Onkos­ten­ver­goe­ding voor thuis­werk: de app die alles makke­lij­ker maakt

Nu corona voor de absolute doorbraak van telewerk heeft gezorgd, vragen meer en meer werkgevers zich af hoe ze dit best kunnen omkaderen en integreren in de dagelijkse werking van hun bedrijf. Wat hebben medewerkers nodig om optimaal te kunnen presteren van op afstand? Wat zijn hun verwachtingen vandaag en hoe zien die van morgen eruit? En welke rol is weggelegd voor technologie in dit hele verhaal? In dit artikel gaan we op zoek naar antwoorden.

To telewerk or not to telewerk : wat wil de medewerker?

De coronacrisis heeft ervoor gezorgd dat veel mensen de voor- en nadelen van thuiswerk hebben mogen ondervinden. In Nederland was thuiswerk ook voor de pandemie al behoorlijk ingeburgerd (zo’n 20% van de Nederlanders werkte ook voor de pandemie al geregeld van thuis*). Ook in België werkten al veel mensen frequent van thuis uit - zo’n 12% deed al minstens 2 dagen per week aan telewerk.*

Uiteraard lukt werk van op afstand in sommige sectoren beter dan in andere. Denk aan loodgieters, schilders of beroepen in de zorg bijvoorbeeld, die hoogstwaarschijnlijk nooit aan thuiswerk zullen kunnen doen. Typische kenniswerkers, in sales-, marketing- of financerollen bijvoorbeeld, zullen dan weer makkelijker binnen die categorie vallen.

Ook de beschikbare thuiswerkinfrastructuur is heel erg bepalend voor succes. Stel dat je krap woont, niet beschikt over een goede internetverbinding of een thuissituatie hebt die dit niet echt toelaat. In zulke gevallen wordt thuiswerk pas een echte uitdaging.

Hoewel er dus zeker obstakels zijn die nog lange tijd zullen blijven bestaan, geeft onderzoek aan dat de meeste mensen ook na de pandemie vragende partij zullen zijn voor een flexibele invulling van het werkrooster. Op basis van een ledenenquête van de Nederlandse Werkgeversorganisatie AWVN wordt verondersteld dat de thuiswerknorm voor kennisberoepen zo’n twee dagen per week zal worden.

Wat kan de werkgever doen?

Als werkgever kun je dus maar beter voorbereid zijn op de hybride toekomst. Medewerkers zullen af en toe van thuis of ergens anders willen kunnen werken.

In België kun je als werkgever momenteel een tijdelijke onkostenvergoeding voor thuiswerk toekennen aan je werknemers. Deze maandelijkse vergoeding is vrij van zowel belasting als RSZ-bijdragen en bedraagt maandelijks maximum 129,48 EUR.* Op jaarbasis kun je dus toch al gauw een slordige 1500 EUR onbelast naar je medewerkers laten vloeien.

In Nederland hangt deze regeling samen met die van de “vrije ruimte”, een onkostenbudget ten belope van een percentage van het loon waarbinnen je geen belasting hoeft te betalen. Voor corona bedroeg de maximale vrije ruimte 1.7% van het fiscale loon van een werknemer, door de coronacrisis is dit verhoogd tot 3%*

Er bestaan verschillende manieren om hiermee om te gaan. Je kunt ervoor kiezen om een maandelijks of zesmaandelijks budget ter beschikking te stellen aan je werknemer voor bijvoorbeeld kantoormateriaal (van bureau’s met aanpasbare hoogte, over een extra scherm tot een geluidswerende koptelefoon, enzovoort). Evenzeer zou je kunnen kiezen voor een claim-as-you-need model, waarbij je werknemer niet de volledige vrijheid krijgt om een budget naar eigen goeddunken te besteden. In dat geval bepaalt men meestal het plafond van elke onkostencategorie afzonderlijk in het onkostenbeleid (En. “Expense Policy”) van je bedrijf en dient de medewerker elke uitgave afzonderlijk te declareren.

Naast het garanderen van de juiste “fysieke” condities om van thuis uit te kunnen werken, is het voor jou als werkgever ook belangrijk om na te denken over de mentale gezondheid van je medewerkers alsook de consequenties op het groepsgevoel. Hoewel dit zeker niet onbelangrijk is en inderdaad een plaatsje verdient binnen deze alinea, valt het buiten de scope van dit artikel.

Hoe technologie kan helpen

Zoom kent ondertussen iedereen, maar welke technologieën of tools kunnen daarnaast nog een rol spelen bij thuiswerk? Een van de meest onderschatte technologische hulpmiddelen is een digitale declaratie-app. Een digitale declaratie-app zorgt ervoor dat medewerkers online onkosten kunnen declareren. Het oude proces klinkt vast bekend in de oren:

• papieren facturen afdrukken of papieren bonnetjes bijhouden
• Een onkostennota opstellen en de papieren bonnetjes en/of facturen toevoegen
• dit geheel fysiek indienen bij de financiële afdeling op kantoor

Dankzij een declaratie-app kan een medewerker simpelweg:

• bonnetjes of facturen inscannen met de smartphone

• onkostennota’s digitaal opstellen en indienen

• elke stap van van de verwerking volgen tot aan de terugbetaling

Met andere woorden, een digitale declaratie-app is aangepast aan de huidige situatie. Als medewerkers een onkosten maken voor bijvoorbeeld bureaumateriaal, hoeven ze niet meer te doen dan hun papieren of elektronische factuur te fotograferen met hun smartphone of te forwarden via email. Alle relevante data zoals de handelaar, de datum, het bedrag of de munteenheid worden automatisch uitgelezen, zodat de data gestructureerd en correct aankomt bij de financiële afdeling. De betere declaratie-apps zoals Mobilexpense maken het ook mogelijk om goedkeuringsregels in te stellen, zodat medewerkers zeker het onkostenbeleid volgen.

Conclusie

We kunnen gerust stellen dat de meeste medewerkers ook na de pandemie nog gebruik zullen willen maken van telewerk. Werkgevers doen er dan ook best aan om zich aan te passen aan de nieuwe context. Medewerkers zoveel mogelijk faciliteren om ervoor te zorgen dat ze even optimaal kunnen presteren van thuis uit lijkt dan ook de beste weg vooruit. Het staat vast dat technologie daar een belangrijke rol bij gaat spelen. Declaratie-apps nemen de pijn van het declaratieproces weg en maken het volledig digitaal. Alleen al daarom zijn ze onmisbaar gebleken tijdens de pandemie en zullen ze een noodzaak blijven in het post-pandemietijdperk. De betere declaratie-app - zoals Mobilexpense - maken veel meer mogelijk dan enkel het digitaliseren van onkostennota’s, maar helpen onder andere ook bij het afdwingen van het onkostenbeleid van je bedrijf.

Bronnen:

https://loonwijzer.nl/arbeidsvoorwaarden/thuiswerken

https://www.telewerken.be/in-cijfers/

https://www.cpb.nl/sites/default/files/omnidownload/CPB-Achtergronddocument-Thuiswerken-voor-tijdens-en-na-de-coronacrisis_1.pdf

https://www.vlaio.be/nl/subsidies-financiering/subsidiedatabank/vergoeding-voor-thuiswerk-coronavirus#:~:text=Werkgevers%20kunnen%20tijdens%20de%20coronacrisis

*De 3% geldt tot een fiscaal loon van € 400.000; daarboven gaat het om 1,2% vrije ruimte.