Onkos­ten­no­ta’s: voorbeel­den en hoe ze te digitaliseren?

Of je nu voor of tegen bent, alle aspecten van ons leven zijn razendsnel aan het digitaliseren. Voor bedrijven betekent dit dat er enorme opportuniteiten zijn ontstaan om efficiënter en nauwkeuriger zaken te doen dan ooit. In sommige gevallen biedt technologie oplossingen aan problemen die al decennia lang aanslepen en productiviteit en tevredenheid van medewerkers in de weg staan. Onkostennota’s indienen is er zo één van. Lees verder om een voorbeeld te vinden van een onkostennota en waarom digitalisering het antwoord biedt op praktische problemen.

Hoe gaat je bedrijf vandaag om met onkostenbeheer en -rapportering? Zelfs al wordt er gewerkt met online boekhoudprogramma’s en/of financiële rapporteringstools, vaak volgen bedrijven nog steeds hetzelfde verouderde proces voor het declareren van onkosten.

Het old-school proces: papieren onkostennota’s

Waarschijnlijk komen een paar elementen van het volgende proces je wel bekend voor:

1. Na betaling voor een product of een dienst worden uitgaven door de medewerker handmatig ingevoerd in een tabel in Excel of Word.

2. Deze tabel wordt afgedrukt en dient als onkostennota.

3. Papieren kopieën van de bonnetjes worden als bewijsmateriaal vastgeniet aan de onkostennota.

4. De medewerker dient de onkostennota onderaan te ondertekenen.

5. Wanneer bepaalde uitgaven niet stroken met het bedrijfsbeleid, wordt de hele onkostennota teruggestuurd.

6. Wanneer de terugbetaling is uitgevoerd, moet het exacte bedrag in de boekhouding worden opgenomen. Dit gebeurt handmatig, met inderdaad een risico op discrepanties.

7. Uiteindelijk belandden de onkostennota’s - soms samen met een kopie van de goedgekeurde of terugbetaalde onkosten in het archief, waar ze zelden nog uit worden gehaald en vooral veel plaats innemen.

Herkenbaar? Dit zogeheten “papieren declaratieproces” is niet alleen vatbaar voor fouten bij elke manuele ingave van gegevens, het is ook heel erg tijdrovend, kostelijk en gewoonweg vervelend.

Volgens een studie van enkele jaren geleden, zijn de drie grootste frustraties van medewerkers op het vlak van declaraties:

• het feit dat ze alle bonnetjes moeten bijhouden
• de tijd die het opstellen van een onkostennota kost
• het feit dat ze een Excel-tabel moeten invullen.

Wil je toch nog eens een voorbeeld van een onkostennota van dichtbij zien (vooraleer ze volledig uitgestorven zijn)? We hebben er hier eentje voor je klaar.

Download hier uw GRATIS onkostennota template

Zelfs wanneer je high-end boekhoud-, banking or declaratiesoftware gebruikt, blijven er soms gaten in het proces. Enkel een echte end-to-end oplossing zoals Mobilexpense bespaart je werkelijk veel tijd, geld en kopzorgen door het hele proces te automatiseren, van het scannen van bonnetjes met je smartphone, tot het goedkeuren ervan, het integreren van je onkostenbeleid, het automatisch matchen van transacties met uitgaven, het controleren en het rapporteren.

Hoe het beter kan: digitale onkostennota’s

Idealiter is je digitale declaratiesysteem:

• Gericht op mobiliteit: met een smartphone-app

• Gemakkelijk om te gebruiken

• Toegankelijk voor medewerkers

• All round op het vlak van soorten uitgaven: kilometer- en dagvergoedingen moeten ook kunnen worden verwerkt

• Open - je declaratiesoftware moet kunnen communiceren met bestaande boekhoud - en betalings- en andere systemen

Het helpt om deze punten in het achterhoofd te houden wanneer je de opties bekijkt voor jouw organisatie. Als een declaratie-app het makkelijker maakt voor medewerkers met onkostennota’s, dan zullen zij niet enkel je bedrijfsbeleid en processen beter begrijpen en volgen, maar waarschijnlijk ook zelfs tevredener zijn.

Hoe digitaliseer je onkostennota’s?

De sleutel tot succes van het hele proces ligt in in het digitaliseren zelf. Zonder een eenvoudig en effectief digitaliseringsproces is de kans groot dat de manier waarop je met onkostennota’s omgaat niet sterk zal veranderen. Om onkostennota’s te digitaliseren moet je systeem in de eerste plaats om kunnen gaan met verschillende types bonnetjes: online bonnetjes, papieren bonnetjes en handgeschreven bewijzen. Dit betekent dat je software ook online bonnetjes moet kunnen verwerken door gedownloade or geforwarde bonnetjes op dezelfde manier te laten uitlezen zoals papieren bonnetjes. Papieren bonnetjes worden meestal uitgelezen door intelligente technologie zoals OCR (optical character recognition), rechtstreeks via de camera van je smartphone. Handgeschreven bewijsjes moeten op hun beurt nog manueel kunnen verwerkt worden, dus een goed systeem biedt ook die mogelijkheid aan.

Integreren met de juiste tools

Het pakket dat je kiest om onkostennota’s te digitaliseren moet uiteraard met je bestaande systemen kunnen communiceren, ongeacht welke ERP, welk boekhoudingspakket of welke betaalsystemen jouw bedrijf gebruikt. Of het nu gaat over Egencia, Mastercard, SAP, Microsoft Dynamics, Oracle, Personio, VATIT, of nog een ander soort integratie, die ideale oplossing past zich perfect in jouw digitale infrastructuur - zoals Mobilexpense. Ontdek al onze integraties hier.

Automatiseren maar...

Door onkostennota’s te digitaliseren, maak je ook meteen een bepaald niveau van automatisering mogelijk. Zo kun je bij de betere declaratietools regels instellen die specifiek bij jou bedrijf passen. Uitgaven automatisch laten goedkeuren op grond van het type, het bedrag, de datum of nog een andere parameter wordt op die manier mogelijk, waardoor je financiële controllers een pak tijd kunnen besparen.

...binnen het juiste kader

Onkostennota’s worden uiteraard telkens gereguleerd volgens het fiscaal recht van elk afzonderlijk land of jurisdictie. Multinationals of grote grensoverschrijdende teams kunnen soms worstelen met verschillende regels voor verschillende teams. Zulke regels kunnen verschillen op het vlak van privacy, taal, fiscale transparantie, elektronische opslag. Als je denkt aan het digitaliseren van je onkostennota’s dan is het ook belangrijk om naar deze capaciteit te kijken. De beste declaratietools starten vanuit dit oogpunt en maken het gemakkelijker voor grensoverschrijdende teams.

Conclusie

Onkostennota’s lijken op het eerste zicht een overblijfsel uit een papieren verleden. Door ze te gaan digitaliseren kun je je bedrijf mogelijks veel geld en tijd besparen. Daarvoor loont het de moeite om te kijken naar de betere declaratietools, die helpen om het hele proces te automatiseren, die integreren met jouw bestaande infrastructuur en die op de hoogte zijn van het wettelijk kader voor jouw jurisdictie.