NewSkool

2 minutes leestijd

Marten bjork 6d W3xy Qvc YE unsplash
  • 90
    • Declaranten
  • Exact Online
    • ERP-pakket
Website

NewSkool koos voor mobilexpense om digitaal te gaan declareren. Jan Hubers, hoofd financiën bij NewSkool, heeft het selectie- en implementatietraject begeleid. Lees hier wat zijn requirements waren, zijn ervaring met de implementatie en de resultaten tot nu toe.

Over NewSkool

NewSkool richt zich op medewerkers met een aantoonbaar HBO- of W.O.-denkniveau, die om welke reden dan ook nog niet zijn afgestudeerd. NewSkool neemt deze medewerkers fulltime in dienst, detacheert ze bij voor hen relevante bedrijven en stimuleert ze om naast hun werk hun studie af te ronden. NewSkool daagt zijn medewerkers uit om het beste uit zichzelf te halen én helpt ze daarbij. Door naast hun (deeltijd-)studie alvast fulltime werkervaring op te doen beginnen ze hun carrière met een voorsprong.

De vraag?

NewSkool is als klein bedrijf gestart en is in de loop der jaren sterk gegroeid. In eerste instantie werden alle declaraties bijgehouden in Excel en handmatig ingevoerd in het boekhoudpakket. De vraag naar een declaratie oplossing kwam met de oriëntatie op een nieuw boekhoudpakket en de behoefte aan meer automatisering toen NewSkool meer dan 95 medewerkers had. Daarnaast werkt NewSkool met jonge mensen en past een digitale declaratie oplossing bij de uitstraling van het bedrijf. Ook zijn de meeste medewerkers al gewend om veel met hun smartphones te werken.

Selectie

In de Exact online app store worden meerdere declaratie oplossingen aangeboden die eenvoudig toe te voegen zijn aan het boekhoudpakket. De keuze voor NewSkool ging tussen Xpenditure en mobilexpense. De uiteindelijke keuze voor mobilexpense was op basis van twee grote verschillen. De eerste was de mogelijkheid om meer grip te hebben op wat er gedeclareerd wordt en de mogelijkheid om aanvullende informatie toe te voegen aan de declaraties. Het tweede verschil is dat het gevoel was minder een nummer te zijn en evenveel aandacht te krijgen als de wat grotere klanten.

Implementatie

De implementatie is heel snel gegaan. mobilexpense heeft geholpen met de eerste opzet van het programma en het inrichten van de workflows. Door middel van het inlezen van een Excellijst zijn alle medewerkers met een druk op de knop in het systeem gezet. Iedereen had mobilexpense snel door en er zijn nauwelijks vragen gekomen. Mobilexpense werkt intuïtief en voor de jonge medewerkers van NewSkool is het werken met apps dagelijkse kost.

Resultaat

De eerste resultaten van het werken met mobilexpense zit hem voornamelijk in een verbeterde workflow. Declaraties worden nu sneller uitbetaald en in elke stap van het proces is het inzichtelijk wat de status is. De situatie komt niet meer voor dat men op elkaar gaat zitten wachten voordat de volgende stap in het goedkeuringsproces wordt gezet.

Requirements

  • Het moet te ‘customizen’ zijn aan de situatie van NewSkool (in de toekomst de mogelijkheid om er een
    whitelabel app van te maken)
  • Het declaratie programma moet een app hebben
  • Het moet te koppelen zijn met het ERP-pakket Exact Online

Geplaatst op 07 sep. 2021