Hoe stel ik een Expense Policy of Onkos­ten­be­leid op?

Ben je er klaar voor om een expense policy of onkostenbeleid (“Expense Policy”) op te stellen voor jouw bedrijf? Niet echt? Maakt niet uit. Lees er hier meer over voor je eraan begint.

Een formeel, geschreven Expense Policy is van cruciaal belang voor elk bedrijf van een zekere grootte. Verder in deze artikel zullen toelichten waarom dat zo is en wat er eigenlijk in een goede Expense Policy thuishoort.

Wat is een Expense Policy?

Een Expense Policy is een formeel document dat de do’s en don’ts vaststelt op het gebied van zakelijke onkosten - onkosten die gemaakt worden voor rekening van het bedrijf, maar door haar medewerkers worden voorgeschoten. Onkosten van medewerkers, zoals zakenlunches, zakenreizen, thuiswerkmateriaal, enzovoort vertegenwoordigen een aanzienlijk deel van de totale kosten van een bedrijf (soms tot 10% van de totale omzet). Het is dan ook niet meer dan logisch dat, wanneer je bedrijf groeit, je dreigt de controle te verliezen zonder Expense Policy.

Belangrijke elementen van een succesvolle Expense Policy

Ondanks het feit dat geen twee Expense Policies ooit helemaal dezelfde zullen kunnen zijn, zijn er toch een aantal principes die je er best altijd in het achterhoofd houdt:

1. Creëer duidelijke categorieën en budgetten. Medewerkers moeten weten hoeveel er precies wordt toegestaan voor welke categorieën. Hoeveel mag een zakenlunch kosten met een prospect? Waar ligt de grens voor een hotelovernachting? Is het oké om met een klant naar het theater of een sportwedstrijd te gaan? Wees redelijk. Consistentie is hierbij belangrijk. Probeer geen uitzonderingen toe te staan en behandel je medewerkers niet al te verschillend. De bedoeling van een Expense Policy is net om tot een meer objectieve en meer faire behandeling te komen, die over heel het bedrijf kan worden doorgetrokken.

2. Hou het simpel. Hou het simpel. Deze schrijven we twee maal, omdat dit principe heel vaak met de voeten wordt getreden. Onthou goed: niemand zal een onkostenbeleid van 10 pagina’s lezen. Idealiter kunnen medewerkers door de bondigheid en duidelijkheid van jouw Expense Policy hun eigen vragen beantwoorden.

3. Herzie het regelmatig. Zoals bij de meeste bedrijfsprocessen is een Expense Policy uiteraard efficiënter wanneer het iemands verantwoordelijkheid is om erop toe te zien dat medewerkers er gebruik van maken, het begrijpen en hoe het verbeterd kan worden.

4. Wees op de hoogte van de regelgeving. Dit spreekt uiteraard voor zich.

Dit waren een paar belangrijke richtlijnen vooraf. Maar wat moet er nu concreet in je Expense Policy staan?

Wat moet er in een Expense Policy staan?

Het doel

Transparantie creëert goodwill. Licht kort toe waarom deze regels bestaan en wat de achterliggende motivatie is. Zo weten beide partijen waar ze aan toe zijn.

Algemene regels

Daarna is het wellicht interessant om de algemene workflow, het goedkeuringsproces en een paar basisregels uit de doeken te doen. Bijvoorbeeld dat onkosten alleen in een bedrijfscontext kunnen worden gemaakt en in principe niet gedurende het weekend kunnen plaatsvinden. Ook de deadline om bonnetjes binnen te brengen hoort hier thuis - uiteraard wil je geen uitgaven terugbetalen die fiscaal niet meer kunnen worden ingebracht.

Budgetten en regels voor elke uitgavencategorie of kostenpost

Om te beginnen is het verstandig om uit te schrijven wie de budgetten voor elk team of elk type uitgave bepaalt en beheert. Medewerkers dienen te weten tot wie ze zich moeten richten wanneer ze over iets twijfelen.

In het beste geval omvat je Expense Policy specifieke budgetten voor elk type uitgave: thuiswerkmateriaal, transport, overnachtingen, maaltijden, bureau-onkosten, enzovoort. Het zou kunnen dat dit voor jouw bedrijf niet geheel mogelijk is om dit zo duidelijk op te lijsten, gezien het feit dat budgetten soms schommelen naargelang de seizoenen en de noden.

Hieronder vind je een paar voorbeelden van heel specifieke regels per kostenpost die mogelijks voor jouw bedrijf kunnen werken

Thuiswerk

• Je mag tot 500 EUR per jaar kosten maken om je thuiswerkomgeving ergonomischer, fraaier en/of beter uitgerust te maken voor het werk dat je bij ons doet
• Je kunt maximum 100 EUR uitgeven voor planten in je thuiswerkomgeving
• Voor thuiswerkuitgaven onder de 50 EUR is slechts 1 goedkeuringsniveau vereist

Transport

• Kilometervergoedingen onder 100 EUR/maand worden automatisch goedgekeurd
• Een Uber-uitgave mag niet meer zijn dan 35 EUR per rit. Het surplus wordt automatisch verworpen.
• Boetes worden nooit terugbetaald
• Een parkeerticket wordt alleen terugbetaald bij bewijs van het bonnetje

Overnachting

• Roomservice wordt nooit terugbetaald, tenzij bij verplichte quarantaine
• Maximumbedrag voor overnachting per locatie en/of eventueel functie
• Kosten voor het wassen van kledij worden slechts terugbetaald bij verblijven van langer dan 5 werkdagen

Maaltijden

• Alle aanwezigen moeten worden vermeld bij indiening van de onkostennota
• Maximum bedrag voor lunch / avondeten per bestemming - bvb. 25 EUR lunch in Nederland, 30 EUR in Londen
• Het surplus wordt niet terugbetaald

Een terugbetalingsplan

Medewerkers hebben het recht om terugbetaald te worden voor de uitgaven die zij in eigen naam doen, maar voor rekening van hun werkgever. Het is dan ook logisch dat transparantie ook op dit vlak alleen maar meer goodwill zal creëren. Hoe lang zal de behandeling maximaal duren, kan een medewerker in beroep gaan tegen een in zijn of haar ogen te lage uitbetaling, is een gedeeltelijke uitbetaling mogelijk?

In deze paragraaf worden dit soort vragen beantwoord.

Toegestane betaalmethoden

Hoe je medewerkers kosten voorschieten is ook niet onbelangrijk. Waarschijnlijk heb je op dit eigenste moment in je bedrijf al verschillende manieren waarop onkosten kunnen worden aangegaan. Je Expense Policy zal deze dan ook moeten reflecteren en verduidelijken. Quid bijvoorbeeld met:

• Online betalingen: meer en meer onkosten worden online gemaakt, en al even vaak in een soort abonnementsformule. Denk aan administratieve tools, een abonnement op een online cursusplatform, een specifieke marketing tool, enzovoort. Elke van deze online aankopen heeft een eigen duurtijd en betalingsdatum. Medewerkers dienen te weten of en hoe ze deze uitgaven mogen maken.

• Voorschotten. Het gebeurt dat bedrijven hun medewerkers (voor grote onkosten) een voorschot geven op toekomstige kosten. Hoe gaat dit in z’n werk? Wat gebeurt er als de medewerker er mee ophoudt in tussentijd? Vragen die beantwoord dienen te worden.

• Betalingen met de bedrijfskaart. Wie heeft zeggenschap over de bedrijfskaart? Hoe kunnen medewerkers zelf een nieuwe betaling uitvoeren? Wie is verantwoordelijk als het fout loopt? Ook dit loopt vaak mis en dient daardoor uitgewerkt te worden.

Conclusie

Hou steeds in het achterhoofd dat elk bedrijf een eigen cultuur heeft en dus ook een eigen manier van met onkosten om te gaan. Het is belangrijk dat jouw Expense Policy daarmee rekening houdt en dat het al het goede dat al van kracht is, kristalliseert in een geschreven document. Tegelijkertijd is er altijd ruimte voor verbetering, en kan het geen kwaad om de leidraad van de consistentie te volgen om een logisch en coherent systeem te bedenken tussen categorieën, functies en betaalmethodes.