Spend­cat­cher: de mobiele appli­ca­tie met OCR

In 2020 werd iets meer dan de helft van het wereldwijde websiteverkeer gegenereerd door mobiele apparaten. Er zijn miljoenen apps beschikbaar in de verschillende app stores. Je kunt gerust stellen dat je met je smartphone zowat alles kunt doen wat je ook met je computer kan.

En dat geldt ook voor onkostenbeheer.

Bij Mobilexpense geloven we dat onkostenbeheer net zo eenvoudig moet zijn als je telefoon uit je broekzak halen en een foto maken. SpendCatcher maakt precies dat mogelijk, zodat gebruikers van de app van overal en op elk moment productief kunnen zijn.

Wat is SpendCatcher?

SpendCatcher is de mobiele app van mobilexpense voor on-the-go onkostenbeheer (expense management), beschikbaar op iOS en Android-smartphones en -tablets.

Met SpendCatcher worden declaraties automatisch aangemaakt. Of het nu gaat om een uitgave, een kilometervergoeding of een onkostenvergoeding, de app begeleidt de gebruiker en vult de velden waar mogelijk vooraf in.

Gebruikers kunnen onkosten invoeren door het bonnetje of de factuur te fotograferen en door OCR-scanning te halen. Kilometervergoeding invoeren is net zo eenvoudig als een vertrek- en eindpunt in Google Maps ingeven. En voor ingewikkelde vergoedingen vertrouwt SpendCatcher op de krachtige technologie van mobilexpense die ze berekent op basis van enkele parameters.

SpendCatcher is gebruikersgericht en wil het leven van reizende (en thuiswerkende) werknemers vergemakkelijken. Een mobiele applicatie stelt mensen in staat om productief te zijn, ook in situaties waarin dat anders minder eenvoudig is, zoals achteraan in een taxi of terwijl ze wachten op een koffie.

Wij vinden dat een onkost declareren slechts een paar seconden zou mogen innemen, en SpendCatcher is daar ons antwoord op.

Hoe werkt SpendCatcher?

OCR-app voor uitgaven

SpendCatcher gebruikt Optical Character Recognition (OCR) om automatisch betalingsinformatie uit bonnetjes of facturen te halen.

Gebruikers nemen een foto en de OCR doet de rest: het leest en extraheert de datum, het totaalbedrag, de naam van de handelaar en de stad van elk betalingsbewijs om een transactie te creëren. De gebruiker controleert en bewerkt de onkostenregel indien nodig voordat hij deze indient.

Optional Human Data Enhancement (HDE) vereenvoudigt verder het proces voor onze gebruikers en hun controllers en maakt hen zo productiever. De BTW wordt nauwkeuriger geëxtraheerd, bijvoorbeeld wanneer verschillende tarieven van toepassing zijn op eenzelfde bonnetje.

Kilometervergoedingen

Een conforme kilometervergoeding aanmaken is net zo eenvoudig als het invoeren van een vertrek- en aankomstpunt in de applicatie. Met Google Maps berekent SpendCatcher het aantal kilometers waaraan het vervolgens de juiste kilometertarief toekent.

Deze berekening is gebaseerd op de afstandsgegevens, het bedrijfsbeleid en de lokale regels en voorschriften (zoals de grootte van de motor of het type brandstof). Gebruikers kunnen het aantal kilometers handmatig wijzigen om een omweg aan te geven of kilometers voor privé-verplaatsingen weer te geven. Om dit voor de controllers duidelijk te maken, kunnen gebruikers opmerkingen invoeren.

Dagvergoedingen

Dagvergoedingen zijn complex om te beheren, maar SpendCatcher maakt het proces een fluitje van een cent. Reizigers voeren hun vertrek- en aankomstpunt in, de datum en alle maaltijden of accommodatiekosten waarvoor ze een vergoeding nodig hebben.

Deze vergoeding wordt nauwkeurig berekend op basis van de bedrijfsregels en regelgeving van het land, inclusief eventuele noodzakelijke aftrekposten (bijvoorbeeld voor maaltijdcheques of gratis maaltijden). Gebruikers voegen het resulterende bedrag toe aan een onkostennota, zoals bij elke andere transactie.

De gebruikservaring

Als zakenreiziger is SpendCatcher jouw virtuele assistent.

Zodra je een reisaanvraag aangemaakt hebt, open je SpendCatcher om op elk gewenst moment uitgaven vast te leggen en bij elke stap begeleid te worden.

Een koffie halen in het station? Maak een foto van je bonnetje van zodra je het ontvangt en geniet met een gerust hart van je drankje. Tegen de tijd dat jij in de trein stapt, heeft OCR de relevante gegevens al opgehaald zonder dat je zelf nog iets moet invoeren.

Een kilometervergoeding of een onkostenvergoeding aanmaken neemt slechts een paar seconden in beslag, en al zeker minder tijd dan je nodig hebt om die koffie op te drinken.

Op weg naar huis, misschien achterin een taxi, kun je je onkostennota aanmaken en ter goedkeuring versturen. Wanneer je thuiskomt, kan het al goedgekeurd en verwerkt zijn voor betaling.

Hoe SpendCatcher de productiviteit verbetert

De voordelen van SpendCatcher zijn tweeledig.

1. SpendCatcher neemt de last van het invoeren van informatie weg bij de gebruiker. Dit wordt met een druk op een knop geautomatiseerd. Dit zorgt ervoor dat de gebruiker taken met een lage toegevoegde waarde zoals uitgavenbeheer kan uitvoeren op een ander moment dan tijdens de meest productieve uren van de dag. Als een gebruiker zijn uitgaven in de metro of tijdens het drinken van een kopje koffie kan beheren, houdt hij tijdens de effectieve werkuren meer tijd over voor taken met een hogere toegevoegde waarde.

2. De OCR en HDE zorgen ervoor dat de gegevens nauwkeuriger zijn. Dit bespaart de gebruiker tijd bij het invoeren van de gegevens, en voor de controller bij de controle ervan. Wanneer de gegevens van bij "de eerste keer goed" zijn, is er geen eindeloos heen en weer geregel meer nodig tussen de gebruiker en de goedkeurder of controller. De controller hoeft alleen nog tijd te besteden aan inconsistenties, in plaats van elke onkostenregel te controleren.