Onkos­ten­be­heer in 2022: Deze updates aan de nieuwe normen mag je verwachten

Elk jaar opnieuw past het Compliance Team van Mobilexpense de wettelijke (lees: belastingvrije) tarieven van dag- en kilometervergoedingen aan in het systeem voor het daaropvolgende jaar.

Sommige (i.e. de meeste) jurisdicties updaten hun tarieven op jaarlijkse basis, anderen doen dit op maandelijkse - of kwartaalbasis en nog anderen voeren slechts af en toe ad hoc updates door. Mobilexpense houdt voortdurend alle overheidsbronnen in het oog zodat de applicatie steeds blijft draaien conform de laatste regelgeving en richtlijnen. Dit maakt dat onze klanten met een gerust hart onze tool kunnen blijven gebruiken, wetende dat wij ervoor zorgen dat alle uitgaven (onkosten) conform de geldende wetgeving worden geregistreerd en verwerkt. Zo is het niet meer nodig om tijd en energie te investeren in bijkomende research.

Ons Compliance Team heeft alle nodige updates aan de dag - en kilometervergoedingen voor 2022 geïdentificeerd en ook alle nodige procesmatige aanpassingen aan de verwerking en opslag van fiscale gegevens opgelijst. Als je meer details over deze veranderingen wil, blijf dan zeker lezen.

Updates met betrekking tot dag- en kilometervergoedingen voor 2022

In 2022 zullen de volgende tarieven hoogstwaarschijnlijk veranderen. Deze aanpassingen zullen meteen zichtbaar zijn in onze app.

• Dagvergoedingen

• Tsjechië, Denemarken, Finland, Nederland, Noorwegen, Servië (steeds op 1 februrari), Singapore, Slovenië, Zweden en de VS.
• In Noorwegen zal de totale vergoeding voor trips van meer dan een dag niet wijzigen, maar wel de opsplitsing tussen belastbare en niet-belastbare bedragen. Zo zal het eruit zien per 24 uur, met hotelaccommodatie, exclusief ontbijt:
  • NOK 801 (NOK 617 niet-belastbaar + NOK 184 belastbaar) - vanaf 01/01/2022
  • NOK 801 (NOK 609 niet-belastbaar + NOK 192 belastbaar) - vanaf 01/01/2022

• De Duitse autoriteiten hebben aangekondigd dat er geen wijzigingen zullen zijn aan de regels en de tarieven van de vergoedingen voor 2022, vergeleken met 2021

• Kilometervergoedingen
  
  • Canada, Tsjechië, Denemarken, Finland, Noorwegen en de VS.
  • Finland’s kilometervergoeding voor personenvervoer stijgt van 0.44 EUR/km in 2021 tot 0.46 EUR/km in 2022.

Mobilexpense onderzoekt voortdurend en actief publicaties van overheidsinstanties en zal steeds de tarieven in de applicatie aanpassen in het geval van andere wijzigingen.

Toepassing van geüpdatete tarieven

Deze en andere updates die onze declaratie-app worden geïmplementeerd zijn van toepassing op klanten die de wettelijke plafonds volgen en hebben dus geen effect op klanten die eigen tarieven hanteren die verschillen van de wettelijke.

Wijzigingen aan de digitaliseringsvereisten

De laatste tijd zijn meer en meer bedrijven in meer en meer landen aan het opschuiven richting digitale rapportering en facturatie. Latijns Amerika was daarin pionier, Europa is momenteel aan een inhaalbeweging bezig.

Elektronische facturatie (in B2B) is in Italië verplicht sinds januari 2019. In andere Europese landen blijft dit echter vrijblijvend. Meer en meer Europese landen zijn ook SAF-T rapportering beginnen gebruiken de laatste jaren, zoals Spanje, Noorwegen, Polen en Roemenië (vanaf 2022). Apps voor declaratie- en onkostenbeheer ondersteunen deze shift naar papierloze BTW-aangiftes en meer digitale auditing door de digitale extractie en opslag van gegevens een pak te vereenvoudigen.

Digitale opslag van financiële gegevens

Hoewel regels en procedures rond digitale opslag verschillen van jurisdictie tot jurisdictie, bestaan er vaak ook gemeenschappelijke vereisten. Een bedrijf kan meestal overschakelen op digitale opslag van gegevens wanneer het de authenticiteit van de oorsprong, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van facturatiegegevens kan garanderen.

• “authenticiteit van de oorsprong” betekent dat de identiteit van de leverancier of verstrekker van de factuur of het bonnetje kan worden nagegaan
• ‘integriteit van de inhoud’ betekent dat de factuur of het bonnetje niet gewijzigd is
• ‘leesbaarheid’ van een factuur betekent dat de factuur gemakkelijk kan worden gelezen

Er bestaan verschillende manieren om authenticiteit en integriteit te waarborgen:

• Een geavanceerde of “gekwalificeerde” elektronische handtekening
• Electronic Data Interchange (EDI)
• Interne bedrijfscontroles die een betrouwbaar audit spoor nalaten tussen een factuur en een levering van goederen of diensten

Mobilexpense biedt een “gekwalificeerde handtekening” - oplossing en garandeert dat bedrijfscontroles op zijn plaats zijn om de veiligheid van je gegevens te kunnen waarborgen.

COVID-19

Vele landen zoals Frankrijk, België, Duitsland en Nederland hebben tijdelijke wijzigingen doorgevoerd aan hun BTW- en andere tarieven en vergoedingen naar aanleiding van de COVID-19 crisis in 2020. Hoewel de meeste van deze tijdelijke wijzigingen ondertussen al teruggedraaid zijn, vinden andere en nieuwe updates geregeld plaats.

Zo werd de Nederlandse pendelvergoeding - initieel gepland om te verdwijnen in april 2021 - verschillende keren verlengd tot 31 december 2021. Parallel daarmee riep de Nederlandse overheid een nieuwe vergoeding in het leven die vanaf 2022 de realiteit van het thuiswerk voor vele Nederlandse werknemers reflecteert.

De uitgebreide lijst van compliance updates is gewoon te lang om in z’n geheel hier te delen. Je kunt in elk geval op beide oren slapen dat ons team steeds de officiële bronnen in de gaten houdt - zodat jij dat niet hoeft te doen - en ervoor zorgt dat onze systemen de nieuwste tarieven en regels hanteren en aankunnen.