Gilde Buy Out Partners

2 minutes leestijd

Timon studler AB Ga Vh Jxw DQ unsplash
  • 1982
    • Opgericht in
  • 30
    • Declaranten
  • Unit4
    • ERP-pakket

Het oude declaratiesysteem was uit de tijd. Creditcardhouders moesten bonnetjes bijhouden en maandelijks declareren samen met de bankafschriften. Bonnetjes raakten zoek, de boekhouding moest alles manueel verwerken. Dat kon beter.

In de afgelopen 40 jaar groeide Gilde Buy Out Partners uit tot een referentie in private equity. Het interne declaratieproces was echter niet mee geëvolueerd met de tijd. Een procesteam zocht uit welke partij het beste aan hun noden kon beantwoorden. Een gebruiksvriendelijke tool zonder overbodige complexiteit en een snelle, persoonlijke aanpak stonden hoog op het verlanglijstje. Mobilexpense kwam als eerste uit de bus. Ruben Gassling, Manager Finance & Control, licht toe hoe de samenwerking tot stand kwam.

Over Gilde Buy Out Partners

Als specialisten in private equity focust Gilde Buy Out Partners zich op bedrijven met een omzet tussen 100 en 250 miljoen in de Benelux en DACH regio. Met een portefeuille van meer dan 3 miljard en investeringen in meer dan 250 bedrijven leggen ze de lat hoog. Elk jaar onderzoeken ze meer dan 150 opportuniteiten om te investeren in succesvolle bedrijven en deze met hun “Portofolio Enhancement Programme” naar een hoger niveau te tillen.

De vraag?

Zoals bij vele andere ondernemingen, was het declaratieproces van onkosten behoorlijk achterhaald bij Gilde Buy Out Partners. Bonnetjes werden in boekentassen, auto’s en bureaus bijgehouden tot het einde van de maand, wanneer ze ingediend moesten worden. Dan werden ze aan de bankuittreksels geniet en getekend voor akkoord met een referentie voor de boekhouding. De bonnetjes raakten vaak zoek en de boekhouding moest elke declaratie apart verwerken.

Selectie

Een directielid vond het tijd voor een andere aanpak. Een projectteam bestaande uit een persoon van de boekhouding en een management assistent selecteerden 3 beschikbare applicaties. Ze contacteerden de referenties telefonisch. Eén applicatie viel af wegens de nodeloze functionaliteiten en 2 applicaties werden uitgetest. Mobilexpense kwam als beste uit de bus, waarbij de snelle reactie de doorslaggevende factor vormde.

Implementatie

“Voor de testfase was al een database gemaakt met alle stappen voor een vlotte implementatie. De koppeling met Unit4 was met hulp van mobilexpense uiteindelijk relatief eenvoudig te realiseren. Alle goedgekeurde declaraties kunnen nu makkelijk worden geïmporteerd in ons Unit4 systeem wat heel veel tijd scheelt. Ook het feit dat we één contactpersoon hadden bij mobilexpense was zeker een pluspunt. Al bij al een zeer positieve ervaring.”

Resultaat

“Vandaag merken we dat mobilexpense goed onthaald wordt bij het personeel.” zegt Ruben.

“We zien vandaag een hoger aantal bonnetjes binnenkomen in vergelijking met onze oude procedure. Onze medewerkers realiseren zich nu dat ze tijd zullen besparen indien ze hun bonnetjes systematisch ingeven. Ook voor de boekhouding zal het een hoop tijd schelen, eens de API operationeel is.” “Zeker nu in tijden van thuiswerk door Covid-19, is mobilexpense een zegen. Met ons oude proces zouden we het uitbetalen van bonnetjes on hold hebben moeten zetten, waardoor onze medewerkers lang op hun geld zouden hebben moeten wachten.”

Requirements

  • Een product dat beantwoordt aan onze wens naar digitalisering van het declaratieproces
  • Geen overbodige functionaliteiten; handig en overzichtelijk
  • Snelle respons en persoonlijk advies
  • API

Geplaatst op 07 sep. 2021