Belas­ting­vrije Reiskos­ten­ver­goe­ding Eindigt Op 31 Decem­ber 2021

Bewerkt met updates in maart 2023

Belastingvrije, vaste reiskostenvergoedingen die vóór 13 maart 2020 zijn goedgekeurd, zijn door de Nederlandse regering en paar keer verlengd. Voor sommigen vormen ze een welkome extra compensatie, zelfs als er geen reiskosten meer worden gemaakt als gevolg van thuiswerken. Maar als gevolg van de Covid-19-crisis komt er een einde aan.

Vanaf 1 januari 2022 kunnen Nederlandse werkgevers hun werknemers niet langer een onbelaste vaste reiskostenvergoeding betalen. Vanaf die datum kunnen zij alleen een belastingvrije vergoeding geven voor de werkelijke reisafstand van en naar het werk voor maximaal € 0,19/km in 2022 en € 0,21/km in 2023. Dit bedrag kan worden verhoogd tot € 0,23/km in 2024. (Zie update van dit hier.)

Vaste reiskostenvergoeding vs. kilometervergoeding

In het afgelopen jaar konden werkgevers ervoor kiezen om hun werknemers reiskostenvergoedingen te blijven betalen, zelfs toen thuiswerken de norm werd.

Door deze verandering van werksituatie zijn veel werkgevers echter gestopt met het betalen van deze vergoedingen. Werknemers die niet meer dagelijks naar het werk reizen, maken geen kosten meer en hebben dus ook geen reiskostenvergoeding nodig.

Tegenwoordig vergoeden veel organisaties hun werknemers op basis van de afgelegde kilometers in plaats van een vast tarief.

Wat komt er nu voor Nederlandse pendelaars?

Na 31 december 2021 krijgen werknemers geen belastingvrije, vaste reiskostenvergoeding meer als ze thuiswerken. Deze wijziging geldt zowel voor werknemers die hun eigen voertuig gebruiken als voor werknemers die het openbaar vervoer gebruiken. Zij zullen belasting moeten betalen op de bedragen die hoger zijn dan de werkelijk gemaakte kosten.

Om een vaste reiskostenvergoeding te kunnen blijven betalen, moeten werkgevers aantonen dat hun werknemers ten minste 128 dagen per jaar naar een bepaalde werkplek reizen. Momenteel reizen de meeste werknemers niet meer dagelijks naar hun werk, wat betekent dat zij niet onder deze voorwaarde vallen.

Als werkgevers niet kunnen aantonen dat werknemers het vereiste minimum naar het werk reizen, zijn er twee opties:

• De vaste reiskostenvergoeding blijven betalen, wetende dat deze zal worden belast als onderdeel van het loon van de werknemer.
• De werknemer vergoeden op basis van ingediende onkostendeclaraties of kilometerdeclaraties voor elke reis.

De tweede oplossing voorkomt onaangename verrassingen op het loonstrookje van de werknemer, maar gaat wel gepaard met de verplichting om het aantal dagen en kilometers bij te houden.

Is er een thuiswerkvergoeding?

Sinds 2022 heeft de Nederlandse overheid een thuiswerkvergoeding ingesteld om de extra dagelijkse kosten van thuiswerken te dekken. In 2023 bedraagt die vergoeding € 2,15 per dag.

NB: Een thuiswerkvergoeding en kilometervergoeding kunnen niet voor dezelfde dag worden geclaimd. Wel kunnen werkgevers en werknemers vaste afspraken maken over het aantal thuiswerkdagen om te voorkomen dat werknemers deze apart moeten bijhouden.

Goed om te weten is dat u dit bedrag volledig zelf betaalt als werkgever. Door geen loonheffing toe te passen over de eerste twee euro, wil de overheid het geven van een vergoeding voor thuiswerken stimuleren.

Hoe zorgt Mobilexpense ervoor dat de reiskostenvergoeding wordt nageleefd?

Mobilexpense onderzoekt proactief eventuele wijzigingen in de regelgeving en werkt deze bij in het systeem. Dit betekent dat mobilexpense klanten met entiteiten in Nederland niets hoeven te doen om compliant te zijn met de nieuwe regels. Wij verzorgen de updates voor hen.

Tot 31 december vallen de vaste vergoedingen onder de "oude" regeling en zijn belastingvrij. Vanaf dan zal mobilexpense zorgen voor de juiste fiscale aftrek voor werknemers die nog een vaste reiskostenvergoeding ontvangen.

En zoals steeds worden werknemers die onkostendeclaraties indienen, naadloos terugbetaald via het systeem. Wij zorgen ervoor dat declaraties van welke aard dan ook zorgeloos blijven voor zowel organisaties als hun medewerkers.