De Thuis­werk­ver­goe­ding in Neder­land: alles wat je moet weten

Geupdatet januari 2023

Thuiswerken is in Nederland al meer dan behoorlijk goed ingeburgerd. Zoals je kon lezen in onze vorige blogpost over onkostenvergoedingen voor thuiswerk, werkte zo’n 20% van de Nederlanders al geregeld van thuis voor corona en blijkt uit de ledenenquête van de Nederlandse Wergeversorganisatie AWVN dat velen ervan overtuigd zijn dat te zullen blijven doen na corona.

Als werkgever is het uiteraard van belang om ervoor te zorgen dat je werknemers thuis even productief en comfortabel kunnen werken als op kantoor. Vandaag kunnen werkgevers in Nederland via de “vrije ruimte” uit de Werkkostenregeling al onbelast een vergoeding geven voor het inrichten van de thuiswerkplek. Sinds 2022 komt daar nog eens een aparte thuiswerkvergoeding bij van 2.15 euro per dag voor de dagdagelijkse meerkost door thuiswerk. Maar wat betekent dit nu concreet voor je administratie, je onkostenbeleid en je werknemers? Lees verder om alles te weten te komen over de nieuwe thuiswerkvergoeding.

De voordelen van thuiswerken

Thuiswerk is een blijver, om verschillende redenen. Zowel werkgevers als werknemers hebben tijdens de coronacrisis met eigen ogen kunnen zien dat de zaken meestal even goed blijven draaien en dat de voordelen van op zijn minst gedeeltelijk thuiswerken niet te onderschatten zijn. Enkele voordelen op ’n rij:

• Minder verplaatsingen met de auto is goed voor het milieu
• Minder verplaatsingen betekent minder verloren reistijd
• Thuiswerken biedt de mogelijkheid privé-zaken beter te managen
• Vergaderingen worden vaak efficiënter gehouden
• Er is meer ruimte voor werk waar concentratie voor nodig is

Natuurlijk is het plaatje niet uitsluitend rooskleurig. Werk is in hoofdzaak ook een sociale bezigheid waarvan het belang niet te onderschatten valt. In een 100% remote context wordt dat gezamenlijke kopje thee of dat snelle overleg net wat moeilijker. Genoeg online overlegmomenten inlassen en ook informele Zoom-meetings kunnen hierbij helpen om de groepsdynamiek toch enigszins te behouden. Hoogstwaarschijnlijk evolueren we naar een “hybride” werkplaats, die het beste van de twee werelden combineert. In elk geval zal thuiswerk niet meer te negeren vallen.

Wat houdt de thuiswerkvergoeding precies in?

Van thuis uit werken brengt wel wat extra uitgaven met zich mee voor je medewerkers. Denk maar aan extra verbruik van elektriciteit, water en gas, extra bandbreedte voor internetverbruik, koffie of thee, extra WC-papier of vuilniszakken, etc. Daarom heeft het kabinet beslist om voor 2022 een specifieke regeling uit te werken voor deze thuiswerkvergoeding, ook soms thuiswerkkostenvergoeding genaamd.

Deze nieuwe regeling gaat in sinds 1 januari 2022 en houdt in dat je als werkgever maximaal 2.15 euro per dag per werknemer onbelast kunt verstrekken als compensatie voor de extra kosten gerelateerd aan het thuiswerk zelf. 2.15 euro lijkt op het eerste zicht niet veel, maar voor full-time medewerkers kan dit op jaarbasis toch oplopen tot een kleine 500 EUR.

Onder deze regeling kun je als werkgever dus deze kosten zonder inhouding van loonheffingen (belasting op loon en sociale zekerheidspremies) uitbetalen.

Reiskostenvergoeding én thuiswerkvergoeding?

Een belangrijke regel om op te nemen in je onkostenbeleid is dat het niet compatibel is om voor dezelfde dag een reiskostenvergoeding én een thuiswerkvergoeding toe te kennen. Logisch ook, want als een medewerker een dag thuis werkt - en daar een vergoeding voor krijgt - kan hij of zij niet tegelijkertijd een vergoeding claimen voor woon-werkverkeer die dag.

Is het verplicht om de thuiswerkvergoeding uit te keren?

Neen, werkgevers mogen zelf bepalen of ze de thuiswerkvergoeding al dan niet willen uitkeren. Werknemers die vaak van thuis werken zouden hier uiteraard om kunnen vragen. Als werkgever is het ook een manier om je talent tevreden te houden en onbelast een extra duwtje in de rug te geven. Wees in elk geval transparant en neem je beslissing mee op in je onkostenbeleid, je werknemers zullen dit op prijs stellen.

Wat met de administratieve verwerking?

Grosso modo bestaan er eigenlijk twee manieren om een werknemer te gaan vergoeden. Ofwel kun je tijdens iedere loonuitbetaling het aantal dagen tellen en mee uitbetalen, ofwel kun je werknemers een vast bedrag per maand toekennen op basis van een gemiddeld aantal dagen dat iemand thuis werkt.

Uiteraard kun je alle thuiswerkdagen van iedereen in Excel sheets gaan bijhouden. Je kunt ook Mobilexpense gebruiken. Mobilexpense is een digitale declaratie-app die rekening houdt met alle vereisten van de Nederlandse markt. Onze experts staan klaar om je te helpen bij het praktisch implementeren van deze nieuwe thuiswerkkostenregeling in je administratie.