Belege sind das Fundament jeder ordnungsgemäßen Buchführung – doch was passiert, wenn einer fehlt?
Ob beim Geschäftsessen, an der Parkuhr oder während einer Dienstreise: Im Unternehmensalltag kommt es immer wieder vor, dass Quittungen oder Rechnungen verloren gehen oder gar nicht erst ausgestellt werden. Damit Ausgaben trotzdem korrekt abgerechnet werden können, gibt es eine Lösung – den Eigenbeleg, auch bekannt als Ersatzbeleg.
Doch in der Buchhaltung gilt nach wie vor der Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg. Was also tun, wenn der Nachweis fehlt? Hier kommt der Eigenbeleg, auch Ersatzbeleg genannt, ins Spiel. Dieses kleine Dokument kann über die Anerkennung einer betrieblichen Ausgabe entscheiden – und darüber, ob Mitarbeitende ihre Kosten erstattet bekommen.
Ein Eigenbeleg ist ein selbst ausgestellter Nachweis über eine Ausgabe, wenn kein offizieller Beleg – etwa eine Rechnung oder Quittung – vorhanden ist. Er gilt als Ersatz für den Fremdbeleg, also für Dokumente, die normalerweise von Dritten ausgestellt werden.
Das kann aus ganz unterschiedlichen Gründen nötig werden:
Auch bei Privatübernachtungen oder Kilometerpauschalen kommt der Eigenbeleg häufig zum Einsatz. Wichtig ist jedoch: Nur betrieblich oder beruflich veranlasste Ausgaben dürfen so dokumentiert werden. Private Aufwendungen können auf diesem Weg nicht geltend gemacht werden.
Der Eigenbeleg ist damit eine Art Notlösung – nützlich, aber mit klaren Grenzen. Er ersetzt keinen Originalbeleg, sondern dient lediglich dazu, den geschäftlichen Charakter einer Ausgabe plausibel zu machen.
Damit der Eigenbeleg alle Anforderungen von Buchhaltung und Finanzamt erfüllt, lohnt sich die Arbeit mit einer einheitlichen Vorlage. Sie sorgt dafür, dass keine Pflichtangaben vergessen werden und jede Ausgabe vollständig dokumentiert ist.
Ein häufiger Irrtum: Ein Eigenbeleg genügt zwar, um eine Betriebsausgabe steuerlich zu berücksichtigen, nicht jedoch, um die Vorsteuer geltend zu machen.
Der Grund liegt in den Paragrafen § 14 und § 15 des Umsatzsteuergesetzes (UStG): Nur eine ordnungsgemäße Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer berechtigt zum Vorsteuerabzug.
Ein selbst erstellter Beleg erfüllt diese Anforderung nicht – daher ist der Vorsteuerabzug ausgeschlossen.
Auch die Umsatzsteuerrückerstattung ist in diesem Fall nicht möglich, da das Finanzamt für eine Erstattung ebenfalls eine korrekte Rechnung verlangt.
Die Grenze von 250 Euro betrifft lediglich Kleinbetragsrechnungen, also vereinfachte Fremdbelege. Sie besagt, dass bei diesen Beträgen weniger Pflichtangaben nötig sind (z. B. keine Steuernummer).
Für Eigenbelege gilt diese Vereinfachung nicht – sie müssen immer plausibel und nachvollziehbar sein, unabhängig von der Höhe des Betrags.
Bewirtungen und Übernachtungen sind steuerlich sensible Bereiche.
Bei Bewirtungsbelegen sind zwingend folgende Angaben erforderlich: Anlass der Bewirtung, Ort, Datum, Teilnehmende (Namen und Firmen) sowie Höhe der Aufwendungen.
Fehlt hier die Originalrechnung, lehnen Finanzämter einen Eigenbeleg in der Regel ab. Ähnlich streng sind die Vorgaben bei Hotelrechnungen: Diese müssen stets auf die Unternehmensanschrift ausgestellt sein, selbst bei Kleinbeträgen unter 250 €.
Eigenbelege unterliegen denselben Regeln wie andere Buchungsunterlagen:
Nach § 147 der Abgabenordnung (AO) beträgt die Aufbewahrungsfrist zehn Jahre.
Besonders wichtig ist hierbei die GoBD-Konformität – also die Einhaltung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Unterlagen in elektronischer Form.
Das bedeutet: Belege dürfen nicht nachträglich verändert werden, müssen revisionssicher archiviert und jederzeit nachvollziehbar abrufbar sein.
Damit ein Eigenbeleg von der Buchhaltung oder dem Finanzamt anerkannt wird, sollte er alle wesentlichen Informationen enthalten, die auch auf einem Originalbeleg stehen würden.
Ein kurzer Hinweis auf der Belegvorlage, warum der Originalbeleg fehlt, sorgt für Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
Einheitliche Vorlagen erleichtern die Erstellung erheblich – und verhindern, dass wichtige Angaben vergessen werden.
In der Praxis kommt es häufig vor, dass sich Eigenbelege in der Buchhaltung häufen. Das kann schnell kritisch werden – aus mehreren Gründen:
Ein Beispiel:
Ein Finanzteam erhält die Reisekostenabrechnung eines Mitarbeitenden mit 15 Eigenbelegen – für Taxi, Trinkgeld, Parkgebühren. Jeder dieser Belege muss manuell geprüft und freigegeben werden. Das verzögert nicht nur die Auszahlung, sondern erschwert auch die Nachvollziehbarkeit.
Darum gilt: Eigenbelege sind eine Ausnahme, kein Ersatz für eine sorgfältige Belegerfassung.
Die gute Nachricht: Moderne Technologien machen das Thema „Beleg verloren“ fast überflüssig.
Mit einer Ausgabenmanagement-Software wie Mobilexpense lassen sich Belege sofort digital erfassen – GoBD-konform, sicher und automatisiert.
Mit dem KI-gestützten Belegscanner von Mobilexpense genügt ein Foto:
Die App liest alle relevanten Daten automatisch aus, erstellt den digitalen Beleg und ordnet ihn der richtigen Ausgabe zu.
So gehen Quittungen weder verloren noch werden sie unleserlich – und Eigenbelege werden zur seltenen Ausnahme.
Falls doch ein Beleg fehlt, erkennt das System die Lücke automatisch. Mitarbeitende erhalten eine Erinnerung, die Ausgabe nachzureichen oder falls nötig einen Eigenbeleg einzureichen.
Für Buchhaltende oder Controller wird die Prüfung einfacher:
Jede Ausgabe ist eindeutig nachvollziehbar, inklusive Historie, Kommentaren und Anhängen.
Alle digital erfassten Belege werden GoBD-konform archiviert – unveränderbar, nachvollziehbar und bei Bedarf sofort abrufbar.
Das senkt den Verwaltungsaufwand, vermeidet Papierchaos und reduziert das Risiko, dass Dokumente im Prüfungsfall fehlen.
Damit der Umgang mit Eigenbelegen klar geregelt ist, lohnt sich eine einfache interne Richtlinie. Sie sollte festlegen:
So schaffen Sie einheitliche Standards, vermeiden Diskussionen und sorgen dafür, dass Ihr Unternehmen im Fall einer Prüfung auf der sicheren Seite steht.
Ein Eigenbeleg ist hilfreich, wenn es keine andere Lösung gibt. Aber er sollte nicht zur Gewohnheit werden. Er bringt zusätzliche Arbeit, birgt steuerliche Risiken und schränkt den Vorsteuerabzug ein.
Mit einer modernen, digitalen Lösung lässt sich das vermeiden.
Die Mobilexpense-App ermöglicht eine automatische Echtzeit-Erfassung von Belegen, Erinnerungen bei fehlenden Nachweisen und eine GoBD-konforme Archivierung.
So bleiben Sie steuerlich auf der sicheren Seite, sparen Zeit und behalten den Überblick – auch dann, wenn im Alltag einmal ein Beleg verschwindet.