5 redenen om onkos­ten­be­heer aan iedere fintech-stack toe te voegen

Financiële professionals hebben digitale ondersteuning nodig om effectief te werken. ERP, inkoopbeheer, payroll-management, het zijn allemaal onderdelen van de fintech-stack (financiële technologie stack). Verrassend genoeg mist in deze oplossingen vaak één waardevolle tool: Expense Management Software. Goed onkostenbeheer gaat verder dan bonnetjes scannen met je mobiel. Hier zijn vijf redenen waarom onkostenbeheer ook in jouw fintech-stack moet zitten.

Zo schaars als papieren facturen zijn, zo vaak zie je nog een stapel bonnetjes op de hoek van het bureau van de manager liggen. Na overtypen in Excel volgt het administratieve moment waarop wordt beslist welke onkosten vergoed worden, en wat wordt afgewezen. Gelukkig knippen bedrijven steeds meer één stap uit dit proces door de bonnen ook digitaal aan te laten leveren. Je raakt dan misschien geen bonnen meer kwijt, maar heel veel efficiënter is het niet.

Integreer onkostenbeheer volledig in je financiële ondersteuningssystemen

Met Expense Management Software leveren medewerkers onkosten digitaal aan. Die kosten worden vervolgens gelijk zo veel mogelijk automatisch verwerkt. Omdat het volledig geïntegreerd is binnen de bedrijfssystemen worden uitgaven op bedrijfscreditcards, boekingskosten voor zakelijke reizen en andere uitgaven ook automatisch meegenomen bij het verwerken van onkostenvergoedingen. De beheersoftware herkent uitgaven, ziet wat binnen de normen valt en gewoon uitgevoerd moet worden en waar aandacht van een beheerder nodig is.

Sneller, duidelijker en beter te beheren

Deze automatisering maakt het mogelijk om kosten snel en gemakkelijk te vergoeden zonder menselijke tussenkomst. De verantwoordelijke persoon hoeft alleen afwijkingen te controleren en uitzonderingen te behandelen. Ook worden uitgavenplafonds ingesteld om te voorkomen dat gebruikers te hoge kosten indienen. Als de limiet wordt overschreden, krijgt de gebruiker een waarschuwing en moet hij een verklaring geven of wordt de kosten niet goedgekeurd. Dit zorgt voor duidelijkheid voor iedereen en zorgt ervoor dat bedrijfsprocessen en -beleid worden nageleefd.

Vijf redenen om Expense Management Software in te zetten

Alleen al voor het overzicht, is het integreren van onkostenbeheer verstandig. Maar dat is niet de enige reden om Expense Management Software op te nemen in je fintech-stack. Hier zijn nog vijf redenen:

1. Minder verspilde tijd – Automatisch indienen spaart handmatig overtikwerk, voorkomt dat informatie van het ene Excel-bestand naar het andere gekopieerd moet worden en spaart zoektijd naar ‘die ene’ bon. Daarnaast is het gros van de uitgaven direct te herkennen en herleiden, wat de controle versnelt.
2. Minder fouten – Je voorkomt tikfouten bij het overtypen van informatie tussen verschillende bonnen. Daarnaast worden posten op de juiste plek en bij de juiste afdeling neergelegd.
3. Lager fraude-risico – Door standaard terugkerende uitgaven te automatiseren blijft meer tijd over om te focussen op opvallende uitgaven en zo oneigenlijke declaraties te herkennen. Onverwacht hoge uitgavepatronen zijn sneller te herkennen en standaardisatie van onkostenherkenning voorkomt willekeur bij toekennen van declaraties.
4. Snellere terugbetaling – Het gros van de uitgaven is automatisch af te handelen. Medewerkers hoeven niet te wachten tot hun manager de tijd heeft genomen om onkosten te controleren.
5. Tevreden werknemers – Het automatiseren van onkostenvergoedingen geeft meer duidelijkheid in wat wel en niet te declareren is. Daarnaast worden gemaakte kosten sneller terugbetaald.

Hoe werkt Expense Management Software?

Expense Management Software brengt een app met OCR, koppelingen met andere financiële systemen, compliance en fraudedetectie samen. De mobiele app met OCR is het deel van de software waar medewerkers het meest mee te maken hebben. Met deze app zet je een bonnetje op de foto. De app vertaalt met behulp van OCR die foto in tekst, waar de beheersoftware vervolgens mee kan rekenen. Automatische herkenning voorkomt tikfouten en werkt sneller dan handmatig kosten invoeren. Dankzij de cloud zijn onkosten die onderweg gemaakt worden, direct te verwerken in het onkostenbeheersysteem.

Koppelingen met andere systemen

Declaraties komen niet alleen voort uit kosten onderweg. Daarom is het belangrijk dat Expense Management Software eenvoudig te koppelen is met andere systemen zoals die van: creditcardmaatschappijen, reisboekingsdiensten, HR & payroll, ERP-oplossingen en de administratie. Op dit vlak vind je onderscheid tussen verschillende onkostenbeheeroplossingen. Hoe opener het ecosysteem van de oplossing, hoe eenvoudiger het voor jouw organisatie is om dit tool aan de fintech-stack toe te voegen.

Compliance en controle

Vanzelfsprekend is aandacht voor compliance essentieel binnen onkostenbeheer; de oplossing moet correcte kilometervergoedingen berekenen, de juiste btw-groep toepassen en rekening houden met de vergoedingsregels binnen de organisatie en branche. Daarnaast moet op fouten en fraude gecontroleerd worden en is een duplicatendetectie onmisbaar. Specifiek op het gebied van compliancy vind je een ander belangrijk onderscheid tussen Expense Management oplossingen. Het gereedschap moet de regelgeving ondersteunen voor alle landen waar jouw organisatie het aan medewerkers aanbiedt.

Voeg Expense Management Software aan je fintech-stack toe

Voor je Expense Management Software aan je fintech-stack toevoegt, is het verstandig om eerst je wensen en doelen in kaart te brengen. Bepaal wat de software moet ondersteunen en hoe die ondersteuning eruit moet zien. Vergelijk deze lijst met de features van de verschillende producten. Hou bij de selectie niet alleen je budget in de gaten, maar ook de mogelijkheid om het systeem te integreren binnen je IT-omgeving (het moet uiteindelijk een onderdeel van jouw fintech-stack worden). Let op compliancy en zorg dat de medewerkers die met de software moeten werken zo vroeg mogelijk bij het selectieproces betrokken zijn om draagvlak op te bouwen.

Onkostenbeheer is een onmisbaar onderdeel van iedere fintech-stack

Digitale ondersteuning heeft het speelveld van financiële experts veranderd. We werken niet meer met losse middelen, maar in een omgeving waarin verschillende gereedschappen geïntegreerd zijn. In deze fintech-stack is onkostenbeheer een onmisbaar onderdeel. Het bespaart tijd, vermindert fouten, reduceert vergissingen en fraude, versnelt de verwerking van declaraties en verhoogt de tevredenheid van medewerkers. Meer dan genoeg redenen om het zo snel mogelijk aan jouw financiële gereedschapskist toe te voegen.