Declaree: Die smarte Rydoo-Alternative für Unternehmen

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Declaree

Rydoo

Nutzung bestehender Visa-, Mastercard-, AirPlus- oder Amex-Karten

Erkennung mehrerer Mehrwertsteuersätze (automatisches Splitting)

CO₂-Tracking (Add-On)

Automatisierte Berechnung von Kilometerpauschalen und Verpflegungsmehraufwand

„Beim Abgleich der Kreditkartenabrechnungen sparen wir etwa 80 % Zeit.“

Maximilian van Ackeren, Leiter Mittelstand und Technische Regulierung

„Ich importiere Ausgabenberichte heute in Minuten – früher hat das Stunden gedauert.“

Betty Bajec, HR- und Lohnabrechnungsadministratorin

„Die App ist sehr leicht zu verstehen. Sie ist wirklich gut.“

Benjamin Zajonskowski, Project Manager bei RIL

Automatisierte Kilometererfassung

Berechnen Sie Fahrstrecken automatisch über die Google-Maps-Integration – inklusive gesetzlicher Kilometerpauschalen, direkt den Ausgaben hinzugefügt.

Verpflegungspauschalen

Berechnen und erfassen Sie Verpflegungsmehraufwand basierend auf den aktuellen BMF-Pauschalen. Wenden Sie wahlweise die gültigen gesetzlichen Werte oder unternehmensspezifische Sätze an – inklusive automatischer Kürzungen bei gestellten Mahlzeiten.

Regeln und Workflows

Erstellen Sie individuelle Genehmigungs- und Kontrollprozesse und verwalten Sie komplexe Freigabe- und Eskalationsworkflows mit nur wenigen Klicks.

Ausgabenrichtlinien

Setzen Sie maßgeschneiderte Unternehmensregeln und Ausgabenlimits pro Kategorie für unterschiedliche Mitarbeitendengruppen um.

Mehrsprachiger Support

Verfügbar in 7 Sprachen: Englisch, Deutsch, Niederländisch, Französisch, Italienisch, Spanisch und Portugiesisch.

Buchhaltungs- und ERP-Anbindung

Übertragen Sie Buchhaltungsdateien automatisch und importieren Sie Daten aus Ihrem ERP- oder Lohnabrechnungssystem.

Manage all business credit cards online and in real-time

Instantly issue or block business credit cards, manage lost cards, pin codes and more from our online application’s central dashboard. Manage spend and employee cards from one application. And you won't ever have to set foot in a bank.

Automated policy enforcement ensures that expenses are compliant. Combined with a real-time view on expenses, overspending becomes nearly impossible.

Understanding the Dutch Government's CO2 Reporting Requirements

In response to the growing concerns about climate change and the Netherlands' commitment to reducing CO2 emissions, the Dutch government introduced new legislation to monitor and manage the environmental impact of work-related travel. This legislation, known as the "Rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit (WPM)", mandates organisations with a workforce of 100 or more to provide detailed reports on the CO2 emissions resulting from their employees' business and commuting travels.

Starting from 1 January 2024, if your organisation falls into this category, you'll be required to maintain a record of the CO2 emissions from both business trips and daily commutes of your employees. This data will play a crucial role in the country's efforts to understand and reduce the carbon footprint of work-related travels, which currently account for a significant portion of the total kilometers driven in the Netherlands. The deadline for submitting the required data for the year 2024 is set for 30 June 2025.

This move by the government not only emphasizes the importance of environmental responsibility but also underscores the role employers play in promoting sustainable travel options and practices.

For a comprehensive understanding of these requirements and to ensure your organization remains compliant, the official RVO website offers detailed insights.

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Join the movement of CO2 emissions tracking

CO2 emissions tracking is at the forefront of sustainable business practices. Find out more about what emissions tracking is, why it's necessary, the tools you can use for it and the benefits for your company - and the planet.

"Mobilexpense is a real game-changer for us."

Our Mobilexpense solution is a real game-changer for us. With the convenience of self-issued credit cards for employees and seamless integration of claims data for administration, we not only save valuable time but also have complete control over our expenses. Efficiency and convenience come together in this super service. For our international projects, we now even give temporary cards to freelancers with a set expiry date. For office workers, a virtual card. Super convenient.

"[We] have reduced the time needed to manage expenses by 50%."

The integration of credit cards with the expense application has reduced the amount of lost receipts, accelerated the expense claims and contributes to a general smoothening of our expense management. It was easily deployed and accepted by the people and has reduced the time needed to manage expenses by 50%.

"It's a win-win for efficiency and trust!"

The new Mobilexpense cards provide complete card management for us at Ovotrack, making it super easy to order and distribute new cards, but also to set limits to transactions or monthly spend, and have real-time insight in all transactions. Our employees value their independence and the ability to manage their spending in real-time using either a plastic or virtual card, directly linked to their mobile app. It's a win-win for efficiency and trust!

Wenn Sie nach Rydoo-Alternativen suchen oder Rydoo-Konkurrenten vergleichen, sollten Sie Folgendes wissen, bevor Sie Ihre nächste Ausgabenmanagement-Software auswählen.

Declaree bietet europäischen Finanzteams mehr Flexibilität, mehr Automatisierung und mehr Kontrolle als das öffentlich verfügbare Funktionsspektrum von Rydoo.

Nutzen Sie weiterhin Ihre bestehenden Firmenkarten – ganz ohne Änderung Ihres Kartenprogramms.
Profitieren Sie von echter Multi-Rate-Mehrwertsteuerautomatisierung statt einer reinen Standardsteuersatz-Verarbeitung.
Greifen Sie auf ein optionales CO₂-Impact-Dashboard für Ihr Nachhaltigkeitsreporting zu.
Verwalten Sie Karten, Rückerstattungen, Mehrwertsteuer, Verpflegungsmehraufwand und Freigaben in einem einzigen System.
Reduzieren Sie manuelle Arbeit und beschleunigen Sie Ihren Monatsabschluss deutlich.

Declaree vereinfacht jeden Schritt im Ausgaben- und Reisekostenprozess, damit Mitarbeitende saubere Daten einreichen und Finanzteams weniger Zeit mit Nachfragen und Korrekturen verbringen.

Automatischer KI-gestützter Belegscanner mit strukturierter Datenerfassung.
Eingebaute Richtlinienprüfung, um Fehler und Ausgaben außerhalb der Reiserichtlinie zu reduzieren.
Erkennung mehrerer Mehrwertsteuersätze inklusive automatischer Aufteilung.
Automatisierte Erfassung von Kilometerpauschalen, Verpflegungsmehraufwand und reisebasierten Regeln.
Echtzeit-Transparenz über Ausgaben, Freigaben und Budgets.

Sie können mit Declaree in weniger als 30 Tagen starten – ohne Ihr bestehendes Finanzsetup anzupassen und ohne Ihre aktuellen Firmenkarten zu wechseln.

Nutzen Sie weiterhin Visa-, Mastercard-, AirPlus- oder Amex-Karten.
Kartendatenfeeds und Buchhaltungssysteme lassen sich in wenigen Minuten anbinden.
Richtlinien, Freigaben und Rollen sind mit minimalem Aufwand eingerichtet.
Mitarbeitende können dank der intuitiven mobilen und webbasierten Apps schnell eingearbeitet werden.

Ja. Integration gehört zu den zentralen Stärken von Declaree.

Sie können Ihr bestehendes Buchhaltungs- oder ERP-System – beispielsweise Exact Online, DATEV, Twinfield und viele weitere – anbinden, damit Ihre Ausgabendaten nahtlos in die Finanzprozesse einfließen.

Im Hintergrund unterstützt Declaree alle notwendigen Funktionen:

Mappings und Richtlinienlogik,
auditfähige Datenexporte,
automatisierte Belegzuordnung,
damit Ihre Abläufe durchgehend effizient bleiben.

Wenn Ihr Team bereits ein zentrales Finanzsystem nutzt, müssen Sie Ausgaben nicht als isolierten Prozess behandeln.
Declaree wird Teil Ihres Workflows – nicht ein zusätzliches Tool daneben.

Das optionale Nachhaltigkeits-Add-on von Declaree bietet Finanzteams eine einfache Möglichkeit, den ökologischen Fußabdruck von Unternehmensausgaben zu messen und in aussagekräftige Nachhaltigkeitskennzahlen zu übersetzen.

Automatische Berechnung der CO₂-Emissionen für Reisen und Ausgaben.
Nutzung anerkannter Emissionsfaktoren für verlässliche, auditfähige Ergebnisse.
Anzeige der Umweltdaten direkt in Ausgaben, Einreichungen und Dashboards.

Ja. Sie sollten Folgendes beachten:

Wenn Sie sehr umfangreiche Anpassungen oder komplexe Integrationen auf Enterprise-Niveau benötigen, sollten Sie den Implementierungsumfang im Detail prüfen. Declaree ist für den Mittelstand optimiert, kann aber skalieren.
CO₂- und Nachhaltigkeits-Tracking ist als Add-on verfügbar; es ist nicht in allen Paketen standardmäßig enthalten.

rydoo-alternative

Warum Rydoo für viele Finanzteams nicht genug ist

Declaree by Mobilexpense: Europas flexibelste Ausgabenplattform für Finanzteams, die Wert auf Geschwindigkeit, Kontrolle und Compliance legen.

Ihre bestehenden Karten bleiben erhalten, während Sie in weniger als 30 Tagen live gehen.

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Go-Live-Zeit*

Bestehende Karten nutzen, App im eigenen Design
Belege werden revisionssicher für 10 Jahre gespeichert – ohne Zusatzkosten

Erfolgsgeschichten aus der Praxis – erzählt von unseren Kunden

„Beim Abgleich der Kreditkartenabrechnungen sparen wir etwa 80 % Zeit.“

„Ich importiere Ausgabenberichte heute in Minuten – früher hat das Stunden gedauert.“

„Die App ist sehr leicht zu verstehen. Sie ist wirklich gut.“