Bouw een veerkrach­ti­ger bedrijf door bedrijfs­uit­ga­ven beter te beheren

Grote en kleine bedrijven kregen het zwaar te verduren onder de lockdownmaatregelen in 2020 en 2021. Daarom willen organisaties hun veerkracht vergroten om hun activiteiten draaiende te houden en werknemers te kunnen betalen in onzekere tijden. Een van de eenvoudigste manieren voor bedrijven om beide doelen te bereiken, is door de bedrijfsuitgaven beter te beheren.

Neem slimme, maar menselijke beslissingen

Voordat je overhaast de bedrijfsactiviteiten bevriest, neem de tijd om de impact van de crisis op uw werknemers en collega’s te erkennen. Of ze zich nu zorgen maken om de veiligheid van hun dierbaren of zich afvragen hoe ze fulltime werk met fulltime kinderopvang kunnen combineren, je werknemers hebben ongetwijfeld heel wat aan hun hoofd.

Ze zijn mensen van vlees en bloed, net als jou. Door je empathisch en begripvol op te stellen, toon je je werknemers dat hen waardeert en dat je hen wil aanmoedigen om zich te blijven inzetten, ook als dat vandaag wat moeilijker is dan anders.

Maar tegelijkertijd moet je als leider van een veerkrachtig bedrijf focussen op het veiligstellen van de financiën en de bedrijfsactiviteiten. Want helaas kan alle empathie in de wereld nog niet voorkomen dat je bedrijf in de problemen komt. Eén van de beste manieren om je financiën veilig te stellen is door bedrijfsuitgavenbeheer (of "Expense Management"), wat volgende acties inhoudt:

• Maatregelen om de kosten te beheren invoeren of afdwingen
• Het beheer van de bedrijfsuitgaven aanscherpen en de transparantie verhogen en
• Procesoptimalisaties doorvoeren om fraude op te sporen en te elimineren

Deze stappen zijn essentieel om slimme beslissingen te nemen zodat je je kasreserves kunt beschermen en tegelijkertijd je bedrijf kunt voorbereiden op wanneer het herstelt intreedt.

Hou je doel voor ogen

Het ultieme doel van je bedrijf moet altijd de prioriteit blijven in alle beslissingen, of het nu gaat om strategische beslissingen of andere. Door je doel centraal te stellen, zorg je ervoor dat zowel je werknemers als je klanten trouw en betrokken blijven en zij je ook in moeilijke tijden blijven steunen.

Maar het helpt je ook om sneller betere beslissingen te nemen en op een meer wendbare manier te evolueren. Je doel bepaalt zo je prioriteiten, wat je helpt om te beslissen welke zaken er kunnen blijven en welke er moeten verdwijnen om uw bedrijf te stabiliseren en nieuwe kansen optimaal te benutten.

Focussen op je doel betekent ook dat je de taken die je bedrijf niet ten goede komen of die geen deel uitmaken van uw toegevoegde waarde moet schrappen of delegeren. Heel wat bedrijven proberen hun kostenbeheer in-house te regelen aan de hand van een Excel-file, maar ze verliezen hier ofwel heel wat kostbare tijd mee of ze maken onnodige kosten door fouten en beperkingen in het systeem.

Hou je doel voor ogen en neem de juiste maatregelen om je focus te behouden, terwijl je de andere zaken uitbesteedt en je uitgaven onder controle houdt.

Kies voor snelle besluitvorming

In tijden van crisis neem je vaak beslissingen die gebaseerd zijn op onvolledige of onjuiste informatie.

Hoewel je er altijd naar streeft om zo veel mogelijk accurate data te verzamelen, volstaan deze gegevens echter niet altijd, terwijl je toch nog steeds een beslissing moet nemen.

Declaratietools verzamelen in realtime alle data rond je uitgaven. Zo kun je ze bekijken en analyseren op het moment dat je maatregelen onderhandelt of bezuinigingen doorvoert.

Hoewel dit een uniek en gedetailleerd overzicht geeft van je activiteiten, mag je niet vergeten dat tijd van essentieel belang is. Je kunt diepgaande analyses doorvoeren wanneer de crisis achter de rug is. Maar, gebruik de instrumenten die je vandaag ter beschikking hebt om nu beslissingen over je uitgaven te nemen.

Je kunt je koers steeds bijstellen van zodra er correctere informatie beschikbaar is.

Hou je communicatie transparant

Kies je verhaal en communiceer het naar de buitenwereld, maar wees niet bang om de verhaallijn aan te passen naarmate de situatie zich verder ontwikkelt. Misschien is er morgen meer informatie over de stand van zaken in uw sector, maar waarom zou je wachten om te communiceren? Bedrijven die minder details delen maar vaker communiceren, lijken het beter te doen in de publieke opinie. Schaarse communicatie zorgt er alleen maar voor dat mensen de lege plekken zelf invullen, wat u op termijn schade kan toebrengen.

Communiceer duidelijk over veranderingen in uw uitgavenbeleid: zowel wat reizen betreft (Is het toegestaan? Wat zijn de beperkingen?) als onkosten (Welke uitgaven zijn niet langer toegestaan en waarom? Welke kosten gelinkt aan thuiswerk kunnen werknemers declareren?). Communiceer open en proactief, in plaats van mensen zelf tot de ontdekking te laten komen dat vliegreizen niet langer toegestaan zijn wanneer hun onkostenvergoeding afgewezen wordt. Een veerkrachtig bedrijf heeft transparante communicatiekanalen, ook als het om het uitgavenbeleid gaat.

Zorg voor veerkracht op lange termijn

Ondanks de onrust die onvoorziene gebeurtenissen met zich meebrengen, moeten bedrijfsleiders en leidinggevenden een langetermijnvisie aanhouden, zelfs wanneer ze met urgente incidenten te maken krijgen. Onmiddellijk en drastisch in de kosten snijden lijkt dan misschien wel de juiste zet tijdens een crisis, maar misschien is het nu net het moment om te investeren in de toekomst van het bedrijf.

Het is natuurlijk moeilijk om structurele veranderingen in uw sector te voorspellen, maar wat met veranderingen die door wereldgebeurtenissen versneld worden? Thuiswerken en virtuele vergaderingen bijvoorbeeld raakten steeds meer ingeburgerd voor de pandemie toesloeg en namen dan plots een hoge vlucht nadien. Over het algemeen worden verschillende processen steeds meer gedigitaliseerd en dat geldt ook voor boekhouding, een vaak arbeidsintensieve taak waar veel papierwerk bij aan te pas komt. Door je boekhouding, waaronder je reis- en onkostenbeheer, te digitaliseren, zorgt je ervoor dat je bedrijf weerbaarder is wanneer het noodlot nog eens toeslaat.

Misschien denk je dat de implementatie van een T&E-oplossing een kost is die je misschien niet hoeft te maken, maar eigenlijk is het net een investering in de toekomst van uw bedrijf. Je werknemers reizen misschien niet of minder op dit moment, maar als reizen een onderdeel is van je bedrijfsmodel, zal dit wellicht op termijn opnieuw opstarten. Door te anticiperen en op voorhand een tool te implementeren, ben je perfect voorbereid op de toekomst.

Uw bedrijfsuitgaven beheren zorgt voor meer veerkracht

Om je bedrijf veerkrachtig te maken, is het belangrijk om de rol van bedrijfsuitgaven te begrijpen en hun invloed op de cashflow te kennen.

Geautomatiseerd en geïntegreerd reis- en onkostenbeheer biedt je zowel transparantie als controle over je uitgaven, waardoor je datagedreven strategische beslissingen kunt nemen over de toekomst van je bedrijf. Je onkostenbeheer optimaliseren met een reis- en declaratiesysteem is één van de eenvoudigste en meest betrouwbare manieren om uw liquiditeit en dus bij uitbreiding ook de weerbaarheid van uw bedrijf te verbeteren.