Compli­ance bei Auslands­rei­sen mit dem A1-Formu­lar

Arbeiten Sie (oder Ihre Mitarbeiter) im Ausland, muss ein A1-Formular vorliegen. Erfahren Sie hier alle Hintergründe rund um das A1-Formular und wo und wie Sie dieses Dokument beantragen.

Was ist ein A1-Formular?

Ein A1-Formular ist ein Dokument, das der vorübergehend im Ausland tätigen Person bescheinigt, dass sie im Hinblick auf die Sozialversicherungsvorschriften weiterhin dem Recht des Heimatlandes (Entsendeland) unterliegt. Mit dem A1-Formular weist ein Beschäftigter (z. B. Dienstreisender) nach, dass er bei einer geschäftlich veranlassten Reise ins europäische Ausland über sein Heimatland sozialversichert ist. Er muss dadurch keine doppelten Sozialversicherungsbeiträge zahlen. Das A1-Formular gilt innerhalb der EU, des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) und der Schweiz.

Gültigkeit des A1-Formulars

Das A1-Formular wird für sämtliche Dienstreisen innerhalb der EU, der Schweiz und des EWR benötigt. Dauer und Art der grenzüberschreitenden Reise spielen keine Rolle. Grundsätzlich gilt das A1-Formular für die Dauer des Einsatzes im Ausland, maximal für den Zeitraum von 24 Monaten.

Wer muss ein A1-Formular vorlegen können?

Angestellte, Beamte - und seit 2022 auch Selbständige - müssen ein A1-Formular für grenzüberschreitende Dienstreisen beantragen. Das Formular muss grundsätzlich vor der Reise ins Ausland beantragt werden. Eine Ausnahme gilt für kurzzeitige oder kurzfristig anberaumte Aufenthalte, die bis zu 7 Tagen dauern (siehe: Bundesministerium für Arbeit und Soziales, BMAS). In solchen Fällen kann das A1-Formular auch nachträglich beantragt werden.

Personen, die keine EU-, EWR- oder Schweizer Staatsangehörigkeit haben, werden Drittstaatsangehörige genannt. Auch für diese Personen kann ein A1-Formular ausgestellt werden. Dies wurde durch Unterzeichnung der Drittstaatsangehörigen-Verordnung VO (EU) 1231/2010 festgelegt.

Personen, die gewöhnlich in mehreren Mitgliedstaaten tätig sind, können ein A1-Formular für die Dauer von 5 Jahren ausgestellt bekommen.

Wie beantrage ich ein A1-Formular?

Sind Sie als Dienstreisender angestellt, ist der Arbeitgeber ist für die Beantragung des A1-Formulars zuständig. Das Antragsverfahren wird zwingend auf elektronischem Weg durchgeführt. Selbständige Reisende beantragen das A1-Formular selbst. Das A1-Formular kann in digitaler oder in Papierform ausgestellt werden.

Wo beantrage ich ein A1-Formular?

Wo Sie ein A1-Formular beantragen, hängt davon ab, wie Sie krankenversichert sind. Ist ein Arbeitnehmer in einer gesetzlichen Krankenkasse freiwillig oder pflichtversichert, wird das A1-Formular bei der Krankenkasse beantragt. Ist ein Dienstreisender privat krankenversichert, muss der Antrag bei der Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen (ABV) gestellt werden.

Ist die betreffende erwerbstätige Person privat krankenversichert und nicht berufsständisch versorgt, ist der Rentenversicherungsträger für die Ausstellung des A1-Formulars zuständig. Personen, die gewöhnlich in mehreren Mitgliedstaaten tätig sind, stellen ihren Antrag beim zuständigen Träger des Heimatlandes. In Deutschland ist dies der GKV-Spitzenverband.

Kosten des A1-Formulars

Das A1-Formular ist auf ausländischen Dienstreisen und allen dienstlichen Tätigkeiten im Ausland Pflicht. Kann der Mitarbeiter oder der Selbständige ein solches Formular nicht vorweisen, müssen Arbeitnehmer und Arbeitgeber mit empfindlichen Strafen rechnen. Ein A1-Formular gibt es ab etwa € 10. Diese Kosten sind es wert, wenn man das Bußgeld bedenkt, das bei Nichtvorliegen des Dokuments fällig wird.