Hunter Douglas

2 minutes leestijd

Michael cox JXZ3b A q LM4 unsplash
  • 500
    • Declaranten
  • SAP
    • ERP-pakket
Website

Hunter Douglas koos voor mobilexpense om digitaal te gaan declareren. Een gebruiksvriendelijke oplossing voor hun medewerkers en een transparant proces was het uitgangspunt. Veronica van der Pol, HR- functionaris verteld hoe de keuze voor mobilexpense tot stand is gekomen en wat de resultaten tot nu toe zijn.

Over Hunter Douglas

Hunter Douglas is ‘s werelds toonaangevende fabrikant van raambekledingen en een belangrijke fabrikant van architectonische producten. Hun kracht is het vermogen om innovatieve, hoogwaardige en eigen producten te ontwikkelen die te vinden zijn in miljoenen woningen en commerciële gebouwen over de hele wereld. Hunter Douglas werkt als een zeer gedecentraliseerde, wereldwijde federatie van kleine en middelgrote bedrijven die soortgelijke producten vervaardigen en verkopen.

De vraag?

Tot een paar jaar geleden werkte Hunter Douglas nog met declaratieformulieren en bonnetjes die via de interne post verstuurd werden. Zodra een medewerker zijn of haar declaraties had ingediend verdween het zicht op de status van de declaraties en was het afwachten wanneer de betaling plaats zou vinden. Hunter Douglas wilde hier verandering in aanbrengen en de administratieve last voor hun medewerkers verminderen en het declaratieproces inzichtelijker maken.

Selectie

Hunter Douglas heeft met meerdere aanbieders gesproken en gekeken naar de kosten en de mogelijkheden die er geboden werden. De uiteindelijke keuze is op mobilexpense gevallen omdat het een jonge partij is die een oplossing kan bieden gericht op de behoefte van haar klanten. In praktijk betekende dit dat specifieke wensen nog op maat gemaakt konden worden en de prijs kwaliteit van mobilexpense hierin het beste bood.

Implementatie

De implementatie van mobilexpense is goed verlopen. Het voordeel van mobilexpense is dat met de online webapplicatie heel veel zelf gedaan kan worden en mobilexpense een goede ondersteuning biedt wanneer dit nodig is. Verder is er een file aangeleverd met alle declaranten en deze heeft mobilexpense in een keer ingeladen in het systeem zodat alle medewerkers direct aan de slag konden gaan.

Resultaat

De medewerkers merken een groot verschil in de snelheid van uitbetaling. Als er op woensdag een declaratie wordt ingediend kan deze vaak in dezelfde week op vrijdag al mee met de betalingen. De papierlast is duidelijk verminderd en het digitaal indienen van declaraties is gewoon een stuk moderner. Kilometerdeclaraties kunnen snel ingevoerd worden en verwerkt worden in de salarisadministratie. Tot slot is het erg handig om een overzicht te hebben van de vrije ruimte binnen de WKR.

Op een e-mail met een goedkeuringsverzoek wordt toch sneller gereageerd dan die stapels formulieren op het bureau.

Veronica van der Pol, HR- functionaris, HunterDouglas

Requirements

  • Een zeer gebruiksvriendelijke oplossing
  • Makkelijk in gebruik met een eenduidig proces (geen mogelijkheid voor medewerkers om foutief in te kunnen dienen)
  • Eenvoudige oplossing voor kilometervergoedingen

Geplaatst op 07 sep. 2021