Spesenmanagement Software | GoBD-konform & prüfsicher

Belege erfassen ohne manuellen Aufwand

Der KI-gestützte Belegscanner von Declaree by Mobilexpense liest relevante Daten automatisch aus und erstellt Spesenabrechnungen in wenigen Sekunden.

Freigaben strukturiert und nachvollziehbar steuern

Automatisieren Sie Genehmigungsprozesse nach Ihren Vorgaben. Definieren Sie Freigabeworkflows, Kostenstellen und Regeln für maximale Transparenz.

Immer compliant – ganz automatisch

Das System unterstützt Sie dabei, interne Richtlinien, steuerliche Vorgaben und gesetzliche Anforderungen zuverlässig einzuhalten.

Nahtlose Integration in Ihre bestehenden Systeme

Integrieren Sie ERP-, Buchhaltungs- und HR-Systeme in bestehende Finanzprozesse. Spesendaten werden automatisch übertragen, korrekt zugeordnet und für die weitere Verbuchung bereitgestellt. Das reduziert manuellen Abstimmungsaufwand und sorgt für konsistente Daten in DATEV, ERP und Buchhaltung.

Integrationen für Spesenmanagement mit DATEV, Personio, Exact, Diamant Software und d.velop zur automatisierten Verbuchung und Datenübertragung

Klare Richtlinien und Freigaben für kontrollierte Spesenprozesse

Definieren Sie Ausgabenrichtlinien, Freigabeprozesse und Limits passend zu Ihren internen Vorgaben. Spesen werden automatisch geprüft und nur freigegeben, wenn sie den definierten Richtlinien entsprechen. So bleiben Prozesse transparent, nachvollziehbar und revisionssicher.

Richtlinienverstoß wird automatisch in der Mobilexpense-App angezeigt

Buchhaltungsfertige und prüfsichere Spesenprozesse

Alle Spesen und Reisekosten werden vollständig dokumentiert. Freigaben, Richtlinien und Prüfregeln sorgen dafür, dass nur korrekt geprüfte Daten in die Buchhaltung und ERP-Systeme gelangen. So schaffen Sie eine verlässliche Grundlage für Abschlüsse, Prüfungen und steuerliche Anforderungen.

Ein Screenshot der Spesenmanagement-Plattform Mobilexpense

Compliance und Kontrolle für europäische Anforderungen

Unterschiedliche Länder bringen komplexe steuerliche und regulatorische Anforderungen mit sich. Mehrwertsteuer, lokale Vorgaben sowie Anforderungen wie DSGVO und GoBD werden zuverlässig berücksichtigt. So bleiben Ihre Spesenprozesse nachvollziehbar, prüfsicher und rechtskonform.

DSGVO-, ISO-27001- und Compliance-Zertifizierungen für prüfsicheres und datenschutzkonformes Spesenmanagement in Unternehmen

Zeitersparnis beim Kreditkartenabgleich

weniger administrativer Aufwand pro Reise

Transparenz über alle Ausgaben

Ja. Mobilexpense lässt sich mit führenden ERP-, Buchhaltungs-, HR- und Payroll-Systemen wie SAP, Microsoft Dynamics 365, DATEV, Diamant und d.velop verbinden. Je nach Systemlandschaft können Daten über native Schnittstellen oder API-basierte Integrationen synchronisiert werden, um Abstimmungsprozesse zu vereinfachen, manuellen Aufwand zu reduzieren und Ausgabendaten nahtlos in bestehende Systeme zu integrieren.

Mobilexpense ist auf die Anforderungen deutscher Finanzprozesse ausgelegt und unterstützt Mehrwertsteuer, lokale Vorschriften sowie internationale Strukturen umfassend.
Im Gegensatz zu US-zentrierten oder kartenbasierten Lösungen bietet Mobilexpense die Flexibilität, sich in Ihre bestehenden Abläufe, Systeme und Zahlungsprozesse einzufügen.

Mobilexpense automatisiert den gesamten Spesenprozess – von der Belegerfassung über Richtlinienprüfungen bis hin zu Freigaben und Reporting.
Das reduziert manuellen Aufwand, erhöht die Genauigkeit und gibt Finanzteams jederzeit Transparenz über alle Ausgaben.

Ja. Mobilexpense ist für Unternehmen ausgelegt, die in mehreren Ländern tätig sind, und unterstützt verschiedene Währungen, die korrekte Behandlung von Mehrwertsteuer, Pauschalen sowie die Erfassung von Reisekosten und Kilometergeld.
Richtlinien und Workflows lassen sich an lokale Anforderungen anpassen, während die zentrale Kontrolle erhalten bleibt.

Ja. Mobilexpense erfüllt vollständig die Anforderungen der DSGVO und verfügt über drei zentrale Zertifizierungen und Compliance-Nachweise: ISO/IEC 27001:2022, PCI DSS sowie ISAE 3402 Type 2. Wir folgen strengen Sicherheits- und Datenschutzstandards, um Ihre Finanzdaten zuverlässig zu schützen.

Mobilexpense ist ideal für mittelständische und größere Unternehmen, die Ausgaben über mehrere Gesellschaften oder Länder hinweg verwalten.
Besonders geeignet ist die Lösung für Finanzteams, die mit komplexen Freigabeprozessen, Compliance-Anforderungen und Integrationen arbeiten.

Ja. In einer Demo gehen wir gemeinsam Ihre Prozesse, Integrationen und Anforderungen durch und zeigen Ihnen, wie sich Mobilexpense in Ihre Organisation einfügt.

Die Preise richten sich nach der Größe Ihres Unternehmens, der Anzahl der Nutzer und der Komplexität Ihrer Anforderungen (z. B. Gesellschaften, Länder und Integrationen).
In der Regel beginnen die Kosten bei etwa 8 € pro Nutzer und Monat – abhängig von Ihrer Konfiguration.
Vereinbaren Sie eine Demo, um ein individuelles Angebot zu erhalten.

„Declaree ist sehr benutzerfreundlich. Auch ohne Schulung konnten unsere Mitarbeitenden sofort mit der Abrechnung beginnen. Die OCR ist sehr schnell und erfasst alle Belegdaten, selbst wenn die App offline genutzt wird.“

Danny S.

Financial assistant to CFO

„Die Endnutzer empfinden die Anwendung als sehr intuitiv und einfach zu bedienen. (…) Für unsere Finanzabteilung ermöglicht der Freigabeprozess von Declaree, den Abrechnungsprozess unter Kontrolle zu behalten.“

Verifizierter Nutzer

Mechanical or Industrial Engineering

„Es ist ein sehr praktisches Tool, um Berichte zu erstellen und alle Abrechnungen gebündelt zusammenzuführen. Die Integration der mobilen App und des Webtools funktioniert ebenfalls gut.“

Vincent P.

Assistant professor

„Es ist eine sehr einfache App, die sich auf einzelne Nutzer anpassen lässt, indem Standardwerte für Währung und Projekt festgelegt werden. Es ist einfach, Belege mit dem Smartphone zu fotografieren und Spesenabrechnungen einzureichen.“

Verifizierter Nutzer

Mechanical or Industrial Engineering

Manage all business credit cards online and in real-time

Instantly issue or block business credit cards, manage lost cards, pin codes and more from our online application’s central dashboard. Manage spend and employee cards from one application. And you won't ever have to set foot in a bank.

Automated policy enforcement ensures that expenses are compliant. Combined with a real-time view on expenses, overspending becomes nearly impossible.

Understanding the Dutch Government's CO2 Reporting Requirements

In response to the growing concerns about climate change and the Netherlands' commitment to reducing CO2 emissions, the Dutch government introduced new legislation to monitor and manage the environmental impact of work-related travel. This legislation, known as the "Rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit (WPM)", mandates organisations with a workforce of 100 or more to provide detailed reports on the CO2 emissions resulting from their employees' business and commuting travels.

Starting from 1 January 2024, if your organisation falls into this category, you'll be required to maintain a record of the CO2 emissions from both business trips and daily commutes of your employees. This data will play a crucial role in the country's efforts to understand and reduce the carbon footprint of work-related travels, which currently account for a significant portion of the total kilometers driven in the Netherlands. The deadline for submitting the required data for the year 2024 is set for 30 June 2025.

This move by the government not only emphasizes the importance of environmental responsibility but also underscores the role employers play in promoting sustainable travel options and practices.

For a comprehensive understanding of these requirements and to ensure your organization remains compliant, the official RVO website offers detailed insights.

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Join the movement of CO2 emissions tracking

CO2 emissions tracking is at the forefront of sustainable business practices. Find out more about what emissions tracking is, why it's necessary, the tools you can use for it and the benefits for your company - and the planet.

"Mobilexpense is a real game-changer for us."

Our Mobilexpense solution is a real game-changer for us. With the convenience of self-issued credit cards for employees and seamless integration of claims data for administration, we not only save valuable time but also have complete control over our expenses. Efficiency and convenience come together in this super service. For our international projects, we now even give temporary cards to freelancers with a set expiry date. For office workers, a virtual card. Super convenient.

"[We] have reduced the time needed to manage expenses by 50%."

The integration of credit cards with the expense application has reduced the amount of lost receipts, accelerated the expense claims and contributes to a general smoothening of our expense management. It was easily deployed and accepted by the people and has reduced the time needed to manage expenses by 50%.

"It's a win-win for efficiency and trust!"

The new Mobilexpense cards provide complete card management for us at Ovotrack, making it super easy to order and distribute new cards, but also to set limits to transactions or monthly spend, and have real-time insight in all transactions. Our employees value their independence and the ability to manage their spending in real-time using either a plastic or virtual card, directly linked to their mobile app. It's a win-win for efficiency and trust!

Spesenmanagement, dem Ihre Buchhaltung vertrauen kann

Für Finanzteams, die Wert auf korrekte Verbuchung, transparente Prozesse und prüfsichere Spesendaten legen.

Über 3.000 Unternehmen in Europa nutzen Declaree für ihr Spesenmanagement

Vom Beleg bis zur Buchung: Ihr gesamtes Spesenmanagement in einem System