Credit­card data feeds voor expense management

Creditcard transactie data feeds

Het komt steeds vaker voor dat organisaties hun eigen bankgegevens elders in willen zetten om de kwaliteit van de dienstverlening van externe bedrijven of instellingen te verbeteren. De reden hiervoor is dat een directe toegang tot bankdata mogelijkheden biedt om administratieve processen te versnellen, waardoor men meer tijd heeft voor zaken die de organisatie Ècht vooruit helpen. Bijvoorbeeld door een derde partij toegang te geven tot de creditcard rekening, kan veel tijd worden bespaard in het bijhouden, opzoeken, declareren en verwerken van creditcard declaraties.

Wat is een creditcard data feed?

Een data feed is feitelijk een automatische dataoverdracht van bankgegevens naar een extern softwarepakket. In het geval van een creditcard data feed betreft dit transactiedata.

Hiermee worden alle uitgaven die betaald zijn met een creditcard automatisch doorgelinkt, samen met alle relevante informatie van de transactie, zoals het bedrag, datum, valuta, bronvaluta, wisselkoers, merchant (handelaar), merchant category code (MCC), etcetera.

Hoe werkt het?

Door het aanzetten van een data feed kunnen medewerkers die gebruik maken van een corporate creditcard pro-actief op de hoogte worden gehouden van hun transacties.

Met realtime push-notificaties kan er per transactie worden verzocht om de bijbehorende bon of factuur toe te voegen. Op deze manier wordt het voor een medewerker makkelijker om zakelijke uitgaven te verantwoorden. En dat maakt de administratieve afhandeling van de creditcard transacties (en statements!) een stuk sneller en effectiever.

De finance afdeling weet te allen tijde in hoeverre ze compleet zijn of dat er bijvoorbeeld nog bonnen ontbreken bij transacties.

Voor welke creditcards?

De beschikbaarheid van een automatische transactie data feed is afhankelijk van het type card en de uitgever van de card. De uitgever wordt ook wel de issuer genoemd, dit is doorgaans gewoon uw bank.

Maakt uw organisatie gebruik van Amex creditcards? Dan is het eenvoudig; Amex werkt namelijk als enige netwerk zonder issuers en heeft rechtstreeks een relatie met zijn klanten. Het opzetten van de transactie data feed is dan ook simpel, en bovendien gratis.

Indien u via uw bank gebruik maakt van Mastercard dan is het iets lastiger, maar nog steeds mogelijk. In het geval van Mastercard dient de bank of issuer namelijk wel te beschikken over een zogenaamde Smart Data Online licentie van Mastercard. Deze licentie is nodig om data feeds voor eindklanten überhaupt te kunnen activeren. In Nederland beschikken o.a. ICS en ING over een dergelijke Smart Data Online licentie, maar de Rabobank bijvoorbeeld (nog) niet. Als u creditcards via de Rabobank gebruikt is het dus (op dit moment) helaas onmogelijk om een transactie data feed te laten opzetten.

Met Visa cards wordt het nog ingewikkelder. Er is namelijk geen 'product' beschikbaar om transactie data feeds mee op te zetten. Banken kunnen hier dus ook geen licentie op nemen. Indien u Visa transacties automatisch wil ontvangen, dan dient de bank (issuer) deze data feed zÈlf te ontwikkelen, en de transacties bij u aan te leveren. U bent dus afhankelijk van de welwillendheid van de bank om een dergelijke data feed te ontwikkelen. Volgens onze informatie zijn er in Nederland op dit moment geen banken die voor Visa cards de transactie data feeds kunnen inregelen.

Geen creditcard data feed mogelijk?

Is het niet mogelijk om een data feed op te zetten van uw creditcard transacties? Maakt u zich vooral geen zorgen.

Expense management tools bieden veelal wel een oplossing. De statements die u bijvoorbeeld maandelijks ontvangt van uw creditcard uitgever kunnen doorgaans eenvoudig worden geïmporteerd. Transacties worden automatisch uitgelezen en geordend per medewerker. Reeds beschikbare bonnen worden direct aan de juiste transactie verbonden.

Is er nog geen bon beschikbaar? Dan kan deze op een later tijdsstip alsnog worden toegevoegd. Deze werkwijze is in Nederland hét kostenefficiënte alternatief voor geautomatiseerde verwerking van Visa cards.

Alles in 1 expense app

Bijkomend voordeel van een expense management oplossing is dat medewerkers alle zakelijke uitgaven kunnen verantwoorden in één gebruiksvriendelijke app. Het fotograferen van een bon alleen al, is met een smartphone natuurlijk veel eenvoudiger.

Naast een actueel overzicht van beschikbare creditcard transacties heeft de medewerker ook realtime inzicht in kilometerdeclaraties en privé voorgeschoten uitgaven, die na verantwoording door de werkgever worden terug vergoed.

Mobilexpense

Mobilexpense staat voor plug & play apps, gebruiksvriendelijkheid en easy onboarding.

De data (import) feed van Mobilexpense is real time en bij sommige card-aanbieders verschijnt de betaling al in de app nog voordat de bon mogelijkerwijs is geprint! Medewerkers ontvangen direct een push-notificatie, waardoor praktisch onmogelijk wordt dat er nog een bon ontbreekt in de administratie.

Zo wordt een zakelijke kop koffie met die ene collega van finance extra gezellig, omdat men het bijbehorende bonnetje in de app ook real time kan accorderen. Daarnaast ondersteunt Mobilexpense (automatische) upload van alle soorten statements in CSV- of PDF-bestandsformaat en maakt hierbij geen onderscheid op uitgever van de card.