Im Bereich der Unternehmensausgaben können sich selbst die kleinsten Kosten anhäufen und sich negativ auf Ihren Profit auswirken. Bei Mobilexpense ist es unser oberstes Ziel, die kleinsten Details zu priorisieren, um das wertvollste Gut unserer Kunden zu erhalten: die Zeit ihrer Beschäftigten.
Aus diesem Grund haben wir unsere revolutionären Mobilexpense-Karten eingeführt, die perfekte Ergänzung zu unserer Declaree-App für das Ausgabenmanagement. Und wissen Sie was? Sie haben die volle Kostenkontrolle direkt auf Ihrem Smartphone.
Als starke Verfechter unseres eigenen Produkts, vertrauen wir auf die Kraft des Kundenfeedbacks. Deshalb haben wir uns an Paul Staal gewandt, den Vorstandsdirektor von Conbit und treue Declaree-Kunden seit 2017. Wir waren gespannt auf seine Meinung darüber, wie Mobilexpense Cards den Prozess der Ausgabenverwaltung verbessert haben.
Herausforderungen
Wie viele andere Unternehmen nutzte Conbit anfangs die klassischen, von der Bank zur Verfügung gestellten Kreditkarten. Doch schon bald stießen sie auf verschiedene Herausforderungen, wobei die Größte war, die Zahlungen korrekt zu verfolgen.
Da die Beschäftigten von Conbit häufig auf Geschäftsreisen waren, blieb die Erfassung der Unternehmensausgaben oft auf der Strecke. Dies führte zu einem frustrierenden und zeitintensiven Prozess, bei dem zahlreiche E-Mails zwischen der Buchhaltung und den Mitarbeitern ausgetauscht wurden, während gleichzeitig nach fehlenden Belegen gesucht wurde.
"Es war sehr mühsam für uns, sicherzustellen, dass wir für alle Zahlungen, die wir getätigt hatten, eine entsprechende Nachweise hatten", so Paul.
Die Bestellung neuer Karten war ebenfalls ein zeitaufwändiger Prozess, der das Ausfüllen von Papierformularen, das Versenden von PDF-Dokumenten per E-Mail und lange Wartezeiten auf eine Bestätigung beinhaltete, ohne dass eine Genehmigung garantiert werden konnte.
Daher suchte Conbit aktiv nach einer Lösung, um seine Ausgaben- und Kartenverwaltung zu optimieren. Da sie bereits die Declaree-App nutzten, war es für sie eine natürliche Entwicklung, von ihren klassischen Kreditkarten zu Mobilexpense-Kreditkarten zu wechseln, sobald die Lösung verfügbar war.
Das Ergebnis
Alle Zahlungen werden nahtlos und problemlos dokumentiert und erfasst.
Die Einführung von Mobilexpense-Kreditkarten hat das Spesenmanagement von Conbit revolutioniert und die Effizienz erheblich gesteigert. Durch die automatische Erfassung der Zahlungen in der Declaree-App und die rechtzeitige Erinnerung an die Einreichung der Belege haben die Mitarbeiter, insbesondere die Vielreisenden, eine vereinfachte und optimierte Erfahrung gemacht. Diese Änderung hat sich tiefgreifend auf ihren Alltag ausgewirkt und macht das Spesenmanagement zu einem Kinderspiel, selbst für diejenigen, die auf internationalen Reisen unterwegs sind.
"Es macht das Leben sehr viel einfacher, wenn man rund um den Globus unterwegs ist. Durch den Einsatz von Mobilexpense-Kreditkarten konnten wir unsere Effizienz um 80 % steigern."
Kompatibilität mit der Mobilexpense-App
Conbit entdeckte die ideale Synergie mit Mobilexpense-Karten, da sie sich problemlos in ihre aktuelle Spesenmanagement-App, Declaree by Mobilexpense, integrieren lassen. Die Mitarbeiter waren begeistert von der Einfachheit, mit der ihre Zahlungen automatisch in der App protokolliert werden und sie Erinnerungen für Quittungen erhalten.
"Früher war es sehr mühsam, Zahlungen zu erfassen. Mit der neuen Situation machen Sie einfach eine Zahlung und sofort wird diese Zahlung in der Declaree-App erfasst. Damit sind alle sehr zufrieden."
Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Kreditkarten, ohne dass Sie die Bank mit einbeziehen müssen.
Darüber hinaus bot Mobilexpense den Mitarbeitern von Conbit mehr Flexibilität, da sie die Kreditkarten im Falle des Verlassens des Unternehmens einfach online sperren oder deaktivieren konnten. Außerdem vereinfachte die Einführung virtueller Karten, die Buchung von Flügen oder Hotels für die Mitarbeiter, da der langwierige Prozess der Bestellung einer klassischen Karte entfiel.
Darüber hinaus ermöglicht es den Kartenverwaltern eine einfache Anpassung der Ausgabelimits, so dass keine Anrufe bei der Bank mehr nötig sind und keine Wartezeiten entstehen.
Kurz und knapp
Conbit hat durch die Einführung von Mobilexpense-Kreditkarten zahlreiche Vorteile erfahren, wie z. B. eine einfachere, effizientere und angenehmere Abwicklung von Verwaltungsaufgaben. Was früher Kopfschmerzen bereitete, ist jetzt ein nahtloser und lohnender Teil der Geschäftsabläufe. Die kleine Veränderung durch die Einführung von Mobilexpense-Karten hat einen bedeutenden Unterschied gemacht, der die Art und Weise, wie die Mitarbeiter von Conbit ihre täglichen Aufgaben wahrnehmen, beeinflusst und es Conbit ermöglicht, sich auf Wachstum und Produktivität zu konzentrieren, anstatt sich mit Verwaltungsaufgaben zu beschäftigen.
"Das Wichtigste ist, dass es das Leben sehr viel einfacher macht, und das macht die Verwaltungsarbeit viel angenehmer als früher, wo sie eher Kopfschmerzen bereitete. Jetzt ist es viel leichter zu erledigen. Kostenmanagement fühlt sich nicht mehr wie ein mühsamer Job an.”
