Zakelijke credit­cards voor onkostenbeheer

Zakelijke creditcards zijn een courante praktijk bij grote bedrijven. Werknemers gebruiken ze voor hun onkosten terwijl Financial Controllers de volledig inzage krijgen op de bestedingen.

Dus waarom wordt de zakelijke creditcard niet door meer bedrijven, en dan vooral kleinere, gebruikt?

In dit artikel gaan we in op wat zakelijke creditcards zijn en hoe ze voor de onkosten van werknemers kunnen worden gebruikt. Ook belichten we kort enkele alternatieven.

Wat zijn zakelijke creditcards?

In essentie is een zakelijke creditcard hetzelfde als een persoonlijke creditcard. Maar de rekening waar de kaart aan gekoppeld is, is van het bedrijf en niet van een persoon.

Werknemers worden bij het gebruik van een zakelijke creditcard gevraagd naar een aankoopbewijs. De boekhoudafdeling heeft deze nodig voor afstemming alsook voor belastingdoeleinden.

Zakelijke creditcards worden vooral aan die werknemers gegeven die veel onkosten maken. Denk bijvoorbeeld aan werknemers die vaak reizen. Vóór het invoeren van de zakelijke creditcard moesten ze onkostennota’s indienen voor elke trip of prospectie. Nu hoeft dat niet langer. Ze moeten ook geen geld meer voorschieten.

Hoe werkt een zakelijke creditcard?

Nogmaals: zoals een persoonlijke creditcard. Maar het geld komt van de bedrijfsrekening. En het is de onderneming of CFO die de uittreksels ontvangt, niet de gebruiker.

De transacties zijn niet meteen zichtbaar. De uittreksels worden maandelijks verstuurd, dus vaak dagen of zelfs weken na de eigenlijke aankoop.

De kaartbeheerder kan bestedingslimieten instellen, zelfs per leverancier, maar toch volstaat dit niet altijd om misbruik te voorkomen.

Hoe u het meest uit zakelijke creditcards kunt halen

Zakelijke creditcards breder verspreiden

Meestal krijgt niet elke werknemer een bedrijfscreditcard. Dit kan voor onderlinge spanningen zorgen. Sommigen krijgen het gevoel als onbetrouwbaar of minderwaardig te worden beschouwd.

Als bedrijfscreditcards enkel aan afdelingshoofden worden verstrekt, moeten werknemers genoegen nemen met het indienen van onkostennota’s, wat behoorlijk omslachtig is. Of ze moeten op zoek gaan naar wie wel de creditcard heeft. En dat betekent dan weer tijdsverlies en wachten op wat men nodig heeft. Meer mensen een zakelijke creditcard geven, is niet realistisch. Een virtuele creditcard kan soelaas bieden als het gaat om eenmalige uitgaven.

Het bonnetjesbeheer vereenvoudigen

Werknemers die een zakelijke creditcard gebruiken, moeten voor elke transactie een aankoopbewijs voorleggen. Maar wie is er niet al eens een bonnetje kwijtgeraakt? Of wie heeft nog nooit een onleesbaar bonnetje uit zijn of haar jaszak gehaald? Bij sommige verkooppunten krijg je zelfs geen bonnetjes meer, enkel op expliciet verzoek. Hierdoor wordt het beheren van die bonnetjes een zeer vervelende klus.

Een onkostenbeheer-oplossing met een mobiele app vereenvoudigt de zaak. Gebruikers maken ter plekke een foto van hun bonnetje om ze digitaal op te slaan. Ondertussen leest OCR de transactiegegevens uit. Uitgaven moeten niet langer handmatig worden ingegeven. As de kaart op naam van de aankoper staat, wordt de transactie automatisch aan het gescande bonnetje gekoppeld.

Meer inzage en controle

Omdat de uitgavenstaten lang na de aankopen worden opgesteld, wordt het betwisten van de onkosten vaak een onmogelijke zaak. Hoe vertel je een werknemer die te goeder trouw heeft gehandeld, dat zijn of haar uitgaven niet vergoed worden (dat stond in de erg kleine letters). Zelfs als de uitgaven duidelijk niet aan het beleid voldoen, kan dit nog uitmonden in ontevredenheid, extra kosten en uiteindelijk zelfs personeelsverloop

Financiële Teams hebben real-time inzage in de bestedingen nodig om problematisch gedrag tijdig te detecteren en te signaleren. Enkel wanneer zakelijke creditcards gekoppeld worden aan onkostenbeheer, krijgen financiële teams daadwerkelijk controle over de bestedingslimieten, kostencategorieën en dies meer. Gebruiksvriendelijke dashboards en rapporten helpen hen daarbij. En die kunnen ze dan makkelijk delen met het management.

De koppeling zorgt ervoor dat transacties dagelijks of wekelijks worden geüpload. Het enige wat u nog moet doen, is ze raadplegen.

Het risico op fraude met creditcards voorkomen

Er zijn allerlei vormen van creditcardfraude. Fraudeurs hebben niet eens een kaart nodig. Ze proberen aan uw gegevens te geraken door ze te onderscheppen bij online aankopen. Gelukkig zijn er meer en meer AI-oplossingen om fraude op te sporen.

Zo vergelijkt SpendController bijvoorbeeld automatisch de door OCR uitgelezen gegevens met de gegevens die de gebruiker zelf heeft ingevoerd. Als deze niet overeenkomen, geeft SpendController een signaal om deze uitgave dubbel te controleren.

Waarom gebruikt u best een zakelijke creditcard voor werknemersuitgaven?

Als we dit allemaal in overweging nemen, waarom doet u er dan goed aan om meer bedrijfscreditcards onder uw werknemers te verspreiden?

Slimmer bestedingsmanagement

Zakelijke creditcards geven het management bijna real-time inzage in de gemaakte onkosten. Dat is niet het geval bij bestedingen met cash of met een persoonlijke kaart. Met behulp van de expense management-tools als Mobilexpense komt er ook geen papierwerk meer aan te pas.

Digitale onkostenbeheer-oplossingen garanderen dat het bedrijfsbeleid en de lokale regelgeving strikt worden nageleefd, zeker gekoppeld aan een zakelijke creditcard.

Dankzij deze combinatie kunt u:

• uw uitgavenproces standaardiseren.
• bedrijfsbestedingen in real-time monitoren voor het hele bedrijf of voor een specifieke afdeling
• de zakelijke kosten van werknemers sneller vergoeden
• uw uitgavenproces stroomlijnen
• makkelijk positieve of eerder zorgwekkende trends detecteren en signaleren

Meer flexibiliteit voor werknemers

Zakelijke creditcards bieden werknemers meer vrijheid en meer verantwoordelijkheid. Dit leidt vaak tot spaarzaamheid. Wanneer werknemers weten dat hun uitgaven elke maand worden gecontroleerd, hebben ze de neiging voorzichtig te handelen.

Door het koppelen van kaarten aan onkostenbeheer:

• verliezen werknemers minder tijd aan onkosten
• voelen ze zich meer verantwoordelijk voor hun uitgaven
• moeten ze zich geen zorgen maken over terugbetaling

Zakelijke creditcards voor werknemers efficiënt gebruikt

Onze klant Recticel verstaat de kunst om zakelijke creditcards efficiënt te gebruiken.

Recticel heeft voor Mobilexpense gekozen omdat onze expense management-oplossingen makkelijk integreren met hun aanbieders van creditcards, reizen, tankkaarten en autoverhuur, met mobiele operatoren alsook met BTW-terugvorderingsbureaus. De integratie met al die soorten uitgaven, die Mobilexpense biedt, stelt Recticel in staat om 1 miljoen euro te besparen. Een deel van deze besparingen komt neer op een vereenvoudigde administratie en de rest op beter uitgavenbeheer en het stimuleren van werknemers om tools te gebruiken met ingebouwde besparingen die tegelijkertijd hun reiservaring verbeteren.

Als gevolg hiervan besteedt Recticel slechts € 3,20 om een onkostennota te verwerken. De administratieve kosten voor een extra kaarttransactie bij een onkostennota is nu nihil versus € 5,30 voor een factuur.

Conclusie

Bij zakelijke creditcards spelen nog steeds enkele uitdagingen. Toch vormen ze een veel betere oplossing voor het beheren van onkosten dan het ouderwetse werken met cash, spreadsheets en persoonlijke creditcards.

Zakelijke creditcards zorgen voor efficiënt bestendingsmanagement. Ook bieden ze meer flexibiliteit en controle. En bovendien kunnen zakelijke creditcards geïntegreerd worden met diverse oplossingen voor onkostenbeheer, wat met spreadsheets… niet mogelijk is.