In Deutschland sind Arbeitgeber verpflichtet, ihren Mitarbeitern während dienstlicher Reisen Tagegelder (Verpflegungspauschalen) zu zahlen, um die Kosten für Mahlzeiten abzudecken.
Für eintägige Dienstreisen gelten in Deutschland folgende Pauschalen (Stand 1. Januar 2025):
| Zeitraum | Inland | Ausland |
| Dienstreise unter 8 Stunden | €0 | €0 |
| Dienstreise zwischen 8 und 24 Stunden | €14 pro Tag | Anteilige Verpflegungspauschale |
Für eine mehrtägige Reise gelten folgende Pauschalen:
| Zeitraum |
Inland | Ausland |
| Voller Tag | €28 pro Tag | Vollsätze für das Land |
| An- bzw. Abreisetag | €14 pro Tag | Teilweise Sätze für das Land |
| Übernachtung | €20 | Private Übernachtung |
Wenn Mitarbeiter einen Langstreckenflug antreten, sollten sie die für Österreich geltende Tagespauschale erhalten.
Für Reisetage ohne Ein- oder Ausschiffung sind die in Luxemburg geltenden Verpflegungspauschalen anzuwenden, wenn das Schiff einer ausländischen Reederei gehört.
Bei Schiffen unter deutscher Flagge (Schiffe der Bundesmarine) sind für Seetage die inländischen Pauschalen anzuwenden.
Für die Tage der Ein- und Ausschiffung gilt die Verpflegungspauschale des jeweiligen Hafenorts.
Wenn ein Mitarbeiter eine Dienstreise an einem Tag beginnt und am folgenden Tag beendet, ohne eine Übernachtung, werden die Zeiten zusammengerechnet. Überschreitet die Abwesenheit 8 Stunden, erhält der Mitarbeiter die Verpflegungspauschale für den Tag, an dem er überwiegend abwesend war.
Bei eintägigen Reisen in das Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend. Bei mehrtägigen Reisen in verschiedenen Staaten gilt für die Ermittlung der Verpflegungspauschalen am An- und Abreisetag sowie an den Zwischentagen (Tage mit 24 Stunden Abwesenheit) im Hinblick auf § 9 Absatz 4a Satz 5 2. Halbsatz EStG insbesondere Folgendes:
Berufskraftfahrer erhalten im Rahmen einer mehrtägigen Dienstreise zusätzlich €9 für das Übernachten im Fahrzeug.
Die Übernachtungspauschale unterliegt den folgenden Bedingungen:
Es muss sich um eine Dienstreise mit einem Firmenfahrzeug (im Besitz des Arbeitgebers oder geleast) handeln.
Die Übernachtung erfolgt im Firmenfahrzeug.
Die Übernachtung findet an einem Kalendertag statt, für den dem Mitarbeiter eine Verpflegungspauschale von €14 für An- oder Abreisetage oder €28 für sogenannte Zwischentage einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit zusteht.
Es ist weiterhin möglich, höhere tatsächliche Kosten für Übernachtungen im Fahrzeug an Park- und Rastplätzen nachzuweisen. Der Arbeitgeber hat die Wahl. Entscheidet er sich für die neue Übernachtungspauschale von €9, ist er für das gesamte Kalenderjahr daran gebunden. Er muss einheitlich für alle Reisetage im Kalenderjahr entscheiden, ob er die Pauschale oder den Einzelnachweis anwendet.
Mahlzeitenabzüge werden immer vom vollen Pauschalbetrag berechnet, auch bei halbtägigen Verpflegungspauschalen.
| Mahlzeit | Inländischer Abzug | Ausländischer Abzug |
| Frühstück | 20% | 20% |
| Mittagessen | 40% | 40% |
| Abendessen | 40% | 40% |
Die Dreimonatsfrist beginnt, sobald ein Mitarbeiter in einer beliebigen Woche mindestens drei Tage am selben Arbeitsplatz gearbeitet hat und unter den folgenden Bedingungen:
Wenn der Mitarbeiter innerhalb von 28 Tagen mindestens einen Tag zurückkehrt, läuft die Dreimonatsfrist weiter;
Wenn eine Unterbrechung von mindestens 28 Tagen oder vier Wochen besteht, beginnt eine neue Dreimonatsfrist.
Sobald die Dreimonatsfrist endet, wird die Tagegeldpauschale steuerpflichtig.
Die Dreimonatsfrist gilt nicht für berufliche Tätigkeiten an mobilen, nicht stationären Einrichtungen, z. B.:
Fahrzeuge
Flugzeuge
Schiffe
Bestimmte vom Unternehmen bereitgestellte Mahlzeiten gelten als Sachbezug wie folgt:
Eine Mahlzeit, die im Rahmen eines vom Unternehmen organisierten und bezahlten Trainingskurses, Seminars oder einer Konferenz bereitgestellt wird;
Jede Mahlzeit, die vom Unternehmen im Voraus organisiert und entweder vom Unternehmen oder einem Dritten im Auftrag des Unternehmens bezahlt wird.
Wenn die Mahlzeit pro Teilnehmer €60 (inkl. MwSt.) übersteigt und kein Dritter beteiligt ist, wird der Wert pro Mitarbeiter unter folgenden Bedingungen steuerpflichtig:
Mahlzeiten, die während Reisen von weniger als 8 Stunden Dauer erhalten werden (oder wenn keine Verpflegungspauschale gezahlt wird);
Mahlzeiten, die nach Ablauf der Dreimonatsfrist erhalten werden.
| Mahlzeit | Steuerpflichtiger Leistungsabzug |
| Frühstück | €2,30 |
| Mittagessen | €4,40 |
| Abendessen | €4,40 |