Kenmer­ken van gebruiks­vrien­de­lijke declaratiesoftware

Traditioneel declaratieproces

Het declaratieproces (of expense management) is in sommige gevallen al jaar en dag hetzelfde binnen bedrijven. Er is een declaratieformulier (vaak nog via Excel) beschikbaar via intranet en dit wordt geprint om hier alle bonnetjes aan vast te nieten. Blauwe post-it's zijn bestemd voor HR en de gele gaan naar finance. Door tijdsdruk worden declaraties en onkosten lang opgespaard en achteraf weet men vaak niet meer of die ene rit nou zakelijk was of privé. Het boekhoudteam is wekelijks uren bezig om alle onkostennota's handmatig te verwerken in de boekhouding, wat de uitbetaling weer vertraagd. Om nog maar te zwijgen over de handhaving van het bedrijfsreglement (expense policy) en correcte administratieve verwerking van de werkkosten- en BUA regeling. In dit artikel beschrijven we enkele specifieke kenmerken om rekening mee te houden bij de implementatie van gebruiksvriendelijke declaratiesoftware.

Gebruiksvriendelijk digitaal declareren

Eerdere pogingen om het declaratieproces te digitaliseren via ERP- of facturatie-software dreven medewerkers tot wanhoop en werden al afgeschoten tijdens de pilot, soms al na één keer inloggen door de testgebruiker. De scan software leek uitkomst te bieden, maar is minder nauwkeurig gebleken dan gedacht. De toenemende vraag naar een eenvoudige oplossing heeft het management ertoe bewogen om te onderzoeken hoe het declaratieproces gebruiksvriendelijk kan worden gedigitaliseerd. Het is natuurlijk altijd verstandig om de gebruiksvriendelijkheid mee te laten wegen bij de aanschaf van nieuwe software, maar met name als het een procesvernieuwing betreft die vele mensen in de organisatie moeten omarmen voor het welslagen van het project.

Voor Finance teams

Bij de aanschaf van nieuwe declaratiesoftware dient men rekening te houden met het finance team als de eindgebruiker. Bij het finance team is het bijvoorbeeld zinvol om stil te staan bij het feit dat het declaratieproces een op zich zelf staand proces is, dat vraagt om specifieke functionaliteit. Denk hierbij aan het bundelen van declaraties in een declaratierapport, automatische controle op bedrijfsrichtlijnen, goedkeuring door verschillende leidinggevenden (of andere complexe workflows) en het automatisch boeken van declaraties op de juiste grootboekrekening, kostenplaats, kostendrager of project. Dit vraagt altijd om een maatwerk inrichting. Daarnaast onderscheiden we verschillende soorten declaraties: bonnetjes, kilometervergoedingen, (vaste)vergoedingen, daggelden, kasgelden en creditcard transacties, maar er kan ook gedacht worden aan bijvoorbeeld voorschotten of dienstreizen.

Voor medewerkers

Bij de medewerkers dienen we rekening te houden met de algemene onderschatting van de complexiteit van het declaratieproces, alsmede het terugdringen van het aantal handelingen (door medewerkers/ leidinggevenden/ finance/ HR). Het fotograferen van een bon is in dit geval slechts de top van de ijsberg, waaronder veel frustratie en tijdsverlies schuil kan gaan. En dat is jammer. Indien er wordt gekozen voor een declaratieoplossing die wél aansluit bij de bedrijfsprocessen, dan heeft dit direct een positief effect op de gebruikersbereidheid en productiviteit van de medewerkers.

Ondersteuning met smartphone apps

Smartphonegebruik verhoogt de productiviteit op de werkvloer en is helemaal ingeburgerd in de hedendaagse manier van werken. Een smartphone app kan, mits goed toegepast, ook zakelijk buitengewoon effectief worden ingezet. Er bestaan in grote lijnen drie verschillende soorten apps, te weten native-, hybride- en web-apps. Het type app beïnvloed in grote mate de gebruiksvriendelijkheid en het is een absolute must om dit vanaf aanvang mee te nemen in de inventarisatie. Over het algemeen mag worden aangenomen dat alleen native apps declareren écht makkelijker maken. Een fervente iPhone gebruiker zit tenslotte niet op een Android app te wachten, en andersom.

Native app

Een smartphone beschikt over standaardfuncties die zeer van pas komen in het declaratieproces, zoals een camera, push-berichten, GPS, het opslaan van foto zonder verbinding. Deze functies kunnen alleen volledig worden geïntegreerd in een native app. De ontwikkeling van een native app vereist veel specialistische kennis en is kostbaar, omdat er wordt ontwikkeld per besturingssysteem (IOS/Android/Windows Phone). De app kan worden gedownload via de Appstores en krijgt na installatie een vaste plaats op de telefoon. Snelle respons en intuïtieve bediening dragen bij aan een zeer positieve gebruikerservaring.

Hybride en webapps

Een webapp is een mobiele website, die kan worden benaderd via de browser van een smartphone en de mogelijkheden om gebruik te maken van smartphone functies zijn zeer beperkt. Een hybride app biedt al kleine verbeteringen op dit vlak, maar komt qua effectiviteit en gebruiksvriendelijkheid niet in de buurt van native. Software-fabrikanten die ervoor kiezen om een hybride of webapp te ontwikkelen, doen dit meestal vanuit kostenoverwegingen en besteden dit in de regel uit aan externe ontwikkelaars. Te vaak wordt de negatieve invloed van het soort app pas na implementatie geconstateerd, een korte pilot kan hier uitkomst bieden.

Juiste toepassing van app en web

Een smartphone app komt het beste tot zijn recht in combinatie met een web-applicatie, die de gebruiker in staat stelt om in te loggen via desktop, notebook of tablet. Een flexibele beschikking over alle functionaliteiten op ieder device biedt een optimale gebruikerservaring en vergroot de gebruikersadoptie. Zo accordeert de ene manager het liefst op kantoor achter de computer en een ander weer onderweg via mobiel. Het is hierbij zinvol om enkele sleutelgebruikers vanaf het begin bij het aankooptraject te betrekken en de applicatie naar wens te configureren. Het is los van de mogelijkheden per smartphone, ook verstandig om te bekijken in hoeverre de software in de app is doorontwikkeld en kan worden afgestemd op de bedrijfseigen processen en manier van werken.

Plan van aanpak

Het loont om grondig te inventariseren in hoeverre ogenschijnlijk eenvoudige functionele kenmerken daadwerkelijk een bijdrage leveren aan de gebruiksvriendelijkheid van declaratiesoftware. Plaats eens een gericht vraagteken bij een op het oog logische checkbox. Ja, er is een app beschikbaar en ja, die kan foto's maken, maar wat voor app? In welke mate worden echt alle financiële processen ondersteund? Kan de oplossing worden geïntegreerd in ons huidig Financieel-, Boekhoud- of ERP-programma? Sluit het aan op het medewerker portaal? En wat is de ervaring van onze medewerkers in het dagelijks gebruik? Uiteindelijk is gebruikersadoptie dé cruciale factor in ieder succesvol implementatietraject.