Bonne­tje kwijt? Claim je onkos­ten met onze beëdigde verkla­ring voor verlo­ren bonnetjes

Werknemers moeten meestal een aankoopbewijs zoals een bon of een factuur bij declaraties van zakelijke uitgaven toevoegen.

Tijdens zakenreizen geraken die bonnetjes echter al snel verloren of worden ze onleesbaar of onbruikbaar.

Wie is er niet al eens een factuur in zijn laptoptas vergeten of heeft een verfrommeld bonnetje van weken of zelfs maanden terug in zijn jaszak teruggevonden? Wij in elk geval wel.

Wat is dan de oplossing voor deze werknemers, om te voorkomen dat ze zelf moeten opdraaien voor zakelijke onkosten?

Wat is een geldig aankoopbewijs?

Om onkosten te declareren kunnen werknemers een factuur of een bonnetje voorleggen als aankoopbewijs. Voor de meeste belastingdiensten zijn dit allebei geldige bewijsstukken, maar het is belangrijk om te weten wat hen van elkaar onderscheidt.

Facturen

Een factuur is een handelsdocument dat een handelaar aan een koper overhandigd voor de verkoop van goederen of diensten. De factuur vermeldt gewoonlijk de producten of diensten, de hoeveelheid en de afgesproken prijs, met vermelding van de datum. Ook de betalingsvoorwaarden worden meestal vermeld. De factuur kan ook aangeven of de betaling al volledig, gedeeltelijk of nog niet verricht is.

Bonnetjes

Een bonnetje is een document voor de koper, waarin staat dat de verkoper de betaling voor de goederen of diensten ontvangen heeft. Bonnetjes dienen als fiscaal bewijs en moeten de datum van de aankoop vermelden.

Om als betalingsbewijs aanvaard te worden, moeten facturen en bonnetjes de volgende informatie bevatten:

• Datum van de uitgave
• Naam van de handelaar
• Omschrijving
• BTW-bedrag (als de aankoop aan BTW onderworpen is)

Wat is een beëdigde verklaring van een ontbrekend bonnetje?

Organisaties hebben deze bewijsstukken nodig om de onkosten van hun werknemers terug te kunnen betalen en dit om verschillende redenen:

• Om de gemaakte onkosten te rechtvaardigen
• Om ervoor te zorgen dat de uitgaven in overeenstemming zijn met het bedrijfsbeleid
• Om ervoor te zorgen dat de uitgaven voldoen aan de belastingsregels

Als het bewijsdocument ontbreekt, kunnen werknemers de onkost nog steeds declareren naar goeddunken van de werkgever. In de meeste gevallen zal de werkgever echter geen belastingaftrek kunnen claimen als het aankoopbewijs ontbreekt.

Om deze uitgaven te declareren, moeten werknemers vaak uitleggen waarom het bewijsstuk ontbreekt en een ondertekende verklaring voorleggen om de reden van de uitgaven uit te leggen en te verklaren dat het bedrag correct is. Dit noemen we een beëdigde verklaring.

Helaas eisen de meeste belastingdiensten een fiscaal aankoopbewijs voor belastingvorderingen, waardoor deze beëdigde verklaringen niet gebruikt kunnen worden voor een BTW-terugvordering.

Hoe Mobilexpense terugbetalingen eenvoudiger maakt wanneer het aankoopbewijs ontbreekt

De functie voor ontbrekende bonnetjes en beëdigde verklaring maakt deel uit van ons standaard productaanbod. Eenmaal geactiveerd, stelt het de gebruikers in staat om ondanks een ontbrekend aankoopbewijs, toch een uitgave en bijhorend bedrag te certificeren.

Door deze optie te activeren, wordt er een keuzevakje per uitgave aangemaakt waardoor gebruikers kunnen aanduiden dat hun aankoopbewijs ontbreekt en in de plaats een beëdigde verklaring kunnen aanleveren.

Gebruikers die het vakje “ontbrekend aankoopbewijs” aanvinken, krijgen een veld te zien om de reden en aan te geven en een knop om de beëdigde verklaring aan te maken.

Om controllers eenvoudig toegang te geven tot deze beëdigde verklaringen, kunnen ze tijdens de controle van onkostendeclaraties de PDF in een pop-up venster openen en vervolgens de verklaring printen of verwijderen.

Conclusie

Een aankoopbewijs is belangrijk voor reizigers en controllers. Het zorgt er zowel voor dat terugbetalingen accuraat en tijdig behandeld worden als dat de wettelijke regels nageleefd worden.

Fiscale regels zijn langzaam maar zeker aan het veranderen over de hele wereld. Terwijl papieren documentatie vroeger verplicht was, stappen steeds meer landen over op gedigitaliseerde documenten en volledig papierloze belastingprocessen.

We weten dat werknemers het prettiger vinden om onkosten te declareren via een mobiele applicatie. Omdat ze zo hun aankoopbewijs meteen kunnen scannen, is er minder kans dat hun bonnetje vernietigd wordt of verloren gaat.

Maar op dagen dat het gewoon te hectisch is of je het simpelweg vergeet, is de beëdigde verklaring een handig hulpmiddel voor je onkostenbeheer zodat je reizigers én controllers tevreden blijven.