Bij integra­tie komt meer kijken dan enkel APIs

Zijn APIs de logische keuze?

Wanneer ondernemingen denken aan technologie-integratie zijn APIs doorgaans de meest voor de hand liggende keuze. Daar zijn logische redenen voor. De API-technologie biedt een eenvoudige oplossing voor de integratie van uw databases en programma's met (externe) applicaties, voor de automatische uitwisseling van data tussen systemen en applicaties, en voor gestroomlijnder bedrijfsprocessen. Het is geen verrassing dat APIs voor de meeste bedrijven in de meeste sectoren als eerste keuze geldt.

Toch zijn APIs geen wondermiddel. Ondernemingen leven niet in een utopische wereld waar ze eenvoudigweg een plug-and-play API nemen die ze moeiteloos in hun systemen integreren. Ze moeten rekening houden met legacy systemen, IT-capaciteit, verschillende toepassingen per afdelingen en dergelijke. Maar omdat APIs vandaag de dag hip zijn en als spitstechnologie worden aanzien, gaan de meeste ondernemingen onmiddellijk overstag. Het eindresultaat voldoet, jammer genoeg, lang niet altijd aan de verwachtingen.

Bij Mobilexpense pleiten we voor een aanpak op maat. Wij nemen de tijd om uw objectieven en uw T-ecosysteem te begrijpen, en gaan dan op zoek naar de meest geschikte technologie. Enkel op basis van een analyse kan de beste oplossing worden bepaald waarbij tevens gekeken wordt naar kostprijs, gebruiks- en onderhoudsgemak, en prestatie. En die analyse start met het stellen van de juiste vragen.

In dit artikel gaan we in op de vragen die u zichzelf steevast zou moetenstellen bij elke integratie.

Wat heeft u werkelijk nodig ?

Vier criteria zijn van tel bij de evaluatie van een integratie-opzet: synchroniciteit, bestandsformaat, beveiliging en datavolume. Elk van deze criteria bepaalt mee welke aanpak u kiest

Synchroniciteit

Integraties kunnen zowel synchroon als asynchroon verlopen. Synchrone systemenen wisselen data ogenblikkelijk uit, terwijl asynchrone systemen dit op een later tijdstip doen. Als het in real-time communiceren en updaten van kleine of middelgrote datapakketten tussen verschillende applicaties fundamenteel is voor u, dan is het antwoord eenvoudig: u heeft synchrone APIs nodig. Geen enkele andere technologie is beter. Maar als u slechts dagelijks of wekelijks informatie moet uitwisselen volstaat een asynchrone oplossing, zoals een traditioneel secure file transfer protocol (SFTP). Want waarom zou u tenslotte in een racewagen investeren om een ritje om de hoek te maken?

Stelt u zich bijvoorbeeld een onderneming voor die hybride werkkrachten tewerkstelt en gebruik maakt van verschillende HR-tools voor externe of internationale werknemers. Op regelmatige tijdstippen moeten alle expense-werknemersprofielen en hiërarchieën van de verschillende HR-tools verzameld en gesynchroniseerd worden in een onkostenbeheer-tool. Dit roept de vraag op: is real-time user provisioning in de vorm van een API werkelijk nodig wanneer de klant de werknemersprofielen slechts periodiek samenbrengt? Als er geen bezwaar is tegen het batchgewijs uploaden van gegevens, kunnen vertraagde bestandsoverdrachten de integratie vereenvoudigen , met behoud van onderhoudsgemak en kostenefficiëntie.

Volume aan data

Naast synchroniciteit moet u ook rekening houden met hoe vaak en hoeveel informatie u wenst uit te wisselen. Zoals eerder vermeld, zijn APIs op hun best, wanneer ze worden gebruikt voor het versturen van kleine of middelgrote datavolumes op regelmatige tijdstippen. Het in bulk verwerken van grote volumes, kan evenwel tot problemen leiden als u hier niet op voorbereid bent. Denk aan torenhoge cloud-kosten tijdens piekuren, grote transfers die halverwege het proces onderbroken worden of IT-systemen die ongeschikt blijken voor het verwerken van grote onaangekondigde en/of samenvallende data-uploads van buitenaf.

Stelt u zich in de plaats van een klant die onkosten verwerkt via creditcard-instellingen. Afhankelijk van de creditcard-instelling waarmee u samenwerkt, kunnen deze u in real-time kleine hoeveelheden kredietkaartdata versturen, ofwel één grote data-batch per week. In het eerste geval werkt een API-oplossing prima. In het laatste geval bestaat de mogelijkheid dat de dataverwerking uw systeem overbelast of zelfs lamlegt. Verschillende remedies dienen zich aan: uw oplossing aanpassen om data uit te wisselen in kleinere bulkpakketten of opteren voor een minder synchroon alternatief zoals informatietransfers in de vorm van een beveiligde interface en het plannen van de verwerking via een gecontroleerde en geoptimaliseerde infrastructuur.

Gegevensopmaak

De keuze voor een integratie-oplossing zou grotendeels moeten afhangen van de mate waarin de systemen van uw onderneming standaard of op maat gemaakt zijn. Native API-architecturen werken het best wanneer ze in systemen worden geplugd die op een gestandaardiseerde manier werken. Maar hoe meer uw systemen en (dus ook) uw gegevensformaten maatwerkzijn, hoe verder u verwijderd raakt van de 'sweet spot' waarvoor APIs oorspronkelijk werden ontworpen. Vele ondernemingen, in het bijzonder bedrijven die al tientallen jaren opereren, hebben hun processen en applicaties vaak al laten aanpassen om beter aan te sluiten op hun werking. Het resultaat is een legacy ecosysteem dat niet langer compatibel is met standaard API-oplossingen. Daardoor worden ze gedwongen aan de native API te sleutelen, of om andere geïmproviseerde maatregelen te nemen die ten koste gaan van waarvoor API-technologie bedacht is.

Als u in uw integratie veel waarde hecht aan op maat gemaakte interfaces, is dit de waarschijnlijk de afweging die u zult moeten maken U kunt er ook voor opteren om uw API te herleiden tot een eenvoudige datatransfer-oplossing, wat afbreuk doet aan de volwaardige oplossing die een API in se is. Een derde en vaak onderbelichte optie is een meer asynchrone architectuur (SFTP). In bepaalde situaties kan dit de aantrekkelijkste keuze zijn als het gaat om gebruiksgemak, of kosten en baten.

Neem het voorbeeld van een klant die een uiterst aanpasbaar systeem gebruikt zoals SAP S4/HANA. Deze aanpasbare systemen staan wijzigingen toe van velden, benamingen en specificaties van boekhoudtransacties om interne bedrijfsprocessen en boekhouding verder te optimaliseren. Deze aanpak kan er echter toe leiden dat het niet mogelijk is standaard APIs onmiddellijk te gebruiken zonder lapmiddelen. In zo'n situatie zou een 'traditionele' bestandsuitwisseling dezelfde functionaliteiten bieden aan een fractie van de vereiste kosten en moeite, en het proces van uitgebreide aanpassingen aan het gegevensformaat sterk vereenvoudigen.

Beveiliging

Gegevensbeveiliging is belangrijker dan ooit in dit tijdperk van privacy. Het type integratie-architectuur is daarbij minder belangrijk dan de manier waarop ze wordt geïmplementeerd. APIs, SFTPs en andere datatransfer-methoden zijn veilig zolang de integrator de nodige expertise in huis heeft om dit op de juiste manier aan te pakken. Let wel, het ontwikkelen of implementeren van API-beveiliging vereist vaak meer technische kennis en vaardigheid dan andere opties.

In sommige integratieprojecten opteerden klanten voor voor standaard beveiligingsmethodes als basic auth. Bij het implementeren van de nodige beveiligingen (bijv. firewall-beperkingen en TLS/SSL-communicatie) doken problemen op met de API-sleutelbeveiliging. In andere projecten hadden klanten een uiterst veilige authenticatie-methode met ‘bearer-tokens’ nodig. Maar ze ontdekten dat het te moeilijk was om dat authenticatie-mechanisme op te zetten voor in hun systemen . Een hoogwaardige SFTP-client zou een gelijkwaardig of zelfs hoger beveiligingsniveau hebben bereikt via gebruikersgevensmanagement en andere kant-en-klare oplossingen, zoals IP-whitelisting of vertrouwde certificaten. Soms is eenvoud de ultieme verfijning.

Evalueer uw opties

Het is duidelijk dat aan eender welke integratie-keuze een gedetailleerd denkproces moet voorafgaan. Maar al te vaak zien we dat APIs worden beschouwd als een soort zwarte doos-technologie die met één druk op de knop alles op magische wijze aaneen kan lijmen. Dit leidt ertoe dat vele ondernemingen aandringen op het gebruik van APIs, het hipste product in de rekken, zonder de alternatieven ook maar één blik te gunnen. En zo grijpen ze vaak naast uitstekende alternatieven.

Daarom beschikken wij bij Mobilexpense over een volledig team van implementatie-ingenieurs en productmanagers. Als partner bieden we u onze gecombineerde expertise en een waaier aan oplossingen aan die naadloos op uw bestaande ecosysteem aansluiten en mettertijd met uw systemen meegroeien. In plaats van u eenvoudigweg een gestandaardiseerde API-dienst aan te bieden, bekijken wij eerst het reilen en zeilen van uw onderneming en uw specifieke vereisten. Enkel daarna stellen we de beste, op maat gemaakte implementatie-methode voor—of het nu APIs of SFTPs zijn.

Vergist u zich niet: APIs zijn een fantastische oplossing voor technologie-integratie, en zullen nog lang aan belang winnen. Maar vaak kan een andere aanpak dezelfde resultaten brengen aan een lagere kostprijs, en met veel minder gedoe. Trouwens, uw keuze hoeft niet blijvend te zijn. Er is niks mis met het de keuze van een betrouwbaar, korte-termijn alternatief bij aanvang. En enkel wanneer uw onderneming er klaar voor is, kunt u gestandaardiseerde APIs implementeren om uw integraties te upgraden naar real-time capaciteit en uit te breiden met extra functies.

Uiteindelijk is het enige wat écht telt, het vinden van een oplossing die aan uw behoeften voldoet. Daarvoor moet u eerst de juiste vragen stellen. En dat is precies waarbij Mobilexpense u kan helpen.