Alles over aankoop­be­wij­zen voor declaraties

Zakelijke onkostendeclaraties kunnen complex en tijdrovend zijn om te verwerken.

Onkostennota's opstellen. De juiste bonnetjes bewaren en toevoegen. Handmatig elke uitgave in een rapport goedkeuren... Deze eentonige taken zijn een nachtmerrie voor elke zakenreiziger – én voor de controller van het bedrijf.

Helaas is het wel noodzakelijk om deze taken nauwkeurig uit te voeren. Dit zowel om de werknemer correct terug te betalen als om de vennootschapsbelasting na te leven. Maar je hoeft dit gelukkig niet langer handmatig te verwerken.

DISCLAIMER: De informatie hieronder is bedoeld als richtlijn. Wij raden je sterk aan om je boekhouder te raadplegen om er zeker van te zijn dat je aan alle wettelijke en fiscale verplichtingen voldoet in het land of in de landen waarin je actief bent.

Wat is een geldig aankoopbewijs?

Een aankoopbewijs is het bewijs van de aankoop en betaling voor een product of dienst, en is meestal in de vorm van een bonnetje of een factuur. Het vermeldt de aangekochte producten of diensten, de hoeveelheden en de overeengekomen prijzen per product of dienst, alsook de datum van aankoop.

Werknemers hebben bewijzen nodig om de onkosten die tijdens zakenreizen gemaakt worden terug te vorderen van hun werkgever.

Werkgevers kunnen ervoor kiezen om hun werknemers terug te betalen voor alle zakelijke aankopen. Maar om aanspraak te maken op belastingaftrek (en zo hun kosten te verminderen) hebben zij echter een geldig aankoopbewijs nodig. Ze zullen dus eisen dat hun werknemers over een dergelijk bewijs beschikken.

Werkgevers eisen dat aankoopbewijs overigens niet enkel voor de belastingen, maar ook als onderdeel van hun onkostenbeleid om fraude te voorkomen.

Aankoopbewijzen: speciale gevallen

Voor bepaalde soorten uitgaven ontvang je geen bonnetje of factuur. Er zijn namelijk een aantal bijzonderheden aan gelinkt om terugbetaald te worden.

Kilometervergoedingen

Als een werknemer zijn privé-voertuig gebruikt voor zakenreizen, kan hij recht hebben op een kilometervergoeding. Hiervoor moet hij de volgende informatie verstrekken:

• Reden voor de reis, om de professionele aard ervan aan te tonen

• Begin- en eindpunt

• Totale afgelegde afstand

• In sommige landen: het merk, het model, het kenteken en het vermogen van de wagen.

Geldige bewijzen blijven noodzakelijk voor declaraties van bijkomende kosten, zoals brandstof of tolwegen.

NB: Kilometervergoeding is vaak enkel belastingvrij wanneer de officiële overheidstarieven gevolgd worden. Betaalt een bedrijf zijn werknemers een hoger kilometertarief dan dat van de overheid, dan wordt het overschot behandeld als deel van het loon van de werknemer. Op dit extra bedrag moeten dus belastingen betaald worden.

Maaltijden

Als een werknemer kosten voor maaltijden maakt in het kader van zijn beroepsactiviteit, kunnen deze voor een vergoeding in aanmerking komen. Zoals altijd is een geldig aankoopbewijs noodzakelijk. Als er bij de maaltijd ook gasten aanwezig zijn, moet de declaratie ook de volgende informatie bevatten:

• Naam van de gast(en) - zowel van externe gasten als interne collega's

• Titel van de gast(en)

• Bedrijfsnaam

Bovenstaande zaken hangen af van het individuele onkostenbeleid van het bedrijf, maar deze methode implementeren is het beste wat je kunt doen.

NB: Als de werknemer een dagvergoeding of maaltijdcheques ontvangt, moeten deze afgetrokken worden om een aanvraag voor een maaltijdvergoeding in te kunnen dienen. Gebeurt dit niet, dan wordt de werknemer dubbel betaald voor zijn maaltijd (eenmaal via de dagvergoeding of maaltijdcheque, en een tweede keer via de onkostendeclaratie voor de maaltijd).

Accommodatie

Het bonnetje of de factuur moet volgende onderdelen van de verblijfskosten vermelden:

• Het aantal overnachtingen
• Het type kamer
• Andere kosten (ontbijt, minibar, spa, entertainment op aanvraag, enz.). Deze kosten moeten apart opgelijst worden als ze niet inbegrepen zijn in de kamerprijs.

Ontbrekend aankoopbewijs

Bij verlies of beschadiging van het aankoopbewijs kan de werkgever een beëdigde verklaring toestaan. In deze beëdigde verklaring kunnen werknemers de reden voor het ontbrekende bewijs uitleggen en een ondertekende verklaring voorzien die de uitgave verantwoordt en bevestigt dat het bedrag correct is.

De meeste belastingdiensten eisen een fiscaal aankoopbewijs voor terugvordering van de belastingen. Maar met een beëdigde verklaring kunnen werknemers gerechtvaardigde zakelijke uitgaven terugvorderen in plaats van deze uit eigen zak te betalen.

NB: Elk bedrijf dat een belastingteruggave eist zonder de juiste bewijsstukken kan geconfronteerd worden met ernstige consequenties. Dit kan zelfs tot een gerechtelijke vervolging leiden. Het is daarom aangewezen om de documentatie te hebben en die ook te bewaren gedurende de vereiste periode (tot 10 jaar in Europa).

Scannen en bewaren van aankoopbewijzen automatiseren met Mobilexpense

Aangezien de regels rond onkostendeclaraties complex zijn, zijn fouten bij de medewerkers en controllers snel gemaakt. Geautomatiseerde oplossingen voor onkostenbeheer zoals mobilexpense, nemen de last van papierwerk weg en maken het eenvoudig om aankoopbewijzen te scannen, in te dienen en op te slaan.

Mobilexpense vereenvoudigt onkostenbeheer met geautomatiseerde OCR-scanning van bonnen en facturen, digitale opslag en geautomatiseerde goedkeurings- en controleprocessen. Je kunt eenvoudig uitgaven en bewijsstukken scannen, indienen, goedkeuren en opslaan door enkel en alleen je smartphone te gebruiken.

Neem contact met ons op en ontdek hoe wij je kunnen helpen om te voldoen aan de eisen voor gedetacheerde werknemers binnen je organisatie.