Rugby Nederland

2 minutes leestijd

Rugby NL
  • Exact Online
    • Boekhoudpakket
Website

Scheidsrechters die het hele land doorkruisen, vrijwilligers in verscheidene functies, personeelsleden met declaraties… de maandelijkse onkostenvergoeding was een ware krachtmeting geworden voor Rugby Nederland.

Mobilexpense nam het op tegen meerdere aanbieders en kwam als winnaar uit de bus. Marielle ten Rouwelaar, Secretariaat & Office Manager voor Rugby Nederland vertelt ons meer over hun keuze voor mobilexpense.

Over Rugby Nederland

Sinds 1932 heeft Rugby Nederland als doel de belangen van de sport te behartigen. Het bondsbureau is verantwoordelijk voor het beleid en het bevorderen van het beoefenen van de sport op nationaal en internationaal niveau. De competities, toernooien en finales om landskampioenschap vallen allemaal onder de verantwoordelijkheid van Rugby Nederland. Internationaal wordt Rugby Nederland vertegenwoordigd door Oranje Heren XV, Oranje Dames XV, Oranje Dames VII, Oranje Onder 20 en Oranje Onder 18.

De Vraag

Hoewel het merendeel van de onkosten kilometervergoedingen voor scheidsrechters betreft, zijn er ook vrijwilligers met een vaste vergoeding en maandelijkse declaraties van personeelsleden. Het afgedrukte formulier - met aangehechte bonnetjes - werd gestempeld, gecontroleerd en geaccordeerd door de verantwoordelijke manager alvorens het door de directie geaccordeerd kon worden. Een serieuze papierberg en tijdrovende klus voor alle betrokkenen, inclusief de administratie die alle onkosten handmatig inboekte.

Selectie

Omdat er niet veel afdelingen bij het selectieproces betrokken waren kon Rugby Nederland redelijk snel een keuze maken op basis van prijs en mogelijkheden. De mobiele app en mogelijkheid om het platform te koppelen met het boekhoudprogramma Exact Online waren vooropgestelde vereisten. Pluspunten waren de aangeboden handleiding en de mogelijkheid om het programma te personaliseren op maat van het bondsbureau.

"Mobilexpense had voor ons het aantrekkelijkste aanbod," aldus Marielle. "Ze bieden de functionaliteiten die we zochten en dachten mee over specifieke vragen die we hadden."

Implementatie

In overleg met mobilexpense werden alle wensen op punt gesteld alvorens de inrichting werd gedaan en de koppeling met Exact Online tot stand werd gebracht. De begeleiding van mobilexpense tijdens het proces betekende een vlotte integratie in de onderneming. Alle gebruikers ontvingen een handleiding en wanneer er niet direct antwoord op een vraag voorhanden is, raadpleegt Rugby Nederland de helpdesk.

Resultaat

Hoewel zeker de wat oudere gebruikers even moesten wennen aan het nieuwe proces, werd het snel opgepakt en verliep het declaratieproces binnen enkele maanden volledig digitaal. De introductie van het portaal heeft vooral een enorme tijdswinst betekend voor iedereen. Bijkomend voordeel is dat gebruikers de status van hun onkostennota eenvoudig kunnen opvolgen.

Requirements

  • Onkosten eenvoudig indienen via smartphone en online app
  • Koppeling met het boekhoudprogramma Exact Online
  • Mogelijkheid tot aangepaste functionaliteiten op basis van wensen Rugby Nederland

Geplaatst op 07 sep. 2021