OCR in Expense Management

OCR staat voor Optical Character Recognition, vrij vertaald het optisch herkennen van karakters. Dat is wat onze ogen doen als wij een factuur of kassabon lezen. De ene persoon leest sneller dan de ander en sommige mensen hebben af en toe wat hulp nodig, dat is bij OCR niet anders. In dit artikel gaan we in op de juiste toepassing van OCR in het declaratieproces.

Scannen & herkennen met OCR

Beide begrippen vallen vaak onder dezelfde noemer, maar toch zijn dit twee verschillende disciplines.

Scanning is simpelweg het vastleggen van een bon, bijvoorbeeld door deze te scannen op een kopieerapparaat of door een foto te nemen met een smartphone.

Het herkennen van data op bonnen is complexer van aard, laat staan de correcte toepassing van de uitgelezen bedragen in een specifiek werkproces. In grote lijnen zijn er twee methodes om OCR te gebruiken in software applicaties.

API en OCR

Werkt OCR via een API, dan wordt er feitelijk een beveiligde internetverbinding opgezet tussen een bestaande applicatie (scan) en een tweede externe applicatie (herken).

Zodra een gescande bon beschikbaar is in applicatie 1, wordt deze zo snel mogelijk via de API verzonden naar applicatie 2, de data wordt extern ontsloten en vervolgens via de API weer teruggezonden naar applicatie 1. Toegepast in smartphone apps is er altijd sprake van een 'wachttijd', men is immers afhankelijk van de snelheid van de beschikbare internetverbinding.

OCR via een API wordt op grote schaal toegepast bij de digitale verwerking van facturen, die meestal worden verwerkt in een (web)portal; en doet vanuit deze hoek zijn intrede in expense management.

SDK voor OCR

SDK staat voor Software Development Kit. OCR via een SDK wordt direct in een bestaande applicatie geïntegreerd en fungeert als scan én herken oplossing ineen.

Het herkennen van data gebeurt direct op de smartphone, realtime, zonder vertraging en zonder internetverbinding, daarom wordt deze werkwijze ook wel aangeduid als realtime OCR.

Via de SDK kan er in de applicatie extra ondersteuning worden geboden aan de gebruiker, bijvoorbeeld automatisch scherpstellen, bijsnijden, live instructies bij het nemen van foto's, tevens kunnen de onvermijdbare leesvoudjes ogenblikkelijk worden gecorrigeerd. De snelheid en de ondersteunende mogelijkheden maken realtime OCR bij uitstek geschikt voor mobiele werkprocessen, zoals bijvoorbeeld het onderweg indienen van declaraties met een smartphone app.

Foutmarge van OCR

Iedere OCR methodiek kent een foutmarge welke wordt uitgedrukt in een herkenningsgraad, een percentage variërend tussen de 90 en 100%.

In expense management wordt de relevantie van de herkenningsgraad bepaald door de snelheid van de OCR-module. Immers, hoe trager de OCR, des te langer het controlemoment wordt uitgesteld en des te kleiner de kans dat een mobiele gebruiker überhaupt in staat is om de bon te controleren.

Dankzij realtime OCR kan de herkende data ter plekke worden gecontroleerd, alvorens de invoer te bevestigen per smartphone of tablet.

Valkuil van OCR: facturatiesoftware

De meeste aanbieders van factuurautomatisering pretenderen het declaratieproces eenvoudig even mee te kunnen pakken. Echter, een factuur is geen kassabon.

Los van de achterliggende verschillen in het proces, denk aan: kilometerdeclaraties, afwijkende goedkeuringsflows, andere grootboekrekeningen en boeking op projecten, zijn er nogal wat uitdagingen die opduiken als de verkeerde tooling wordt gepast in het dagelijks werkveld.

Een verfrommelde kassabon blijkt toch lastiger uit te lezen dan een digitale factuur. Met name omdat elke bon anders is opgemaakt en andere informatie bevat. Bijvoorbeeld verschillende bedragen, valuta's en btw-tarieven.

Het moge duidelijk zijn; OCR voor expense management is maatwerk. Specialistische tooling ontwikkeld en getraind voor het scannen en herkennen van data op kassabonnetjes.

Het mobiele karakter van het declaratieproces vraagt om een realtime scan en herken functie ineen, zonder vertraging bij de invoer; Het liefst geïntegreerd in een 'offline' declaratie app. Op de achtergrond kan dit proces aanvullend worden ondersteund door automatische OCR-controles op dubbele bonnen en typefoutjes, zonder de gebruikers hiermee lastig te vallen indien hier geen noodzaak voor is.

Conclusie

In expense management zal een realtime OCR app met een herkenningsgraad van 95% gebruiksvriendelijker worden ervaren dan een API met 99%, simpelweg omdat de snelheid in het proces behouden blijft. Na vastlegging kunnen onkosten zonder vertraging worden ingediend voor goedkeuring.

Laat u op dit vlak niet verblinden door hoge herken-percentages van facturatietools (API), gericht op een ander werkproces. Een factuur is immers geen bon. Zaken als snelheid in het proces, een offline smartphone app en gebruiksvriendelijkheid, zijn bij de selectie van declaratiesoftware betere raadgevers.