Wat is digitaal declareren?

De term digitaal declareren of digitaal onkostenbeheer vliegt geregeld wel eens in het rond op finance-afdelingen, maar wat wordt er nu precies mee bedoeld en wat valt er buiten het begrip? In dit blogartikel gaan we dieper in op het fenomeen en zullen vragen worden beantwoord zoals:

• Wat is digitaal declareren?

• Verschillende benaderingen van digitaal declareren

• De voornaamste uitdagingen op vlak van onkostenbeheer

• De voordelen van het gebruik van een digitale declaratie-app

• Hoe kies ik de juiste digitale declaratie-app?

• Conclusie

Wat is digitaal declareren?

Digitaal declareren, ofwel het volledig afstappen van het samenstellen, indienen en goedkeuren van papieren onkostennota’s, is een hoeksteen van een volledig digitaal onkostenbeheersysteem (EN Expense Management System). Wanneer we spreken over onkostenbeheer, bedoelen we het geheel aan processen en systemen dat een bedrijf gebruikt om bedrijfsuitgaven te verwerken, te betalen en in het oog te houden. Daartoe behoren onder meer kosten verbonden aan zakenreizen, verblijfskosten, zakenlunches, enzovoort. Digitaal declareren vervangt daarbij in principe het traditionele papieren proces van bonnetjes bijhouden, onkostennota’s opstellen, bonnetjes vastnieten aan de onkostennota, gegevens manueel invoeren, enzovoort.

Het belangrijkste achterliggende doel van onkostenbeheer is in kaart te brengen welke onkosten de medewerker in naam van het bedrijf voorschiet en hoe het bedrijf deze terugbetaalt. Onkostenbeheer omvat ook de richtlijnen en procedures rond deze uitgaven alsook de technologie en diensten waarop bedrijven een beroep doen om de gegevens die ermee gepaard gaan te verwerken en te analyseren.

Verschillende benaderingen van digitaal declareren

Ondertussen bestaan er heel wat verschillende types software die het mogelijk maken om declareren vandaag digitaal te laten gebeuren, en dus om volledig af te stappen van het achterhaalde en kostelijke papieren proces. Die verschillende software spelers benaderen onkostenbeheer en het digitale declaratieproces dan ook vaak op verschillende manieren. De meeste leggen de nadruk op functionaliteiten om interne beleidsregels te doen naleven, uitgavenanalyses te kunnen uitvoeren en de tijd om declaraties in te dienen, goed te keuren en de onkosten terug te betalen drastisch te verminderen. Daarnaast zijn er nog verschillende nuances:

• T&E of “Travel & Expense Management” - T&E gaat over het hele proces van het boeken en beheren van reisarrangementen en -kosten voor zakenreizigers. Daarbij kunnen medewerkers vaak zowel een reisaanvraag als declaraties van onderweg gemaakte kosten indienen via een mobiele app.

• Bedrijfsbetaalkaarten - sommige spelers kiezen voor een nadruk op fysieke -en of virtuele betaalkaarten die gelinkt zijn met hun slimme software. In zo’n geval krijgen medewerkers die vaak reizen een fysieke kredietkaart en zij die iets online moeten aankopen een eenmalige virtuele kaart aangeboden. Bonnetjes worden meteen gekoppeld aan de juiste transacties.

• Lijn-per-lijn onkostenbeheer - een andere nuance die soms gemaakt wordt bij digitale declaratiesoftware, is dat sommige spelers ervoor kiezen om volledig komaf te maken met onkostennota’s en medewerkers uitgave per uitgave laten voorleggen, goedkeuren en/of controleren. Hier staat het “real time”-gegeven centraal, gezien het in theorie mogelijk wordt om medewerkers à la minute terug te betalen.

De voornaamste uitdagingen op vlak van onkostenbeheer

Vóór de coronacrisis waren vooral reiskosten in bedrijfsverband aan een enorme opmars bezig. Vandaag is de situatie eerder hybride, met kosten gerelateerd aan thuiswerk als uitschieter boven al de rest. De grootste uitdagingen blijven min of meer ongewijzigd en kunnen onder de volgende noemers worden samengevat:

• Vaag reisbeleid — Wanneer de regels rond zakenreizen onduidelijk zijn voor medewerkers, is het een logisch gevolg dat de grens soms zal worden overschreden. Vaak voorkomende reiskosten zoals accommodatie en voeding zouden in elke organisatie specifiek moeten geregeld zijn.

• Te weinig inzicht — Onkosten voorgeschoten door medewerkers blijven nog al te vaak een spreekwoordelijke “black box” voor de financiële afdeling. Zonder efficiënt systeem blijkt het vaak heel moeilijk om inzicht te krijgen in hoeveel er nog dient terugbetaald te worden op het einde van de maand en waar het bedrijfsgeld uiteindelijk naartoe vloeit.

• Inefficiënte processen — Handmatige processen zoals het ingeven van informatie in een spreadsheet kosten niet alleen veel werkuren, maar leiden ook vaak tot fouten, vooral bij grotere organisaties

De voordelen van een digitale declaratie-app

De belangrijkste voordelen van het gebruik van een digitale declaratie-app zijn in principe het spiegelbeeld van de vorige paragraaf. Door digitaal te declareren krijg je meer inzicht in gemaakte kosten, maak je het hele declaratieproces efficiënter en kun je eigen bedrijfsregels beter afdwingen. Lees meer over de voordelen in dit artikel.

Hoe kies ik de juiste digitale declaratie-app?

Zoals gezegd, bestaan er meerdere benaderingen van digitaal declareren. Verschillende spelers hebben verschillende types software ontwikkeld om met deze uitdagingen om te gaan. Voor de finance-afdeling is het dan ook niet altijd gemakkelijk om door het bos de bomen te zijn en de juiste oplossing voor hun bedrijf te vinden. Hieronder volgt een lijst van criteria die belangrijk kunnen zijn om de voor jouw bedrijf juiste oplossing te vinden.

• Mobiele App — Medewerkers die vaak onderweg zijn vinden het vaak het moeilijkst om al hun papieren bonnetjes bij te houden en goed te ordenen. Bovendien bestaat er een groot risico om bonnetjes kwijt te spelen, ze bij een foute onkostennota te hangen, of simpelweg dat de bonnetjes onleesbaar zijn geworden. Met een mobiele app kunnen je medewerkers nagenoeg in real time digitaal declareren en worden frauduleuze of foute claims geweerd nog voor ze kunnen ingediend worden. Zowel jij als de reiziger kunnen te allen tijde alle nota’s en bonnetjes opvragen in zo’n app. Dit criterium is van gigantisch belang als je ook echt een gedragswijziging wilt teweegbrengen in je eigen bedrijf.

• Configureerbare goedkeuringsflows met meerdere niveaus — De beste digitale declaratie-app moet flexibel en aanpasbaar zijn aan jouw noden. Dit betekent dat het meerdere goedkeuringsniveaus moet ondersteunen, om de hiërarchie van binnen je bedrijf perfect te kunnen nabootsen.

• Integratie met een boekingstool — Veel zakenreizigers vinden het handig om zowel hun reistickets als hun hotelreservaties als hun uitgaven op één en dezelfde plaats te kunnen terugvinden. Dat is exact wat sommige spelers proberen te bieden door een online boekingstool met hun digitale declaratie-app te integreren. Zulke gecombineerde oplossing bieden vaak ook goedkeuringsflows op boekingniveau aan en zorgen ervoor dat ook het reisbeleid correct kan worden nageleefd.

Conclusie

Digitaal declareren en digitaal declareren is twee. Wat heeft jouw bedrijf nodig? Welke kijk op digitaal declareren past het best bij de organisationele structuur en hiërarchie van jouw bedrijf? Vele bedrijven die uiteindelijk voor Mobilexpense kiezen zijn tevreden over de heel gebruiksvriendelijke mobiele app, het gemak waarmee het bedrijfsbeleid kan worden afgedwongen en de conformiteit in meer dan 70 landen. Ontdek hoe het werkt.