De groot­ste voorde­len van een decla­ra­tie-app voor je reizende medewerkers

Is meer controle over je reisonkosten één van je topprioriteiten dit kwartaal? Dan lijkt een investering in een declaratie-app misschien wel de beste beslissing die je ooit zult maken.

Zo’n app helpt je je doelstellingen op vlak van zakenreizen te behalen en je overheadkosten naar beneden te halen. Onkosten handmatig declareren is ontegensprekelijk een last, zowel voor jou als voor je reizende medewerkers. Een declaratie-app helpt je om komaf te maken met de frustratie, verspilde middelen, fouten en gebrek aan duidelijkheid die heersen wanneer bedrijven nalaten om hun processen te automatiseren op vlak van reiskosten, een niet te onderschatten kostenpost. Lees verder over de voordelen van een mobiele applicatie voor bedrijfsonkosten.

Declareer onkosten onderweg

Moeten je reizende medewerkers de bonnetjes van tijdens hun zakenreis bijhouden en pas declareren wanneer ze terug op kantoor zijn? Wanneer medewerkers vermoeid zijn van voorbije trips of haastig zijn om belangrijkere taken af te werken kunnen fouten optreden. In plaats van te wachten tot de laatste minuut om onkosten te declareren, zouden je medewerkers ook een mobiele app kunnen gebruiken die hen toelaat om bonnetjes onderweg al in te scannen.

Minder tijd besteden aan declaraties

Je medewerkers hoeven niet langer te wachten tot ze thuis of op kantoor aankomen om een hele berg bonnetjes in te dienen en hun onkostennota’s op te maken. Met de hulp van een declaratie-app op maat van je reizende medewerkers, moeten zij alleen nog foto’s nemen van hun bonnetjes - de app doet de rest.

Gedaan met verloren of beschadigde bonnetjes

Wanneer je medewerkers reizen voor het werk, focussen ze het liefst van al op hun hoofddoel en gebruiken ze hun energie op een slimme manier, om het meeste uit hun trip te halen. Bovendien wordt het overrompelend effect van in een nieuwe stad of ander land te zijn vaak onderschat. Het risico om een bonnetje te verliezen of te beschadigen is reëler dan je zou denken. En uiteraard wil je het geld terugstorten dat zij uit eigen zak hebben voorgeschoten, dus bonnetjes in real time inscannen via een op maat gemaakte reiskosten app is misschien wel het beste dat je je reizende medewerkers kunt bieden.

Geen menselijke fouten meer

Wanneer de reiskosten van je bedrijf manueel beheert, kunnen typos en andere menselijke fouten in declaraties sluipen. Met een declaratie-app, worden de bonnetjes van je werknemers moeiteloos gescand en gedigitaliseerd. Op die manier elimineer je niet alleen menselijke fouten, maar ook frauduleuze praktijken én zorg je ervoor dat er geen cash meer verloren gaat met terugbetaling van onkosten.

Kaarttransacties automatisch matchen

Wanneer betalingen uitgevoerd worden via een bedrijfskredietkaart, kan je bedrijf zakenreizigers veel sneller terugbetalen mét tools die onkostenbeheer automatiseren zoals Mobilexpense. Dankzij zulke tools kun je gedag zeggen tegen het handmatig verwerken van onkosten en moeten financiële controllers noch auditeurs nog elke lijn van elke onkostennota apart bekijken. Alle kredietkaartuitgaven worden automatisch gematcht met de uitgevoerde transacties dankzij je declaratie-app.

Van papieren naar digitale administratie

Zakenreizigers die een declaratie-app gebruiken moeten zich niet langer bezighouden met het handmatig creëren en indienen van onkostennota’s. Door foto’s te nemen van hun bonnetjes, creëert de app een digitale kopie van de gefotografeerde uitgaven en wordt elke uitgave opgeslagen in de account van de reiziger. Het enige wat je medewerkers nog dienen te doen is het digitale rapport indienen en klaar is kees - je bedrijf kan hen meteen terugbetalen.

Dwing je reisrichtlijnen af

Wanneer je eraan denkt een declaratie-app te gebruiken, kijk dan ook of je je reisbeleid gemakkelijk kunt integreren in het systeem. Zo kun je de naleving van je interne beleid beter doen naleven door je zakenreizigers. Als we eerlijk zijn, weten we dat controllers noch reizigers ooit je volledige reisbeleid zullen kunnen onthouden en dat het dus meer dan waarschijnlijk is dat een bepaalde regel of een bepaald principe al eens met de voeten zal worden getreden. Een app zal daarentegen altijd de fouten, eventuele fraude of niet-conforme claims kunnen signaleren. We durven te stellen dat de meeste van je medewerkers een smartphone gebruiken en verscheidene applicaties hebben die hun persoonlijk en professioneel leven gemakkelijker maken. Het downloaden van een declaratie-app lijkt ons dan ook geen al te grote stap, zeker niet als die hun tevredenheid op zakenreis voelbaar zal verbeteren door een naadloze mobiele ervaring te bieden.

Het gaat hem er vooral om om de juiste app te vinden voor de context waarin jouw bedrijf opereert én om je medewerkers de positieve impact en voordelen van je nieuwe automatische oplossing te helpen begrijpen.