Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren eine transformative Wirkung auf Unternehmen aller Größenordnungen gehabt.
Als modernes Unternehmen gehen wir bei Mobilexpense davon aus, dass die Implementierung digitaler Technologien und Prozesse entscheidend ist, um auch in der Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben.
In diesem Artikel beleuchten wir einige Vorteile der Digitalisierung für Unternehmen , insbesondere im Hinblick auf Dienstreisen und Reduzierung von Zeit- und Verwaltungsaufwand.
1. Digitales Reisekosten-Management auf Dienstreisen
Neben der eigentlichen Arbeit eines Dienstreisenden (z. B. Kundengespräche, Meetings mit Geschäftspartnern) muss sich dieser natürlich auch mit dem Thema Reisekosten und Auslagenerstattung befassen.
Um eine gesetzeskonforme Reisekostenabrechnung zu erstellen, muss ein Dienstreisender Arbeitgeber Formulare ausfüllen, Angaben zur Reise machen, Ausgaben begründen, Entfernungen berechnen, Belege sammeln... Der Umfang dieser administrativen Tätigkeiten wird von vielen Dienstreisenden eher als lästige Aufgabe empfunden.
Dank der innovativen Reisekosten-App von Mobilexpense ist das Erstellen einer Reisekostenabrechnung mit wenigen Klicks möglich. Vor Antritt der Reise müssen lediglich die Eckdaten der Reise (u. a. Name des Mitarbeiters, Dauer und Zweck der Reise, Beginn und Ende der Reise) eingegeben werden, den Rest erledigt die App.
Belege dürfen gemäß der Neufassung der GoBD mobil eingescannt werden und - in vielen Fällen - sogar der Originalbeleg vernichtet werden.
Zahlungen mit der Firmenkreditkarte werden dank Mobilexpense automatisch den entsprechenden Belegen zugeordnet.
Die Datenübertragung geschieht in Echtzeit und sämtliche Daten werden fälschungssicher und jederzeit abrufbar auf dem heimischen Server oder in der Cloud gespeichert. Die App ist auch in der Lage, aktuelle Spesensätze für international Reisende zu ermitteln.
2. Effiziente Meetings dank digitaler Tools
Die Digitalisierung bietet Unternehmen eine Reihe von Möglichkeiten, Dienstreisen effizienter zu gestalten. Durch den Einsatz digitaler Tools und Technologien können Meetings und Konferenzen auch online abgehalten werden.
Virtuelle Meetings ermöglichen es Mitarbeitern, unabhängig von ihrem Standort miteinander zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten.
Videokonferenzlösungen bieten eine nahezu persönliche Erfahrung und ermöglichen es Unternehmen, Zeit und Ressourcen einzusparen, die sonst für Reiseplanung, Flugbuchungen und Unterkünfte aufgewendet werden müssten.
3. Zeitersparnis durch automatisierte Verwaltung
Ein weiterer großer Vorteil der Digitalisierung für moderne Unternehmen liegt in der automatisierten Verwaltung von Geschäftsprozessen. Durch den Einsatz von Softwarelösungen können repetitive und zeitaufwändige Aufgaben automatisiert werden.
Beispielsweise können digitale Buchhaltungssysteme Rechnungen und Zahlungen automatisch verwalten, wodurch der manuelle Aufwand reduziert wird.
Projektmanagement-Tools ermöglichen eine effiziente Zusammenarbeit, indem sie Aufgabenverteilung, Fortschrittsverfolgung und Terminplanung vereinfachen.
Durch die Automatisierung von Verwaltungsprozessen können Mitarbeiter ihre Zeit auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren, anstatt sich mit Papierkram und bürokratischen Aufgaben zu beschäftigen.
4. Verbesserte Datenanalyse
Die Digitalisierung bietet Unternehmen nicht nur die Möglichkeit, Zeit und Verwaltungsaufwand zu reduzieren, sondern auch zahlreiche weitere Vorteile.
Der Einsatz von Datenanalyse und Business Intelligence ermöglicht es Unternehmen, wertvolle Erkenntnisse aus ihren Daten zu gewinnen und fundierte Entscheidungen zu treffen.
Durch den Aufbau einer starken Online-Präsenz können Unternehmen ihre Reichweite vergrößern und potenzielle Kunden erreichen. Analysetools können Unternehmen dabei unterstützen können, diese Daten zu sammeln und auszuwerten. Unternehmen können ihre Inhalte und ihr Angebot anschließend für ihre Zielgruppe optimieren, um den Umsatz zu steigern.
5. Mehr Zugänglichkeit und Sicherheit
Nicht nur Belege gehen verloren, sondern auch Daten.
Statt langem Suchen nach Notizen und Abtippen von To-Dos, verbessert die Digitalisierung auch die Zugänglichkeit der Daten. So lassen sich online gespeicherte Dokumente und Informationen nicht so schnell verlegen wie handschriftliche Notizen eines Meetings.
Online Notizen können dank digitaler Tools einfach mit Kollegen und Kunden geteilt werden.
Fazit
Die Digitalisierung bietet modernen Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen. Durch den Einsatz digitaler Technologien und Prozesse können Unternehmen Zeit- und Verwaltungsaufwand reduzieren, effizientere und nachhaltigere Dienstreisen ermöglichen und innovative Möglichkeiten zur Steigerung der Kundenzufriedenheit erschließen.
Unternehmen, die die Chancen der digitalen Transformation nutzen, sind in der Lage, flexibler und agiler auf Veränderungen in der Geschäftswelt zu reagieren und sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.
Insgesamt bietet die digitale Zukunft eine Vielzahl von Möglichkeiten für Unternehmen, sich weiterzuentwickeln und erfolgreich zu sein. Durch die Implementierung digitaler Lösungen können Unternehmen ihre Effizienz steigern, ihre Kunden besser ansprechen und ihren Mitarbeitern eine flexiblere Arbeitsumgebung bieten.
Mobilexpense ist bereit, die Herausforderungen der digitalen Transformation anzunehmen und die Vorteile der digitalen Zukunft zu nutzen. Entdecken Sie unsere innovativen Lösungen und optimieren Sie mit uns Ihr Expense Management. Kontaktieren Sie uns und lassen Sie sich umfassend zu den Möglichkeiten für Ihr Unternehmen beraten.
