Hoogheemraadschap van Delfland

2 minutes leestijd

Vishwas katti x2 XD Mf rirc unsplash
  • 500
    • Werknemers
  • XXX
    • Klant sinds
Website

De voorspoedige adoptie van mobilexpense heeft de organisatie blij verrast; Met name de snelle acceptatie binnen alle generaties van de organisatie dankzij de eenvoud van de apps.

Het Hoogheemraadschap van Delfland koos voor mobilexpense om het declaratieproces te digitaliseren. Hélène Fobler, griffier bij het Hoogheemraadschap van Delfland, heeft samen met haar team het selectie- en implementatie proces begeleid. Lees hier wat de requirements waren, de ervaring met de implementatie, en de resultaten tot nu toe.

Over HH Delfland

Het Hoogheemraadschap van Delfland is één van de eenentwintig waterschappen die Nederland telt. Sinds 1289 zorgt het Hoogheemraadschap van Delfland voor waterbeheer, waterkering en waterkwaliteit. Met tegenwoordig bijna 500 werknemers zorgt het hoogheemraadschap van Delfland elke dag voor voldoende en schoon drinkwater, zuivering van afvalwater en veiligheid van de dijken om overstromingen te voorkomen in het gebied tussen de Noordzee en de Nieuwe Waterweg.

De vraag

Als ambtelijke organisatie vindt het Hoogheemraadschap van Delfland het belangrijk dat alle bedrijfsprocessen makkelijk, logisch en overzichtelijk zijn voor de gebruikers. In een fractieoverleg bleek dat veel onkosten niet werden ingediend omdat de leden van het algemeen bestuur de methode daarvoor simpelweg te complex en tijdrovend vonden. Omdat alle bonnetjes nog via een papieren onkostenformulier werden ingeleverd, ontbraken er vaak bonnetjes of raakten deze gedurende het proces kwijt. Er werd besloten om te kijken naar een digitale oplossing voor dit probleem.

Selectie

Er werd een aanvraag voor informatie uitgestuurd naar verschillende marktpartijen. Na een nauwkeurige voorselectie heeft het Hoogheemraadschap van Delfland uiteindelijk twee partijen uitgenodigd voor een proces-demonstratie op locatie. De keuze voor mobilexpense werd gemaakt vanwege het intuïtieve en gebruiksvriendelijke systeem dat geboden werd, de uitgebreide beheer en controle mogelijkheden, en ook de samenwerking met ADP.

Implementatie

Gedurende de implementatie werden alle specifieke eigenschappen in het declaratieproces nauwkeurig in kaart gebracht en zodanig geconfigureerd in mobilexpense dat alle benodigde details, regelgeving en accorderingsworkflow correct werden ingesteld. Zowel de webapplicatie als de smartphone app werden ingericht volgens de huisstijl van het Hoogheemraadschap, zodat de leden van het algemeen bestuur zich herkennen in het wapen en kleurstellingen van de applicaties bij het gebruik ervan.

Resultaat

Hoogheemraadschap Delfland heeft nu circa XXXXXXXXXX jaar de beschikking over mobilexpense.

“Het belangrijkste voor ons is dat het nu heel eenvoudig is om via de tablet of smartphone declaraties vast te leggen” aldus Hélène.

Zo vervalt de barrière om declaraties in te dienen. We merken ook bij het verwerken van de declaraties dat de foutmarge enorm is teruggelopen. De voorspoedige adoptie van mobilexpense heeft de organisatie blij verrast. Met name de snelle acceptatie binnen alle generaties. Dit is vooral te danken aan de eenvoud van de applicatie.

Requirements

  • Een zeer gebruiksvriendelijke oplossing
  • Applicatie dient in de huisstijl van Delfland ingericht te worden
  • Dynamische workflow verschillend per groep in te stellen

Geplaatst op 07 sep. 2021