobiliteit en boodschappen doen in en rondom de stad te verbeteren. Dat doen wij met onze partners zoals ondernemers, gemeentes en andere eigenaren. Met ruimte en respect voor de behoefte van alle stakeholders, tot aan de eindgebruiker aan toe. Daar staan wij voor - sinds onze oprichting in 2005 - als vastgoedinvesteerder met een solide fundament in de familie Zeeman.

De vraag?

Stellen dat de verwerking van onkostenverklaringen efficiënter kon verlopen bij GREEN Real Estate is duidelijk. Medewerkers werden gevraagd bonnetjes van al hun uitgaven bij te houden en deze maandelijks over te typen in een Excel file. Een Excel die eerst afgedrukt werd ter ondertekening om vervolgens ingescand te worden en dan pas via mail richting boekhouding vertrok. De toelichting bij individuele bonnetjes verliep zonder enige structuur, wat het inboeken voor de fiscale verwerking een nóg tijdrovender verhaal maakte.

Selectie

Gezien GREEN met een uitgebreid ERP-pakket werkt, was het belangrijk dat de gekozen oplossing hier naadloos op aan zou sluiten. Om te beginnen werd er gezocht naar opties binnen het ERP-pakket en via een eenvoudige Google zoekopdracht. De voorgestelde oplossingen werden daarna door de directie en Finance afdeling afgetoetst tegen het wensenlijstje van het bedrijf. De combinatie van mogelijke functionaliteiten, integratie met de bestaande software, goede recensies, en eenvoudige inrichting aan een aantrekkelijke prijs brachten GREEN al snel tot mobilexpense.

Implementatie

“Ik kon alles zelf in een paar dagen inrichten,” vertelt Steven van Ginkel, Manager Finance & Control. Medewerkers in het systeem laden ging vlot en het plaatsen van de handleiding op het intranet - samen met filmpjes over hoe mobilexpense werkt - betekenden dat een mailtje volstond om van start te gaan met ons nieuwe declaratieproces. Bij vragen was de mobilexpense helpdesk altijd bereikbaar; ze dachten ook echt met ons mee en zijn technisch goed onderbouwd. De persoonlijke aandacht die ze hierbij aan je als klant besteden is onbetaalbaar.”

Resultaat

Mobilexpense werd onmiddellijk enthousiast onthaald door de medewerkers van GREEN. “Mensen kunnen zich zelfs amper nog voorstellen dat het voorheen allemaal handmatig gebeurde,” voegt Steven toe. “Onkostennota’s worden binnen de week uitbetaald en het systeem is zo gebruiksvriendelijk dat nieuwe medewerkers zelfs geen handleiding nodig hebben. Onze administratie is up-to-date en we hebben betere fiscale informatie waarmee fouten en vragen achteraf vermeden worden. Zeker nu thuiswerken het nieuwe normaal wordt, is dit een grote meerwaarde.”

Requirements

  • Naadloze aansluiting met Yardi ERP-pakket
  • Digitale toegang met mobiele app voor declaraties on the go
  • Eenvoudige inrichting en goede technische ondersteuning

Geplaatst op 07 sep. 2021