Eine klare Ausgabenrichtlinie (oft auch Spesenrichtlinie genannt) ist die Grundlage für Transparenz, Vertrauen und effiziente Kostenkontrolle.
Sie legt fest, wie Mitarbeitende geschäftliche Ausgaben tätigen, dokumentieren und erstattet bekommen – und sorgt dafür, dass Budgetgrenzen eingehalten, steuerliche Vorgaben beachtet und Prozesse vereinfacht werden.
Doch selbst die beste Richtlinie bleibt wirkungslos, wenn sie zu kompliziert ist oder niemand sie liest. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie eine verständliche, praxisnahe Ausgabenrichtlinie erstellen – inklusive Vorlage, Beispielen und Tipps für die erfolgreiche Umsetzung in Ihrem Unternehmen.
Hinweis: Die beste Richtlinie ist die, die im Alltag funktioniert. Klare Kommunikation und digitale Prozesse sorgen dafür.
Eine Ausgabenrichtlinie ist ein internes Regelwerk, das definiert, welche geschäftlichen Ausgaben zulässig sind, wie sie eingereicht werden und welche Beträge pro Kategorie erlaubt sind. Sie bildet das Rückgrat eines funktionierenden Ausgabenmanagements.
Sie bietet Sicherheit und Orientierung: Wer weiß, welche Kosten erstattungsfähig sind und wie die Freigabe funktioniert, kann Ausgaben ohne Unsicherheit tätigen. Das vermeidet Stress und beschleunigt Rückerstattungen.
Eine klare Richtlinie stärkt die Kontrolle über Ausgaben, reduziert Betrugsrisiken, sorgt für steuerliche Konformität und verbessert die Budgetplanung. Da Mitarbeitende innerhalb definierter Grenzen selbstständig handeln können, entlastet die Richtlinie das Finanzteam und fördert Vertrauen im gesamten Unternehmen.
Kurz gesagt: Eine gut strukturierte Richtlinie senkt Kosten, steigert Transparenz und schafft Klarheit – auf beiden Seiten.
Damit Ihre Richtlinie funktioniert, sollte sie nicht länger als 3–4 Seiten sein und in klarer, strukturierter Form alle relevanten Punkte abdecken.
Zur besseren Übersicht empfiehlt sich eine Einteilung in Kategorien mit klaren Richtwerten:
| Kategorie | Beispiel | Budgetregelung / Hinweis |
|---|---|---|
| Transport | Bahn, Taxi, Privat-Pkw | Öffentliche Verkehrsmittel bevorzugt, Parkkosten nur mit Beleg |
| Unterkunft | Hotel, Airbnb | Maximalpreis pro Nacht nach Stadt, Minibar privat |
| Mahlzeiten & Bewirtung | Frühstück, Mittag, Abendessen | Tageslimit oder Pauschalen gem. BMF, Teilnehmerliste erforderlich |
| Homeoffice | Monitor, Schreibtisch | Bis zu 500 € pro Jahr; Genehmigung vor Anschaffung |
| Events & Schulungen | Konferenz, Weiterbildung | Ticketkosten bis X €, Nebenkosten nach Genehmigung |
| Geschenke | Kunden- oder Mitarbeitendengeschenke | Bis 35 €/60 € gem. steuerlichen Vorgaben |
| Sonstige Ausgaben | Software, Abos, Porto | Auto-Freigabe < 50 €, Monatslimit 200 € |
In solchen Fällen kann ausnahmsweise ein Eigenbeleg akzeptiert werden. Dieser dient als Ersatznachweis, wenn der Originalbeleg nicht mehr verfügbar ist, und sollte sparsam verwendet werden.
Eine gute Richtlinie allein reicht nicht – sie muss auch gelebt werden.
Erklären Sie den Zweck der Richtlinie: Sie dient nicht zur Kontrolle, sondern zur Vereinfachung.
Stellen Sie sicher, dass die Richtlinie leicht verständlich ist – am besten in Alltagssprache statt juristischen Formulierungen.
Hinterlegen Sie die Richtlinie direkt in Ihrem Ausgabenmanagement-Tool. So können Mitarbeitende jederzeit nachlesen, welche Regeln gelten.
Ergänzen Sie sie durch kurze Erklärvideos, FAQ-Bereiche oder In-App-Hinweise.
Sie möchten direkt loslegen? Diese Vorlage bietet eine kompakte Struktur, die Sie einfach an Ihr Unternehmen anpassen können:
1. Zweck und Geltungsbereich
Diese Richtlinie legt fest, wie Mitarbeitende geschäftsbedingte Ausgaben tätigen, einreichen und erstattet bekommen. Sie gilt für alle Unternehmensbereiche und definiert klare Regeln zur Kostenerstattung, um Transparenz und Fairness zu gewährleisten.
2. Grundprinzipien
3. Anspruchsberechtigte Ausgaben
Typische erstattungsfähige Kosten umfassen:
Geschäftsreisen (Transport, Unterkunft, Mahlzeiten)
4. Ausgabenkategorien und Budgets
(siehe Tabelle oben – kann individuell angepasst werden)
5. Genehmigungs- und Erstattungsprozess
6. Ausnahmen und Sonderregelungen
In begründeten Fällen (z. B. Verlust eines Belegs) kann über eine kurze Begründung im Tool eine Ausnahme mittels Eigenbeleg beantragt werden.
7. Compliance & Dokumentation
Alle Ausgaben werden GoBD-konform und revisionssicher digital archiviert. Die Richtlinie wird jährlich überprüft und bei Bedarf aktualisiert.
Hinweis: Sie können diese Struktur als Vorlage für Ihr internes Richtliniendokument übernehmen oder im Mobilexpense-System direkt hinterlegen – inklusive automatischer Prüfregeln und Budgetgrenzen.
Mit einer modernen Ausgabenmanagement-Software wie Mobilexpense lassen sich Richtlinien nicht nur dokumentieren, sondern auch automatisiert durchsetzen.
Durch Automatisierung reduzieren Sie manuelle Prüfungen und schaffen Zeit für das, was wirklich zählt: finanzielle Strategie statt Kontrolle.
Eine Ausgabenrichtlinie ist mehr als ein Regelwerk – sie ist ein Vertrauensrahmen zwischen Unternehmen und Mitarbeitenden.
Sie sorgt für Fairness, Effizienz und steuerliche Sicherheit – und schafft die Basis für ein modernes, digitales Finanzmanagement.
Mit Tools wie Mobilexpense wird die Umsetzung nicht nur einfacher, sondern auch nachhaltiger: Richtlinien bleiben aktuell, Prozesse transparent, und das Finanzteam behält jederzeit den Überblick.