Geauto­ma­ti­seerd uitga­ven­be­heer met SpendController

Veel declaratie-apps beweren dat ze een uitstekende gebruikerservaring bieden, maar dat geldt dan enkel voor de eindgebruiker. Ook al is een aangename gebruikerservaring voor de eindgebruiker natuurlijk essentieel, ook de ervaring van de financiële controllers bij de declaratie-app is belangrijk. Zij controleren en valideren per slot van rekening honderden, zo niet duizenden onkosten per maand.

Daarom hebben we SpendController ontwikkeld: een intelligente, geautomatiseerde tool voor uitgavenbeheer zodat controllers heel wat tijd kunnen besparen.

Een functie op maat van controllers

Volgens de ACFE verloren organisaties in 2020 gemiddeld 5% van hun inkomsten door fraude, met een mediaan verlies van 125.000 dollar per geval. En in dat cijfer is er nog geen rekening gehouden met menselijke fouten van werknemers of controllers. Uitgavenbeheer is op zich geen moeilijke taak, maar het is wel tijdrovend en het vereist een hoge nauwkeurigheid. Elke onkost in een declaratie afzonderlijk controleren is een eentonige taak dat al snel tot fouten kan leiden. Maar één enkele fout kan erg duur uitpakken voor bedrijven.

Daarom zetten we de kracht van optical character recognition (OCR) en artificiële intelligentie (AI) in om het proces van onkostenbeheer te automatiseren. Dankzij deze automatisering worden afwijkingen gemarkeerd, zodat controllers niet elke uitgave of elke declaratie moeten controleren. Door die controlestroom te automatiseren, ondersteunen we de controllers en besparen hun werkgevers kosten.

Geautomatiseerde controle

SpendController is een intuïtieve tool van Mobilexpense die het uitgavenbeheer automatiseert met behulp van OCR en Human Data Enhancement (HDE). HDE maakt gebruik van een geautomatiseerd, menselijk beoordelingsproces om het loggen van gegevens gestructureerd en betrouwbaar te maken. Onze getrainde reviewers controleren de gegevens die het OCR extraheert en voeren indien nodig aanvullende gegevens in.

SpendController vergelijkt de informatie die manueel werd ingevoerd met dezelfde gegevens die door de combinatie van OCR en HDE geëxtraheerd en gedigitaliseerd worden uit een bonnetje of factuur. Deze combinatie is nog nauwkeuriger dan de standaard OCR, wat de gebruikerservaring nog verbetert.

Door onkostenbeheer- en controle te vereenvoudigen, reduceert SpendController de operationele kost van uitgavenbeheer met wel 90%.

De werking van SpendController

SpendController vergelijkt de manuele gegevens met de gegevens die door OCR geëxtraheerd zijn in elke combinatie van deze vijf velden:

• Datum
• Brutobedrag
• BTW-bedrag
• Handelaar
• Stad

Klanten kunnen ervoor opteren om een zesde veld te activeren op basis van negatieve trefwoorden.

Als de gegevens met een veld overeenkomen, geeft SpendController een groene indicator weer. Als er voor een bepaald veld geen gegevens beschikbaar zijn, verschijnt er een grijze indicator. Als de gegevens niet overeenkomen, is er een rode indicator zichtbaar.

Deze visuele oplossing met groen en rood licht toont de controllers onmiddellijk hoe nauwkeurig de onkostengegevens zijn. Eventuele discrepanties herkennen is zo ook eenvoudiger, of die nu te wijten zijn aan een menselijke fout op een poging tot fraude.

Het resultaat van deze vergelijking wordt opgeslagen en dient als input voor de Sample Technologie. Deze technologie verzamelt regels die onkostendeclaraties analyseren om ze op basis van bepaalde parameters te selecteren voor automatische goedkeuring. Enkele van deze parameters zijn bijvoorbeeld het totaalbedrag, dubbele uitgaven en dubbele bonnetjes.

Als een declaratie dus onder een bepaald totaalbedrag blijft, geen dubbele uitgaven of een dubbel bonnetje bevat, zullen alle indicatoren van SpendController groen kleuren en het rapport automatisch goedkeuren.

Voordelen van OCR scanning

Door de combinatie van SpendController en de sample technologie, worden alleen onkostendeclaraties die problemen bevatten, gemarkeerd voor handmatige goedkeuring. Het systeem geeft ook de exacte reden aan waarom een onkostendeclaratie gemarkeerd wordt. Zo kunnen financiële controllers zich focussen op onkostendeclaraties die hun aandacht vereisen.

SpendController en sampling verminderen zo de tijd die controllers spenderen aan de controle van uitgaven met 90%. Dit resulteert in onmiddellijke kostenbesparing voor bedrijven. Dankzij de automatisering van het uitgavenbeheer, kunnen controllers zich bovendien focussen op interessantere of waardevollere taken.

Vooral voor bedrijven die alle onkosten controleren, betekent SpendController en de bijbehorende Sampling Technologie een significante besparing. Eén van onze klanten die alle facturen en onkosten controleert, kon dankzij deze combinatie het aantal FTE’s voor controle terugbrengen van acht naar slechts vijf.

Een andere klant berekende dat ze door de implementatie van SpendController en sampling 0,5% op het reis- en onkostenbudget konden besparen, wat neerkomt op een kostenbesparing van 250.000 euro. Wanneer we ook rekening houden met de fraudebescherming en beleidshandhaving die onze oplossing biedt, kan er zelfs tot 1,5% of in dat precieze geval 675.000 euro per jaar bespaard worden.

En dat alles door één enkele functie te activeren

Onkostenbeheer is nog nooit zo eenvoudig geweest. SpendController controleert of de ingevoerde gegevens overeenkomen met wat er op het bonnetje staat. Hierdoor is er tot 90% minder manuele controle van de uitgaven nodig. Minder manuele controle betekent minder FTE’s, waardoor organisaties geld besparen die ze opnieuw in hun nettoresultaat kunnen injecteren.

Wil je weten hoeveel je kunt besparen met SpendController? Neem dan contact op met onze expert. Boek een gesprek.