De nieuwe Mobil­ex­pense Analy­tics: Haal meer waarde uit je data

Bij Mobilexpense praten we vaak over hoe je niet kunt managen wat je niet kunt meten. Juist daarom besteden we bijzondere aandacht aan rapportage en Analytics – en Analytics krijgt nu een update.

Het beheren van reis- en onkosten wordt pas echt waardevol als het ook bewustzijn en verandering van uitgaven teweegbrengt. Met Mobilexpense Analytics verandert dit. Gebruikers krijgen toegang tot al hun data op een visuele wijze die voor hen werkt. Vandaag nemen we je mee op een tocht door onze nieuwe Analytics-module.

Leer van jouw data dankzij Mobilexpense Analytics

Wat is er nieuw aan Analytics? In het kort: alles. Ons productteam heeft Analytics van top tot teen vernieuwd, te beginnen met de technologie die het aandrijft.

Analytics stelt een volledig nieuwe manier voor het rapporteren van onkosten voor. Op ieder niveau kan onkostendata worden gevisualiseerd op item-niveau, wordt goedkeuringsproces ontleed, meldingen verzonden, en meer. Dit alles via self-service dashboards die door gebruikers kunnen worden bewerkt en met elkaar gedeeld.

Ga dieper in op de details van de afzonderlijke lijn-items

Met de nieuwe Mobilexpense Analytics kunnen controleurs, leidinggevenden en bedrijfsrapporteurs elk lijn-item van de transacties rapporteren.

Dit betekent dat ze transacties kunnen bekijken die gebaseerd zijn op één van de volgende kenmerken:

• Groep
• Bedrijf
• Kostenplaats
• Project/Taak
• Geografische informatie
• Categorieën, inclusief aanpasbare categorieën
• Leverancier
• Betaalwijze en kaart-type
• Aanpasbare velden

Waarom is dit belangrijk? Omdat het gebruikers toelaat de bedrijfsonkostendata grondig te ontleden om werkelijke onkosten te bekijken, maar ook om trends en mogelijke kostenbesparingen aan te duiden, met lijsten van top- en bottom spenders. Dit geeft de gebruikers ook inzicht in onkostennaleving - inclusief de uitschieters. Dit is een krachtig instrument om ervoor te zorgen dat elke euro goed wordt besteed en doeltreffendheid en rendement te verbeteren.

Analyseer het goedkeuringsproces - en ontdek gebreken

Werknemers houden er over het algemeen niet van op hun werkgever te moeten wachten voor de vergoeding van hun bedrijfsonkosten. En ongelukkige werknemers zijn vaak minder productieve werknemers. Na het indienen van de onkostennota is het daarom in ieders belang dat ze zo snel mogelijk wordt goedgekeurd en uitbetaald. Toch is het goedkeuringsproces vaak pijnlijk langzaam, wat leidt tot ontevreden werknemers.

De Mobilexpense Analytics-module geeft gebruikers inzicht in cyclustijden op rapportage-niveau. Dit laat hen toe na te kijken hoe lang het verslag erover doet om het goedkeurings-, controle- en betaalproces te doorlopen. Dit geeft ze de mogelijkheid knelpunten op afdelingen of bij bepaalde gebruikers op te sporen - en gepaste maatregelen te nemen om het proces te versoepelen.

Deze module biedt ook rapportage van afgewezen onkosten. Gebruikers kunnen het aantal afwijzingen zien voor een bepaald persoon, onkostennota, departement, oe meer. Je kunt ook de uiteenlopende redenen die werden opgegeven voor de afwijzingen inzien. In het bijzonder zijn er overzichten die vertragingen opsporen per werknemer, kostenplaats, entiteit, en zelfs per betaalwijze.

Dergelijke data maken het mogelijk slechte presteerders met een hoog aantal afwijzingen en regelmatige voorvallen op te sporen. Het geeft je ook de handvaten om het onkostenbeleid te herzien, in overeenstemming met de werkelijkheid die door de mensen ter plaatse wordt ondervonden. Bijvoorbeeld, als de hotel facturen van je medewerkers in Zwitserland regelmatig worden afgewezen op basis van de kostprijs, moet het uitgavenbeleid misschien worden herzien om in overeenstemming te zijn met de werkelijke kosten van hotelkamers daar.

Werk samen met uw collega's aan rapportage

Mobilexpense Analytics biedt gebruikers een gezamenlijke werkruimte aan die door het hele team gedeeld kan worden. Alle gebruikers hebben toegang tot dezelfde verslagen en kunnen er gezamenlijk aan werken. Het is ook mogelijk om dashboards aan te maken, te delen, te kopiëren en onderling te bewerken. Gebruikers hebben volledige vrijheid om hun dashboards in te stellen, waaronder het toevoegen of verwijderen van velden en het inzoomen op bepaalde domeinen zoals kostenplaats, project of entiteit. Voor technisch onderlegde gebruikers biedt Mobilexpense Analytics zelfs de mogelijkheid om eigen meetmethoden of groeperingen aan te maken. Het is tevens mogelijk om rapportage-planningen in te stellen, zodat gebruikers data op een transparante en eenvoudige manier kunnen delen met anderen.

Dankzij Analytics staan alle gebruikers op dezelfde lijn, hebben zij toegang tot dezelfde data en zijn zij hierdoor in staat om sneller en op basis van data betere beslissingen te nemen.

Ontleed uw geëxporteerde rapporten met andere toepassingen

Rapporten en dashboards van Mobilexpense Analytics kunnen geëxporteerd worden naar diverse bestandstypes, zodat ze verder geanalyseerd kunnen worden of gedeeld kunnen worden met externe partijen.

• komma-gescheiden bestand of tekstbestand (.csv)
• Excel (.xlsx)
• PDF (voor visuele weergave)

Planningen kunnen ingesteld worden om de export naar deze bestandformaten te automatiseren en deze vervolgens periodiek via email naar elke gewenste gebruiker te sturen.

Blijf op de hoogte van afwijkingen of overschreden drempelwaarden.

Gebruikers kunnen in Mobilexpense Analytics hun eigen berichten instellen om alarmmeldingen te ontvangen wanneer bepaalde drempelwaarden worden overschreden. Deze alarmen worden geconfigureerd in een dashboard met filters, gebaseerd op kenmerken zoals categorieën, beschrijvingen of namen. De numerieke drempelwaarden kunnen worden ingesteld met een trigger "boven” of "onder” de gekozen waarde.

Met Mobilexpense kunnen gebruikers afwijkingen opsporen en ingrijpen om te voorkomen dat mogelijke storingen zich opstapelen en leiden tot grotere problemen binnen de onderneming.

Waarom deze vernieuwing van Analytics?

Wij blijven onze producten voortdurend herzien en verbeteren om onze klanten de best mogelijke functionaliteit en gebruikerservaring te bieden. Met deze gedachte hebben we onze Analytics-module aandachtig onderzocht en besloten om de nieuwe Analytics-module volledig te herstructureren met behulp van nieuwe technologieën. Op deze manier kunnen we onze klanten voorzien van de diepgaande analysemogelijkheden die ze nodig hebben om hun onkostenprocessen te optimaliseren en eventuele problemen tijdig op te sporen en aan te pakken.

We hebben de mogelijkheden van onze vorige Analytics-module verbeterd door het self-service-aspect en de rapportagemogelijkheden uit te breiden. Met de nieuwe Analytics-module bieden we een bredere selectie van gegevens die kunnen worden gerapporteerd. Bovendien hebben we de nieuwe module veel dynamischer gemaakt, waardoor gebruikers hun eigen dashboards, grafieken en extracten kunnen bouwen en aanpassen naar hun eigen wensen.

Ons doel is om het consolideren van reis- en onkostengegevens voor onze klanten te vereenvoudigen. Door middel van data-integratie kan er nauwkeuriger inzicht verkregen worden in de totale kosten, waardoor gebruikers verbanden tussen data kunnen ontdekken, afwijkingen kunnen opsporen en anomalieën kunnen detecteren.

We willen dat onze klanten zich empowered voelen om hun eigen data te gebruiken en rapportage-beslissingen te nemen die het best bij hen passen, terwijl ze kunnen profiteren van onze expertise zonder afhankelijk te zijn van ons voor het opmaken van rapporten. Of het nu gaat om menselijke fouten, pogingen tot fraude of nonchalante uitgaven, u heeft de mogelijkheid om onnodige uitgaven te vermijden en elke euro zo goed mogelijk te benutten.