Digitaal decla­re­ren: een foto van een bonne­tje is genoeg

"Wij declareren vanaf nu volledig digitaal. Geen papier meer in ons kantoor.” Digitaal declareren is al een tijdje een buzz-word in de financiële wereld. Sinds de opeenvolgende corona-lockdowns hoor je het steeds vaker, maar wat wordt nu eigenlijk precies begrepen onder digitaal declareren? Lees verder om meer te weten te komen over hoe het nu precies werkt.

OCR-software versimpelt het declaratieproces

Onkosten declareren gaat traditioneel als volgt: medewerkers schieten een kost voor die eigenlijk voor rekening van hun bedrijf wordt gemaakt, zoals bijvoorbeeld een zakenlunch of een treinticket. Voor die kost wordt een bonnetje uitgegeven door de handelaar, dat wordt bijgehouden tot wanneer de werknemer terug op kantoor is of tijd heeft om zijn of haar onkostennota op te stellen. Zo’n onkostennota is een papieren oplijsting van alle uitgaven die werden verricht binnen een bepaalde periode of project, waaraan alle aankoopbewijzen worden toegevoegd of vastgehecht. Dit pakket wordt dan volledig ingediend bij de financial controller, die de uitgaven controleert op authenticiteit, correctheid en op de interne beleidsregels. Als er iets niet klopt, wordt het hele pakketje teruggeven aan de medewerker, die op zijn beurt correcties moet doorvoeren of een nieuwe onkostennota moet opmaken.

Dit hele proces vreet energie, is niet duurzaam (alles gebeurt met papier) en vertraagt de terugbetaling nodeloos. Vandaag de dag kan dankzij technologie (meer bepaald Optical Character Recognition of “OCR”) een software probleemloos alle gegevens vanop een bonnetje uitlezen. Dit maakt de zaken een pak eenvoudiger voor zowel de medewerkers als de ondernemer. Niet alleen wordt onkosten declareren een pak handiger, ook opslagruimte voor papier wordt overbodig en de terugbetaling van medewerkers kan een pak sneller gebeuren.

Laat uw personeel bonnetjes declareren via een OCR-scanner

De technologische evolutie mogelijk gemaakt door OCR heeft tot gevolg dat verschillende declaratie-apps zijn ontstaan, die u in staat stellen om bonnetjes à la minute te digitaliseren en onkostennota’s met een paar clicks op te stellen. Deze mogelijkheid creëert een positief gedrag bij de medewerkers, die meteen via hun smartphone - digitaal - kunnen declareren, waardoor bonnetje veel minder vaak te laat worden ingediend of verloren gaan en de financiële afdeling sneller een beter zicht krijgt op de payables.

De beste OCR-software voor ondernemers

Wanneer u op zoek bent naar de betere OCR-software, loont het de moeite na te gaan of uw geselecteerde spelers minstens de handelaar, het bedrag, de munteenheid en de datum automatisch kunnen uitlezen. De betere digitale declaratie-apps zoals Mobilexpense kunnen dit ook in verschillende talen en geschriften. Ook de kwaliteit van de OCR-technologie zelf kan behoorlijk verschillen van speler tot speler. Hoeveel procent van de uitgelezen data is correct? Het kan zeker geen kwaad om dit punt goed te vergelijken tussen de verschillende aanbieders en deze vraag ook te stellen gedurende het vergelijkingsproces.

Declaratie-apps dienen ook een mechanisme te hebben om om te gaan met digitale facturen. In het geval van Mobilexpense werkt dit net op dezelfde manier als met fysieke bonnetjes. Digitale facturen stuurt u gewoon door naar een specifiek e-mailadres. De OCR herkent uw e-mailadres en de uitgelezen digitale factuur verschijnt automatisch in uw account op de app.

Mobilexpense maakt digitaal declareren eenvoudig

Met Mobilexpense kunnen uw medewerkers en u focussen op wat echt belangrijk is: waarde creëren voor uw bedrijf. Elimineer het saaie, handmatige werk van het declareren en zie frustraties smelten als sneeuw voor de zon. Niet alleen biedt Mobilexpense een state-of-the-art OCR-technologie aan met een hele hoge accuraatheid, het verwerkt ook alle soorten uitgaven, houdt rekening met de Nederlandse en Belgische regelgeving én heeft een uiterst intuïtieve interface.