De kerst­pak­ket­ten­gids voor werkgevers

Geupdatet januari 2023

De feestdagen komen eraan. Vele bedrijven bieden momenteel vakantiekoopjes en speciale deals aan aan hun klanten. Maar wat met werknemers? Wil je hen ook niet eens wat meer in de bloemetjes zetten, in deze uitzonderlijke tijden?

In rustiger tijden lijken een uitgebreid kerstfeestje of een etentje uit met het hele team leuke opties om cadeau te doen. Vandaag denk je waarschijnlijk eerder aan een speciale bonus of een origineel cadeautje voor thuis. In elk geval doe je er goed aan om eerst even de fiscale basisregels bij de hand te nemen vooraleer je cadeau’s begint te geven. Uiteraard verschillen die afhankelijk van de jurisdictie waarin je bedrijf zich bevindt.

Geschenken voor de werknemer in Nederland

Als basisprincipe geldt steeds dat “alles wat de werknemer door zijn baan krijgt als loon moet worden aangemerkt.” In Nederland hebben we echter de Werkkostenregeling, of kortweg de WKR. Sinds 2015 vallen alle Nederlandse ondernemingen onder deze regeling.

De WKR bepaalt dat werkgevers een “vrije ruimte” hebben, waarbinnen zij onbelast vergoedingen mogen toekennen aan hun werknemers. Deze vrije ruimte gaat in 2023 tijdelijk over 3% op de eerste 400.000 euro van de loonsom.

Kerstpakketten en -cadeautjes vallen in de regel onder het “niet-verrekenbare” deel van de WKR. In deze context betekent “niet-verrekenbaar” dat je het kerstpakket niet tot het loon van je personeel moet rekenen, zodat het dus valt binnen de vrije ruimte.

De enige voorwaarde die dan nog van tel is de zogenaamde “gebruikelijkheidstoets”. Deze toets houdt in dat de uitgave vergeleken wordt met soortgelijke uitgaven in de organisatie of de hele sector. Met andere woorden, als het kerstpakket meer dan 30% afwijkt van wat gebruikelijk is binnen de sector of binnen, dan zal het surplus toch als loon worden beschouwd, waarop de normale personenbelasting van toepassing zal zijn.

Een ander aandachtspunt bij het schenken van kerstpakketten is de BTW. De BTW over relatiegeschenken of giften is namelijk niet volledig aftrekbaar. De Nederlandse Belastingdienst hanteert tot op heden een drempelbedrag van 227 EUR exclusief BTW per boekjaar. Onder dit drempelbedrag mag je de BTW over je kerstpakket volledig aftrekken. Daarboven… niet. Vergeet hier zeker geen rekening mee te houden wanneer je je kerstpakketje uitkiest voor je werknemers.

Geschenken voor de werknemer in België

In België werkt men niet met het systeem van de Werkkostenregeling en dus ziet het wettelijk kader er behoorlijk anders uit. Ook hier geldt uiteraard als principe dat “alles wat de werknemer door zijn baan krijgt als loon moet worden aangemerkt.” Maar daarop bestaan dus een pak uitzonderingen:

• Geschenken van “geringe waarde”, zoals bijvoorbeeld een herbruikbare drinkfles met je naam of logo, een boekencheque of een mooie theeset worden als een “niet-belastbaar sociaal voordeel” gezien in hoofde van de werknemer. Ook voor de werkgever zijn deze in principe 100% aftrekbaar als zakelijke kost. “Geschenken van geringe waarde” betekenen anno 2023 meer bepaald dat zij onder de 50 EUR excl. BTW blijven. Zulke geschenken mogen in principe zelfs meerdere keren per jaar worden toegekend, zolang dat maar gebeurt met een “sociaal doel”, ter aanleiding van een bepaalde gelegenheid dus (bv. verjaardag). Voor uitgaven van minder dan 50 EUR excl. BTW kan de BTW ook volledig gerecupereerd worden (behalve op sterkedrank of rookwaren of op diensten zoals filmtickets bvb).

• Met Kerst of Nieuwjaar bestaat er een specifiek regime. Hier worden cadeautjes ter waarde van 40 EUR per werknemer, per jaar opnieuw als niet-belastbaar sociaal voordeel gezien. Onder deze grens mogen zij voor 100% afgetrokken worden als zakelijke kost door de werkgever en kan de BTW worden gerecupereerd.

• Daarnaast bestaan in België nog eigen regimes naar aanleiding van andere gelegenheden zoals Sinterklaas, wettelijk samenwonen of huwen, eervolle onderscheidingen of (vervroegd) pensioen met elk eigen plafonds.

Als conclusie geldt dat je in België best één geschenk per werknemer toekent voor Kerstmis, Nieuwjaar of Sinterklaas met een maximumwaarde van 40 EUR excl. BTW. Zo is deze uitgave 100% aftrekbaar, de BTW 100% recupereerbaar en dient er voor de werknemer geen RSZ of belasting op betaald te worden.

Beheer onkosten zonder moeite

Met Mobilexpense kunnen werknemers eenvoudig zelf hun eigen kerstpakketje kopen en als kost declareren binnen het vooraf opgelegde budget. Dankzij de hele resem integratiemogelijkheden kunnen deze meteen op de juiste manier verwerkt worden in je boekhoudings- en financiële systemen. Mobilexpense houdt rekening met zowel de Nederlandse als de Belgische wetgeving en maakt het mogelijk om onkosten supersnel te verwerken en terug te betalen, zodat werknemers echt het plezier van een cadeautje kunnen ervaren. Ervaar het zelf en zie hoe blij je werknemers daar pas van worden!

Geraadpleegde Bronnen:

https://www.dezaak.nl/personeel/belonen/de-fiscale-regels-voor-het-geven-van-een-kerstpakket/

https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/inkomstenbelasting/vraag-en-antwoord/werkkostenregeling-wkr

https://relatiegeschenkidee.com/wkr-2020-gevolgen-regels-vrije-ruimte-kerstpakketten/

https://www.kvk.nl/advies-en-informatie/ondernemen/het-kerstpakket-wat-geef-jij/

https://www.moore.be/nl/nieuws/met-welke-geschenkcheques-kan-u-uw-werknemers-belastingvrij-belonen