Waarom een decla­ra­tie-app onder­ne­mers én medewer­kers ontlast

Declaraties indienen is meestal niet de favoriete activiteit van medewerkers of ondernemers. Begrijpelijk ook: het is meestal een trage, handmatige taak, die hen vooral tijd kost en weinig waarde of impact creëert voor het bedrijf. Kan een declaratie-app een oplossing bieden voor deze frustraties? Hoe werkt een OCR-scanner precies? En wat gebeurt er met dagvergoedingen? Lees verder om een antwoord te krijgen op al uw vragen.

Wat is declareren?

Met declareren wordt letterlijk het “aangeven” van gemaakte kosten bedoeld. In de meeste gevallen gaat dit over uitgaven die door de werknemer of ondernemer werden voorgeschoten, voor rekening van respectievelijk de werkgever of het bedrijf. Wanneer de werknemer onkosten “declareert” betekent dit dat deze de facto het voorgeschoten geld terugvraagt aan de werkgever. Vaak gebeurt deze declaratie door middel van een zogenaamde (al dan niet papieren) onkostennota. Dit is een oplijsting van alle gedane uitgaven binnen een bepaalde periode (bvb. Gedurende een zakenreis of een project), die samen met alle aankoopbewijzen wordt ingediend met het doel om terugbetaling te verkrijgen.

Hoe verbetert een declaratie-app het declaratieproces?

Declaratie-apps vloeien voort uit frustraties omtrent het declaratieproces. Gedurende lange tijd was dit een langdradige, handmatige procedure die geregeld nadelig uitdraaide voor de werknemer. Een kwijtgespeeld of onleesbaar bonnetje betekende meestal een niet-terugbetaling en een papieren onkostennota mocht vaak volledig opnieuw opgesteld worden omwille van één niet-conforme uitgave. Declaratie-apps maken het hele proces een pak eenvoudiger. Bonnetjes worden à la minute gedigitaliseerd door eenvoudigweg een foto te nemen en de “Optical Character Recognition”-technologie zorgt voor correcte extractie van alle relevante data.

Bonnetjes declareren via een bon-scanner-app

Nagenoeg alle declaratie-apps werken met een mobiele bon-scanner-app. Op die manier kunnen bonnetjes meteen wanneer ze worden uitgegeven door een eenvoudige foto met de smartphone gedigitaliseerd worden. Deze mogelijkheid creëert een positief gedrag bij de medewerkers, waardoor bonnetje veel minder vaak te laat worden ingediend of verloren gaan. Voor financial controllers maakt dit de onzichtbare stroom van toekomstige onkostendeclaraties sneller zichtbaar, wat de kans op verrassingen drastisch vermindert.

Wat is een OCR-scanner?

De technologie die door digitale declaratie-apps wordt gebezigd draagt de naam Optical Character Recognition (OCR) - of in het Nederlands Optische Tekenherkenning. Dankzij deze technologie wordt een afbeelding van een tekst door middel van patroonherkenning omgezet in bewerkbare tekst. Op die manier wordt bijvoorbeeld een kenteken van een wagen herkend of wordt foto van een bonnetje omgezet in bewerkbare data. De kwaliteit van de OCR-technologie kan behoorlijk verschillen van speler tot speler. Het kan daarom zeker geen kwaad om dit punt goed te vergelijken tussen de verschillende aanbieders.

Kies voor declaratiesoftware met mobiele app en OCR-scanner

In elk geval kiest u best voor een declaratiesoftware mét mobiele app en OCR-scanner. De tijdswinst die u boekt - en de frustraties die u elimineert - door het gebruik van een kwalitatieve digitale declaratie-app die zélf alle data uitleest, zijn gewoon niet te overzien. De betere declaratie-apps - zoals Mobilexpense bijvoorbeeld - zorgen voor een totaaloplossing, die ook dag- en kilometervergoedingen kunnen verwerken én raad weten met de Nederlandse context zoals de Vrije Ruimte uit de Werkkostenregeling.

Digitaal declareren van Mobilexpense helpt u en uw medewerkers verder

Met Mobilexpense kunnen uw medewerkers en u focussen op wat echt belangrijk is: waarde creëren voor uw bedrijf. Elimineer het saaie, handmatige werk van het declareren en zie frustraties smelten als sneeuw voor de zon. Niet alleen biedt Mobilexpense een state-of-the-art OCR-technologie aan, het verwerkt ook alle soorten onkosten en heeft een uiterst intuïtieve interface. Probeer het vandaag nog.