De belang­rijk­ste voorde­len van een decla­ra­tie-app voor HR managers

Voorgeschoten onkosten terugbetalen aan medewerkers valt vaak onder de bevoegdheid van HR. Meestal is het inderdaad de taak van HR managers om ervoor te zorgen dat medewerkers zo tevreden en gemotiveerd mogelijk blijven. Hen tijdig terugbetalen maakt daar zeker deel van uit.

Een declaratie-app kan aan dit alles bijdragen door medewerkers een moderne en moeiteloze oplossing te bieden voor verschillende problemen zoals:

• het bijhouden van bonnetjes
• de ondoorgrondelijkheid van het terugbetalingsproces
• Het naleven van het onkostenbeleid (en. Expense Policy)

Lees verder om te ontdekken welke concrete voordelen een declaratie-app kan bieden voor jouw HR-departement.

Betaal je medewerkers sneller terug

Als je in HR werkt, ben je vast al wel eens aangesproken door een werknemer die benieuwd was naar zijn of haar terugbetaling. Vreemd zou dit in elk geval niet zijn, gezien zo’n 24% van de bedrijven aangeeft dat te lange terugbetalingstermijnen vaak een probleem zijn binnen hun onkostenbeheer.

Declaratie-apps maken het gehele proces sneller door te besparen op tijd voor handmatige taken. Door de terugbetalingsprocedure bijna volledig te automatiseren, is het niet langer nodig om gegevens handmatig in te geven of over te typen. Bovendien kun je vaak ook goed- of afkeuringen voor een groot stuk automatisch laten gebeuren, waardoor enkel de in het oog springende uitgaven nog worden voorgelegd. Als dat geen tijdsbesparing is.

Of het nu gaat over kilometer- of dagvergoedingen of reguliere uitgaven, goede declaratie-apps weten er wel raad mee. Op die manier worden letterlijke alle onkosten digitaal beschikbaar op één en hetzelfde platform. Werknemers kunnen zo heel gemakkelijk onkostendeclaraties indienen, ongeacht het soort uitgave, en HR-teams kunnen zo pijlsnelle terugbetalingen garanderen.

Zo’n declaratie-app zoals bijvoorbeeld Mobilexpense kun je bovendien naadloos aansluiten op je HR-softwarepakket. Op die manier worden onkostengegevens zoals dagvergoedingen, kilometervergoedingen of cashvoorschotten geconnecteerd met je payrol-systemen. Zo kunnen betalingen een pak vlotter verlopen.

Mobiel onkostenbeheer is superhandig voor medewerkers

Mobiele declaratie-apps maken het mogelijk voor medewerkers om foto’s te maken van papieren bonnetjes of facturen als bewijs. Niet alleen reizende of voorschietende medewerkers hebben baat bij zo’n mobiele app, maar ook voor managers is dit heel erg handig. Managers kunnen - als ze dat willen - meldingen krijgen wanneer nieuw ingediende declaraties binnenkomen en kunnen die ook met een eenvoudige swipe goed- of afkeuren. Slimme goedkeuringsworkflows kunnen helpen om managers te ontlasten en om declaraties meteen aan de bedrijfsregels af te toetsen, waardoor potentiële fraude of vergissingen snel aan het licht komen.

Mobiele declaratie-apps maken het dus met andere woorden mogelijk voor HR-managers om veel korter op de bal spelen, en nagenoeg in real time overzicht te krijgen over terug te betalen kosten, de kosten van een bepaald project of de onkosten van een bepaalde werknemer.

Geen nood meer aan opslagruimte voor papier

Manuele processen staan gelijk aan: veel werk aan gegevensinvoer, veel voorzichtigheid bij het verwerken en… een pak papier, en dit allemaal zonder garantie dat het proces foutloos verloopt. Met een digitale declaratie-app verdwijnt de nood aan papier als sneeuw voor de zon. Papieren bonnetjes worden onderweg met de smartphone gedigitaliseerd, onkosten worden online gedeclareerd, verwerkt en goedgekeurd. Achteraf verdwijnt alle documentatie in het digitale archief. Goede declaratie-apps zorgen ervoor dat alle gegevens minstens zo lang kunnen bewaard worden als de fiscale administratie van elke afzonderlijke jurisdictie vereist.

Verkrijg betere deals voor je medewerkers

Een ander voordeel van een digitale declaratie-app is het inzicht in de favoriete handelaars van je werknemers. Door het bijhouden van de data kun je achteraf analyseren hoeveel geld uiteindelijk is gespendeerd aan bijvoorbeeld voeding, reizen en andere categorieën én bij welke handelaars. Zo kan jouw bedrijf kortingen negotiëren met de favoriete handelaars van je werknemers om zo nog betere deals te verkrijgen. Door zulke voordelen te onderhandelen voor je werknemers hou je ze enerzijds gemotiveerd en kun je zelf ook een aardig centje besparen.

Maak je payroll efficiënter

Een ander voordeel van de onkosten-“analytics” is dat HR-teams een beter idee kunnen krijgen van het gedrag van hun medewerkers. Op die manier kunnen zij betere beslissingen maken over welke types uitgaven op termijn deel zouden kunnen uitmaken van de salarisstructuur van hun medewerkers. Als de meeste werknemers bijvoorbeeld telefonierekeningen declareren, zou de organisatie kunnen overwegen om de telefonievergoeding te verhogen als onderdeel van het salaris.

Conclusie

Er zijn heel wat voordelen van digitale declaratie-apps voor medewerkers en HR-managers. Bovendien zijn de meeste van deze apps, zoals Mobilexpense, heel gemakkelijk om te gebruiken. Nieuwe medewerkers hoeven bijna niet getraind te worden om onkostendeclaraties aan te maken en in te dienen. Meer dan een account aanmaken en foto’s nemen van hun bonnetjes hoeven ze bijna niet te doen.

73% van de werknemers geven aan dat ze waarschijnlijk op zoek zouden gaan naar een nieuwe werkgever als de terugbetalingscyclus voortdurend traag was.

Je onkostenbeheer digitaliseren kan dus belangrijkere implicaties hebben dan je vooreerst zou denken.