Mobiele Decla­ra­tie-App: de groot­ste voorde­len & hoe het werkt

Declaratiesoftware (expense management) met mobile app

Automatisatie en cloud-technologie zijn al een tijdje de dagdagelijkse werking van bedrijven aan het veranderen, maar dit jaar misschien wel nog meer dan ooit. Als jouw bedrijf nog steeds regelmatig rekent op zakenreizen of als je medewerkers veel onkostennota’s declareren, dan heb je meer dan waarschijnlijk baat bij een mobiele declaratie-app.

Door cloud-technologie met steeds beter wordende smartphone apps te gaan combineren, kunnen softwarebedrijven aanzienlijke voordelen voor jou en je medewerkers mogelijk maken. Door een mobiele declaratie-app te gebruiken kun je niet alleen het hele declaratieproces, maar ook je eindbalans een pak aangenamer maken. Hieronder bespreken we een paar van de meest opmerkelijke voordelen die je zult ervaren bij het gebruiken van een mobiele declaratie-app.

Onkosten declareren onderweg

Papierwerk is nooit echt een pretje. Nog minder voor medewerkers die een presentatie of een meeting moeten voorbereiden of analyseren. Laat dat laatste nu net zijn waarvoor ze zijn aangenomen en waar jij meer dan waarschijnlijk wil dat ze hun kostbare tijd en energie aan spenderen. Handmatige taken met weinig toegevoegde waarde - zoals onkosten declareren dus - vallen in elk geval buiten het essentiële takenpakket.

De mogelijkheid om onkosten onderweg te declareren maakt het voor jouw medewerkers mogelijk om gewoon onmiddellijk na een rit of een meeting de klus al te klaren, en niet pas wanneer iedereen terug op kantoor is. Dit stimuleert een consequente houding, die het risico op fouten vermindert en ervoor zorgt dat medewerkers kunnen focussen op de belangrijkere orde van de dag, in plaats van te proberen herinneren met welke klant ze nu weer lunchten drie weken geleden.

Een mobiel onkostenbeheer zet de tijdrovende taak van het declareren om in een fluitje van een cent, af te handelen met slechts een paar clicks, terwijl je bijvoorbeeld een koffie of thee klaarzet.

Altijd en overal toegang

Een mobiele declaratie-app in combinatie met een database in de cloud betekent dat medewerkers onkostennota’s op elk moment en van om het even waar kunnen indienen, goedkeuren en inkijken. Wanneer een internetverbinding het enige is dat je nog nodig hebt, vallen alle hindernissen weg om langdradige maar noodzakelijke taken te vervullen zoals het indienen van onkostendeclaraties.

De flexibiliteit en de mobiliteit van werknemers zijn de laatste tijd essentieel gebleken om de bedrijfsveerkracht en -continuïteit te kunnen verzekeren, als dat nog niet het geval was. Door een papieren declaratieproces te vervangen door een mobiele, digitale oplossing maak je niet alleen het leven van je medewerkers, maar ook dat van jezelf een pak zorgelozer.

Gedaan met het verliezen van gegevens

Wanneer je voor je werk op reis vertrekt - zelfs al ga je simpelweg de grens over met je auto - kan dat overrompelend zijn, zeker nu er in elk land verschillende beperkingen van kracht zijn. Daardoor bestaat er misschien wel een extra grote kans om bonnetjes op zakenreis te beschadigen of te verliezen. En zeg nu zelf, wat is erger voor een hardwerkende medewerker dan eerst zichzelf mogelijks in gevaar te brengen en later ook nog eens niet terugbetaald te worden voor voorgeschoten kosten door een verloren bonnetje.

Een mobiele declaratie-app maakt het mogelijk om bonnetjes in real time in te scannen, zodat je nooit meer gegevens verliest. Dankzij OCR (optical character recognition) - technologie wordt alle informatie van op het bonnetje achter de schermen uitgelezen en declareer je onkosten in een handomdraai. Alle gegevens die je medewerkers én je financial controllers nodig hebben zit veilig opgeslagen in de cloud.

Realtime goedkeuring en notificaties

Met een mobiele declaratie-app kun je ook het onkostenbeleid van je bedrijf afdwingen door onder meer goedkeuringen te automatiseren en medewerkers te helpen met handige notificatie.

Geautomatiseerde goedkeuringen laten je toe om de kostbare tijd van goedkeurders te besparen, door hen zich enkel op niet-conforme of buitengewone claims te laten richten. Dit zorgt ook voor een in het algemeen snellere behandeling, met gelukkigere medewerkers en een nettere boekhouding tot gevolg.

Notificaties helpen dan weer om het gedrag van de app-gebruiker positief te beïnvloeden en om mogelijks verdachte activiteiten in het oog te houden. Op die manier wordt een medewerker die een bonnetje vergeet bij te sluiten of onjuiste gegevens ingeeft, meteen gewaarschuwd. Zo kan hij of zij meteen de nodige veranderingen aanbrengen zonder het proces daarbij te vertragen. Notificaties informeren de app-gebruiker ook automatisch over de status van hun claims, zonder enige tussenkomst van de finance-afdeling. Dit zorgt opnieuw voor een heuse tijdsbesparing.

Meer kostenbewustzijn

Bij papieren processen is het nagenoeg onmogelijk voor je medewerkers en managers om het overzicht te behouden over de uitgaven. Dit zou wellicht meer werk en spreadsheets vereisen, met als risico nog meer fouten en vergetelheden.

Met een mobiele declaratie-app doet de digitale database en het geïntegreerde bedrijfsbeleid het werk voor jou. Niet alleen verschaft het jou de bedrijfsinzichten die je helpen om data-gedreven beslissingen te maken, maar ook je medewerkers krijgen op hun beurt meer inzicht, verantwoordelijkheid en bewustzijn in hun eigen uitgaven en het bedrijfsbeleid.

Smartphones en apps zijn vandaag de dag alomtegenwoordig. Een mobiele declaratie-app beginnen gebruiken is dan ook meestal een fluitje van een cent voor medewerkers, zeker wanneer het hen een merkbaar betere declareerervaring biedt dan voorheen het geval was. Voor je organisatie zijn de voordelen al minstens even duidelijk: meer mobiliteit, extra opportuniteiten om kosten te besparen en productiviteit te verhogen, meer controle over de uitgaven en betere naleving van de interne bedrijfsregels.

Lees hier meer over de voordelen van een geautomatiseerde oplossing voor je onkostenbeheer.