Expense Management in het tijdperk van bedrijfsmobiliteit en duurzaamheid

Name: Mobilexpense SA
Price range: $

Optimaliseren van het beleid met financiële efficiëntie als doel

De huidige stand van zaken in corporate mobility

Bedrijfsmobiliteit bevat alle facetten die komen kijken bij het vervoer van en naar de werkplek. Werknemers hadden vroeger de keuze uit een tankpas of een auto van de zaak, maar tegenwoordig zijn er véél meer mogelijkheden. Voor bedrijven is de bedrijfsmobiliteit een steeds belangrijker onderwerp. Niet alleen vanwege de veeleisende werknemer, die de keus wil hebben uit een divers beleid, maar ook vanwege de duurzaamheid. Organisaties doen er verstandig aan om het huidige beleid onder de loep te nemen, aangezien werknemers onder druk van de stijgende brandstofkosten én een toenemend milieubewustzijn, keuzevrijheid eisen op dit vlak. Daarbij oefent de Nederlandse overheid druk uit, want ze hebben verplicht gesteld dat bedrijven met 100+ werknemers de CO2-uitstoot moeten monitoren, meten en rapporteren.

Duurzaamheid in corporate mobility kan op diverse manieren meer naar voren gebracht worden. In de eerste instantie door het filerijden te verminderen door hoog in te zetten op koolstofarme vervoersmiddelen. Alternatieven als elektrisch rijden, hybride voertuigen en het OV krijgen hierdoor voorrang. Daarnaast heb je uiteraard ook andere brandstoffen, zoals biobrandstoffen en waterstof, maar in Nederland speelt dit nog niet zo’n grote rol.

Ook is er een andere manier om te kijken naar duurzame mobiliteit, namelijk door de werknemer op andere ideeën te brengen. Door ride-sharing, carpooling en transport demand management (TDM) te stimuleren als werkgever, worden vervoersactiviteiten geoptimaliseerd, kosten verlaagd en de negatieve effecten op onze leefomgeving eveneens in mindering gebracht.

Sommige bedrijven gaan nog een stapje verder en integreren mobiliteit volledig in hun bedrijfsstrategie, door ze onderdeel te maken van hun bredere duurzaamheidsstrategieën. Door doelstellingen direct te koppelen aan mobiliteit, zoals het terugdringen van vervoersgerelateerde emissies, is het eenvoudiger om dit meetbaar te maken én te realiseren.

Het belang van geautomatiseerd onkostenbeheer

Geautomatiseerd onkostenbeheer zorgt ervoor dat medewerkers het reis- en onkostenbeleid (T&E) opvolgen en dat je grip hebt op de situatie. Handhaving van het beleid kan namelijk best een uitdaging zijn, vooral in grote organisaties met werknemers die continu in beweging zijn. Om deze reden, en nog talloze anderen, is automatisering van dit proces een belangrijke stap. De voordelen liegen er dan ook niet om:

Kostenbeheersing;
Naleving van wet- en regelgeving en ethische vereisten;
Duurzaamheidsbevordering;
Fraudebestrijding;
Kleinere foutmarge door menselijk handelen te elimineren;
Gestroomlijnd rapportageproces;
Automatisch matchen van transacties;
Blijere werknemers door de optimale ervaring.

De voordelen van geautomatiseerd onkostenbeheer in corporate mobility

Expense management, in het Nederlands onkostenbeheer, is het proces rondom het beheer en de controle van de kosten die gemaakt worden voor bedrijfsgerelateerde doeleinden. Geautomatiseerde onkostensoftware maakt dit proces eenvoudiger en eenduidiger. Het zorgt voor stroomlijning van het T&E-beleid, waardoor alle betrokken partijen transparantie en duidelijkheid ervaren. Hoe technologie bijdraagt aan dit mobiliteitsproces is op eenvoudige wijze te weergeven:

Instellen van maximale budgetten voor personeelsleden - Door de onkosten onder te verdelen in relevante categorieën, zoals vliegtickets, maaltijden, OV en verblijven, houd je de hand op de knip en zorg je ervoor dat de uitgaven overeenkomen met het beleid van de organisatie;
Prioriteiten stellen - Als organisatie kun je bepaalde prioriteiten doorvoeren in je bedrijfsvoering. Denk aan het vergoeden van duurzame vervoersmethoden, zoals openbaar vervoer of carpoolen, zodat er wordt gewerkt aan duurzaamheidsdoelstellingen en kostenbesparing. Onkostensoftware kan zo worden ingesteld dat werknemers in een bepaalde richting worden geduwd, zodat ze direct zien wat er wel (of niet) vergoed wordt;
Bewustzijn creëren - Zet je medewerkers aan tot bewust worden in plaats van handelen op de automatische piloot. Is een reis boeken, inclusief een vervuilende vliegreis, echt noodzakelijk? Of kan er ook een afspraak worden gemaakt via videoconferentie of per telefoon? Door de software zo te configureren dat je medewerkers hieraan worden herinnerd, stimuleer je ze om na te denken over alternatieven.

Waarom is bedrijfsbeleid in mobiliteitskwesties zo belangrijk?

Als bedrijfsbeleid op het vlak van reis en onkosten niet optimaal is, dan ontbreken de kaders. Juist deze kaders zorgen ervoor dat er invulling gegeven kan worden voor en door werknemers die regelmatig reizen, en onkosten maken, voor hun werk. T&E-beleid legt de regels en richtlijnen vast, zodat werknemers weten waar ze aan moeten voldoen, wat hun budget is en hoe het proces rondom declareren verloopt. Door dit proces, dan wel niet automatisch, te bewaken, is het mogelijk om de uitgaven van de onderneming te controleren, beperken en in lijn te houden met de (duurzaamheids)doelstellingen.

Geautomatiseerd onkostenbeheer biedt een gestroomlijnd proces om de uitgaven van werknemers te beheren in realtime. Door het reis- en onkostenbeleid te integreren in de tooling, is het mogelijk om per medewerker te kaders toe te passen, zodat alle handelingen vallen binnen de bedrijfskaders. Ook kunnen buitensporige uitgaven worden geweigerd op automatische wijze óf ervoor zorgen dat er een lampje gaat branden in het dashboard van de verantwoordelijke op dit vlak. Zo blijft er niets hangen in de pijplijn en vindt er geen onnodig oponthoud plaats.

Best practices T&E-beleidsdocument

Een effectief T&E-beleid opstellen hoef je niet alleen te doen en je hoeft ook zeker het wiel niet opnieuw uit te vinden. Hieronder lees je alles over de do’s en don’ts van een helder beleidsdocument:

Werk met duidelijke categorieën en budgetten;
Wees redelijk en houd het simpel;
Houd het up-to-date;
Document moet in lijn zijn met actuele regelgeving.

Wat er absoluut in het document opgenomen moet worden?

Het doel van het document
De algemene kaders
Budgetkaders per categorie
Maximale verwerkingstijd van terugbetalingen
Toegestane betalingsmethoden

Mobiliteit en duurzaamheid bevorderen door Expense Management

Veel uitgaven op het gebied van onkostenbeheer gaan over reizen en accommodaties: mobiliteit staat hier dus centraal. Door het uitgavenbeheer te integreren in het mobiliteitsbeheer, is het mogelijk om de kosten te managen, reisplannen in lijn te brengen met de bedrijfsdoelstellingen en de efficiëntie van mobiliteit van werknemers te optimaliseren.

Waar vroeger namelijk lease-auto’s en vliegreizen aan de orde van de dag waren, is dit tegenwoordig niet meer zo vanzelfsprekend. Bedrijven zijn voornemens om het aantal vliegreizen met een kwart terug te dringen. Duurzame initiatieven aanmoedigen en je medewerkers stimuleren, is mogelijk door bijvoorbeeld een duurzaamheidscriterium op te nemen in je beleid. Ook kan je CO2-uitstoot op een visuele wijze gaan monitoren, zodat je jouw teams bewust maakt van hun milieubelasting. Milieuvriendelijk reizen, per fiets, ov of elektrisch vervoersmiddel, wordt volledig vergoed en alternatieven minder of niet.

Kortom

De Nederlandse overheid wil dat de CO2-uitstoot door werknemers van grote organisaties inzichtelijk wordt gemaakt. Bedrijven en werknemers zijn eveneens voornemens om meer duurzame mobiliteitsoplossingen te gebruiken. Dit proces kan op eenvoudige wijze worden geoptimaliseerd door geautomatiseerd onkostenbeheer toe te passen. Er zijn diverse voordelen aan verbonden voor alle betrokken partijen, maar er valt ook nog veel (milieu)winst te behalen. Pas de best practices voor het T&E-beleidsdocument toe binnen jouw organisatie en maak, stap voor stap, de overstap naar duurzame mobiliteitsoplossingen.